【文例付き】催促メールの上手な書き方

催促メールを送る前に確認しておきたいこと

仕事を滞りなく進めていく上で、期日を守ることはとても重要ですが期日を守ってもらえないこともあります。このような時には、催促メールを送るようにします。

既に連絡が来ているのに催促してしまうと大きなトラブルになりかねません。催促メールを送る前に、必ず次のことを確認しておきましょう。

・そもそも依頼連絡ができているか（メール未送信などがないか）
・既に連絡をいただいたのに見落とししていないか（迷惑メール、受電報告漏れなど）

催促メールの書き方のポイント

それでは、催促メールの書き方のポイントを見ていきましょう。

メールは以下7つの要素で構成されています。催促メールを送る際のポイントは、「件名」「要旨」「詳細」「結び」です。それぞれどのような点に配慮すべきか説明します。

・件名
・挨拶、名乗り
・要旨：依頼中の内容と期日確認
・詳細：新たな要望と期日、今後の方針
・結び
・署名

【件名】要件を端的にわかりやすく

件名は、何を依頼したいのかを端的に記載します。どのようなアクションを求めているのかと具体的な内容と、締め切りがあれば、その期限を何月何日までと具体的に書きましょう。括弧や記号などを使って、催促だということがわかりやすい工夫をしましょう。

【要旨：依頼中の内容と期日確認】引用を活用する

先方が見つけやすいよう既に送っている依頼メールに対して返信するか、引用したうえで再送しましょう。添付ファイルは再添付すると、届いていない場合に対応できますので、より効果的です。当初に設定していた期日を伝えたうえで、新しい期日を明示しましょう。本分の要旨部分で、「いつまでの、何が遅れているから、急いでほしい（状況を確認したい）」ということを伝え、当初設定していた期限や新しい期限などは詳細の方に記載します。相手が最初のメールを見直さなくてもわかるように配慮するのがポイントです。

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【詳細：新たな要望と期日】緊急度に応じて臨機応変に

詳細では、新たな要望とその期日、または今後の方針などを緊急度に応じて臨機応変に示しましょう。次章で詳しく解説します。

【結び】先方の顔を立てながら伝える

メールの返信がこない理由はさまざまです。相手にも何らかの理由があったかもしれないので、急かさず、すれ違いの可能性にも配慮しましょう。「恐れ入りますが」「恐縮ですが」「お手数ですが」などのクッション言葉を活用すると、印象が柔らかくなります。あくまで依頼している立場だということを忘れずに、自社にできることがないか確認するなど、歩み寄る姿勢を結びで示しましょう。

【タイミング別】催促メールの内容と文例

催促メールを送る場合、そのタイミングや緊急度、重要度などに応じて、メールの内容や表現を適宜変更してください。先方の休日や忙しい時間帯を考慮し、週末または週明けを避けるなど、タイミングを考えてから送るようにしましょう。また場合によっては、メールと合わせて電話も活用しましょう。代表的な催促メールを送るタイミングと語調、フレーズは、次の表のとおりです。

【リマインドメール】期日前／期日未定

期日を過ぎてはいませんが、この時点でリマインドメールとして連絡しておくと、今後やり取りがスムーズになりやすいでしょう。以下のようなシーンでも活用できるため、汎用性が高くトラブルの予防にも繋がります。

・期日が決まっていない
・先方にご検討いただいている
・期日厳守の依頼
・依頼日から長期間空いている

〈期日前のリマインドメール文例〉

件名：
【リマインド】販促イベント企画書ご提出のお願い（0月0日（〇）まで）

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

先日は打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご依頼しておりました企画書の期日（0月0日（〇））が近づいてまいりましたので、
ご連絡させていただきました。

ご進捗はいかがでしょうか。
何かご協力できることがございましたら、お声がけください。

お忙しいところ恐れ入りますが、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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署名

【1回目】期日の翌日

期日を過ぎてからの連絡は、午前中に行うと確認してもらえる可能性が高まります。先方の顔を立てつつ、スモールステップを心がけてやんわりと催促すると良いでしょう。例えば、入金や納品が遅れている場合でも、「ご状況を一旦ご連絡いただけますと幸いです」などと伝えることで、先方の返信ハードルを下げつつ、今後の方針を立てやすくなります。自社ができることを提示し、歩み寄ることも大切です。

〈メールの返信がない場合の催促メール文例〉

件名：
◇◇◇御見積書のご確認依頼

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

0月0日に、「◇◇◇御見積書」という件名でサービスご利用の御見積書を
メールでお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
念のため、前回のメール概要と添付ファイルを再送させていただきます。

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（概要）
---

お忙しいところ恐れ入りますが、
お送りしたお見積書の見積期限がございますので、
0月0日までにご返答をいただけますと幸いです。

ご質問・ご要望等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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署名

〈入金の催促メール文例〉

件名：
【重要】入金未確認のご連絡　（6月分入金について）

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

6月末日に、6月分の請求書をお送りしておりますが、
ご確認いただいておりますでしょうか。（メール件名：◇◇のご利用料金につきまして）
7月末日がお支払い期限となっておりましたが、本日●時現在、入金確認がとれておりません。
お送りしておりますご請求内容とお振込先は以下のとおりです。

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ご請求内容：◇◇プロジェクト 6月分
ご請求額：●●円（税込）
お振込先：＊＊銀行＊＊支店 普通 00 00 00
---

恐れ入りますが、状況をご確認の上、本日中にお知らせくださいますようお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いでご送金手続きを行っていただいていた場合は、失礼をご容赦ください。

どうぞよろしくお願いいたします。
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署名

〈未納品への催促メール文例〉

件名：
【至急対応ください】「××（商品名）」納品状況ご確認のお願い

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

0月0日にご依頼した「××（商品名）」の納品状況について、
いま一度ご確認をお願いしたく存じます。

納品先である弊社■■倉庫より、0月0日時点で
納品が確認できていないとの連絡がありました。
ご確認いただきたい内容は以下のとおりです。

---
発注番号：*****
発注日：0月0日（〇）
商品名：××
数量：〇個
納期：0月0日（〇）
---

お手数ですが、本日中にご回答をお願い申し上げます。
なお、本メールと入れ違いでご対応いただいている場合は、ご容赦ください。

ご多忙のところ申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
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署名

【2回目】期日の3日後

1回目の催促メールに反応がなかった場合は期日の3日後の午前中、再設定した期日を過ぎてしまった場合はその翌日午前中を目安として、再び催促メールを送信すると良いでしょう。

すでに一度催促しているので、今回は少し強めに伝えるようにします。例えば現在の困り事や今後の影響、期日を守っていただけなかった場合の対処などを記載します。緊急度が高い場合には、電話連絡することも検討しましょう。

〈2回目以降の再催促メール文例〉

件名：
【再送】◇◇のご確認／0月0日（〇）まで

本文：
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

度々のご連絡となり恐縮ですが、
本日時点で●●の確認がとれていないため、再度連絡させていただきました。
恐れ入りますが、0月0日までにご対応いただけますと幸いです。

念のため、前回のメール概要と添付ファイルを再送いたします。
---
送信日時：0月0日（〇）
件名：□□のご依頼
概要：◇◇についてのご回答
---

大変恐縮ですが、極力お早めにご対応いただけますでしょうか。

なお、本メールと行き違いになっている場合は、何卒ご容赦くださいませ。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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署名

角の立たない催促メールを心がけましょう

ビジネス上、先方に催促メールを送らなければならない場合があります。そのような場合、強めな言い回しをするのは、スマートなやり方ではありません。回答期日を指定するなど、仕事を進めるポイントは押さえつつ、お願いしている立場だということを忘れずに、先方に角が立たないように配慮しましょう。

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