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ビジネスメールでお断りをする際の注意点【メール文例付き】

メールの書き方
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この記事の内容

    断り方でビジネスパーソンの資質が問われる

    ビジネスにおいて、常に相手の要求を呑み続けるということは不可能です。時には、相手の希望を断らなければならないシーンもあるでしょう。

    断りを入れるときにどのような対応をするかによって、その後の相手との関係や、ビジネスパーソンとしての資質が問われることになります。

    ビジネスメールにおける、「お断りのマナー」について知っておきましょう。

    断りのメールを送る際のポイント

    断りのメールを送るときに意識したいポイントは、「結論をはっきりさせる」「言い回しに注意する」「相手に感謝する(あるいは相手を気遣う)言葉を入れる」という3点です。

    ポイント1 結論をはっきりさせる

    断りのメールをするときは、「お断りのメールである」ということを相手に伝える必要があります。
    特に、お客様へ送るメールの場合は、はっきりと断りの言葉を記載するのにためらいを感じるかもしれません。しかし、曖昧な言葉や自社の状況などを書き連ねるだけでは、相手はメールの意図をつかむことができません。

    「考慮」や「検討」「条件次第によっては了承する」といった意味ではなく、「断り」であるということを、相手がわかるように明記することが大切です。

    ポイント2 言い回しに注意する

    はっきり断ることは大切ですが、「お断りします」という一文で終わりにしてしまうと角が立ちます。

    特に、声や表情を相手に伝えることができないメールでは、思った以上に言葉がきびしく伝わってしまうこともあります。相手が受け取るのは、感情の伝わりにくい文字の羅列なのだということを十分意識して、やわらかな表現を心掛けましょう。

    「お断りします」という言葉の前に、「恐れ入りますが」や、「大変恐縮ながら」などのクッションになる言葉を挟んだり、「またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします」といった文言を付け加えたりするのがおすすめです。

    ポイント3 相手に感謝する、気遣う

    言い回しと少し似たポイントですが、相手の状況を気遣ったり、申し出に対する感謝を述べたりするフレーズを文中に入れることも重要です。

    「大変ありがたいお申し出ですが」「今後のご活躍をお祈り申し上げております」といった言葉は、ビジネスメールでしばしば見かけるものです。

    お断りをするシーンであっても、相手を立てる気持ちを忘れずに、相手のことを気遣う一文を差し挟むことで、心証を良くする効果が期待できます。

    断りのメールを書くときに使えるフレーズ

    お断りのメールを書く際には、いくつかの定番フレーズがあります。パターンを覚えておくことで、いざというときにすぐに文章を作れるようになります。

    ・辞退させていただきます

    「お断り」ではなく、「辞退」という言葉を使うことで、相手に敬意を表す書き方ができます。業務提携の申し出を断る場合や、こちらから営業をかけたけれど条件が合わなかった、というような場合に使える言い回しです。

    ・ご期待に沿えず大変申し訳ありません

    断りの言葉の後で付け加えるフレーズです。「ご希望に沿えず」や「ご要望に沿えず」と書くケースもあります。相手の申し出を断ることを謝罪する文面ですから、誠意を表せるでしょう。

    ・今回は見送らせていただくこととなりました

    「今回は」をつけることで、相手を全否定するのを防ぐ効果が期待できます。「見送らせていただく」という言葉も、「お断りさせていただく」というよりもやわらかい表現です。

    また、見送るではなく、「見合わせる」という言葉を使うこともあります。

    ・お力になれず申し訳ありません

    相手の希望を叶えられない場合に使います。希望された製品の製造が終了していた場合や、自社では対応できない問い合わせが来た場合などに便利です。

    お客様相談室で16年にわたり消費者と向き合ってきた石川清美さんに、カルビー流コミュニケーション術について、話を伺いました。

    メールで断りの連絡をする

    実際にお断りをする際のメールについて、文例をいくつかご紹介します。シーンごとに注意すべきポイントをまとめているので、参考にしてください。

    <製品の購入依頼を断るメール文例>

    件名:
    弊社製品「■■」について

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    この度は、弊社の製品「■■」についてのお問い合わせをいただき、
    誠にありがとうございました。

    しかしながら、「■■」はすでに廃版となっており、
    弊社にも在庫がございません。

    代替品として弊社新商品の「□□」をご検討いただきたく、
    パンフレットのPDFを添付しております。
    ご不明な点等がございましたらお申し付けください。

    この度はご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

    このケースでは、希望の商品は廃版になっており売れないものの、代替品の提案をしています。相手が何を求めているのかわかっていて、それに合致するサービスや製品があるのであれば、積極的に提案しましょう。

    そうすることで、相手からの心証も良くなりますし、ビジネスチャンスも生まれます。

    <見積もりをもらった製品の購入を断るメール文例>

    件名:
    お見積もりについて

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    お世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    先日はお見積もりをいただき、ありがとうございました。
    社内で慎重な検討を重ねました結果、大変恐縮ですが、
    今回はお取引きを見送らせていただくこととなりました。
    ご期待に沿えない結果となってしまい、申し訳ございません。

    またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
    末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

    たとえ、取引きに結び付かなかった相手に対するメールであっても、見積もりをしてくれたことへの感謝を示したり、期待に沿えないことを詫びたりすることで、丁寧な印象を持ってもらえるでしょう。

    一度お断りをした企業と取引きをすることになったり、自社と取引きのあるお客様と断りを入れた企業がつながっていたりということもあります。実際、取引きを行わない企業に対してであっても、いい印象を持ってもらえる文面を心掛けましょう。

    <求人への応募を断るメール文例>

    件名:
    【株式会社△△】一般職選考結果のお知らせ

    本文:
    ●●様

    株式会社△△人事部▲▲と申します。

    この度は、弊社の一般職採用にご応募いただき、
    誠にありがとうございました。

    社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、
    今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
    ご希望に沿えない結果となり、申し訳ありません。

    ●●様の、より一層のご活躍をお祈り申し上げております。

    求人の選考におけるお断りメールは、ほぼ定型文が定まっています。

    応募者としても、結果がわかることが重要ですので、気を使いすぎて遠回しの表現になったり、わかりづらいメールになったりするよりは、一般的な文面を使うほうが無難でしょう。

    言い回しを複数覚えて使い分けよう

    相手からの希望を断るという行為は、たとえ友人であっても気まずいものです。ビジネスのシーンにおいても、あまり気が進まないことが多いでしょう。

    しかし、誠意を表して上手に断ることができれば、次につなげることができるかもしれません。いくつかの言い回しを覚えて、相手との関係が悪くならないお断りのメールを書けるようにしましょう。

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