メールでのお礼は、対面よりも難しい
ビジネスの現場において、相手に感謝を伝える場面は多くあります。対面であれば、直接お礼の気持ちを伝えられるので、きちんとした態度で臨めばなんとかなりますが、感謝の気持ちをメールで表現しなければならない場合、どのような文面が理想なのでしょうか。いざ、お礼メールを書こうとして、急に手が止まってしまう人も決して少なくありません。
今回は、お礼メールを書くときのポイントと、さまざまなシーンで使えるメール文例をご紹介します。これを参考にしながら、できるビジネスパーソンを目指しましょう。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・重要なメールマナーのポイント
・よく使う挨拶・結び・お詫びフレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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お礼メールを送る際のポイント
訪問のお礼、会食のお礼、契約のお礼...。ビジネスではさまざまなお礼のシーンがありますが、基本となる要素は共通です。まずは、お礼メールを送る際、最低限気を付けておきたいポイントについてご紹介しましょう。
お礼メールを送るタイミング
お礼メールはなるべく早く送るようにしましょう。午前中の出来事に関するものであれば、その日の夕方までに、午後や夜の出来事であれば、翌日の午前中までに送るのがベストです。
表現にこだわり、じっくり時間をかけて、丁寧にメールを作成したい気持ちもわかりますが、お礼メールは鮮度が命です。相手側にその出来事の余韻が残っているうちに送らなければ、お礼の効果は半減してしまいます。
例えば、訪問に関するお礼を送る際、場合によっては、同じ日に別の会社のAさんという担当も訪問に来ていたかもしれません。Aさんが自分よりも早くお礼メールを送っていた場合、受け取る側からは「お礼メールがAさんよりも遅かった人」という認識を持たれてしまうかもしれません。
ちょっとしたお礼であればあるほど、なるべく早く送ることが大切です。
件名はわかりやすく簡潔に
件名は、ビジネスメールの中で気を付けなければいけないことのひとつです。誰からの、何に関するメールなのかが、一目でわかるような件名を心掛けてください。
初めて会った相手や、まだ関係性が構築されていない相手であれば、「昨日の◯◯の御礼／株式会社△△ ▲▲」のように、自身の会社名や名前もいっしょに書いておくことをおすすめします。こうすることで、相手は何の用事か、誰からのメールかといった情報をひと目で判断できるため、メールの見落としなどを防ぐ効果があります。
よく見かける件名に、「先日はありがとうございました」というものがありますが、これはNGな例の最たるものです。先日ではいつの話か具体的にわかりませんし、何の出来事か、また誰からのメールなのかもわかりません。
あなたがお礼メールを送る人は、ほかの人からもお礼メールをよく送られる人かもしれません。そのことをしっかりと理解し、わかりやすい件名を心掛けましょう。
定型文にならないように
お礼メールを送るスピードは、速ければ速いほどいいということをお伝えしましたが、だからといって、スピードを優先するあまり、どこでも誰にでも使えるような定型文を送るのはできるだけ避けたいところです。
文中には、その日の出来事に関する感想や思い出に残ったエピソードなどを盛り込み、「あなたのために書いたメールである」ということを強調するようにしてください。そうすることで、相手もあなたとの思い出がよみがえり、いい印象を持ってもらいやすくなるでしょう。
また、ほかの人が定型文で送ってくる中、自分だけが具体的なエピソードの部分にふれていれば、それだけで相手の気持ちの中に差が生まれるはずです。多少手間に感じることもあるかもしれませんが、書くことによるデメリットはないので、実践してみましょう。この小さな差が、後々の大きな差へとつながっていくのです。
「取り急ぎ」は使わない
「取り急ぎ、お礼まで」というフレーズは、ビジネスメールでもよく見かけます。
しかし、取り急ぎというのは文字どおり、「とりあえず急いで」という意味ですので、場合によっては失礼だと感じる人もゼロではありません。
みんなが使っているから大丈夫ということではなく、その言葉の意味するところまで丁寧に理解した上で、使う言葉を選択するようにしましょう。
メールでお礼の気持ちを伝える
ここからは、実際にお礼メールで使える文例を、シーンごとにご紹介していきます。文例を自分なりにカスタマイズして、効果的かつスピーディーな文章作成に役立ててください。
訪問のお礼メール文例
＜訪問のお礼メール文例＞
件名：
昨日の打ち合わせの御礼／株式会社△△ ▲▲本文：
株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
●●様からお伺いした課題やご要望に関しまして、
弊社で新たな対策を検討しつつ、次のご提案に活かしていきたいと思います。もし、追加のご要望やご質問などがございましたら、
私までご連絡いただけましたらすぐに対応いたしますので、遠慮なくご連絡くださいませ。それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。
訪問のお礼メールを送る際は、感謝の意を伝えることはもちろんですが、当日出てきた課題や、要望に対する自分の動き方、今後の展開に関して言及し、次の訪問につなげやすい文章を作ることが大切です。
一度のやりとりで終わらせず、次につなげることを見越した文章作成を目指してください。
お客様相談室で16年にわたり消費者と向き合ってきた石川清美さんに、カルビー流コミュニケーション術について、話を伺いました。
会食のお礼メール文例
＜会食のお礼メール文例＞
件名：
昨日の食事会のお礼／株式会社△△ ▲▲本文：
いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。昨日は、心のこもったおもてなし、誠にありがとうございました。
あのような格式高いお店で、おいしい食事をいただきながら、
●●様と楽しいお話ができたこと、大変うれしく思います。普段はお伺いできないようなプライベートなお話は特に興味深く、
ご家族想いの姿勢は、私もたくさん学ばせてもらわなければならないと実感いたしました。仕事の面ではこれからも、
より一層気持ちを新たに貴社のお役に立てるよう努めてまいります。今後とも、変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。
会食のお礼メールの場合、向こうが選んでくれたお店であれば、その食事や店構えなどに関するコメントを添えると、相手も喜んでくれるはずです。
また、当日何気なく話した内容なども盛り込めれば、ますます相手の気持ちは良くなるでしょう。
人間というのは、自分に興味を持ってくれている人に興味を持つものです。まずは自分が相手のことを好きになることで、相手からも好かれることを目指しましょう。
契約のお礼メール文例
＜契約のお礼メール文例＞
件名：
新規契約の御礼／株式会社△△ ▲▲本文：
株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。この度は弊社の企画にご採用いただき、誠にありがとうございます。
貴社事業に少しでも貢献できるよう、弊社一丸となって取り組ませていただきます。
追って、これからのスケジュールに関してご連絡させていただきますので、
少々お待ちいただけますと幸いです。至らぬ点もあるかとは存じますが、全力で取り組んでまいりますので、
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
契約してもらった際は、それに対するお礼を言うのはもちろんですが、きちんと結果を出すよう努力することを示し、頼れる人材をアピールすることも大切です。
また、契約をした後の流れなどについて不安を持っている人もいますので、今度のスケジュールに関してもふれておくとより親切です。
上司へのお礼メール文例
＜上司へのお礼メール文例＞
件名：
営業同行の御礼本文：
■■部長おはようございます。
▲▲です。昨日は◯◯株式会社への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。
先方の質問に対する対応、提案の流れの作り方など、とても勉強になりました。
また、営業後にご指摘いただいた点につきまして、
改めて見直しつつ、今後の商談で活かしてまいります。これからもまだまだご迷惑をお掛けしてしまうと思いますが、
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。
上司に対するお礼メールも、お客様宛にメールをする場合と同様に、どういった部分が印象に残っているのか、そしてそれを基に、今後どういった取組みをしていくのかまで記載できれば、上司もあなたのやる気を感じることができ、より信頼を寄せてくれるようになるはずです。
ただし、このメールはあくまでも上司が不在のときや、フロアが違うため、普段会えない上司などに対して使うようにしてください。同じフロアにいる場合は直接お礼に行ったほうが丁寧ですし、それをせずにメールだけ送るのは、逆に失礼にあたりますので注意しましょう。
お礼メールを活用して、さらなる成果につなげる
できるビジネスパーソンほど、メールを上手に活用し、自分の手間を最小限に抑えつつ、大きな成果を上げるものです。そのひとつの例が、お礼メールといっても過言ではないでしょう。
お礼を言われて迷惑に思う人はいませんから、いかに効果的にお礼を伝えるかで、相手から得られる信頼も大きく変化するはずです。
メールを送る際には、「わかりやすい件名」「定型文ではないオリジナル文章」を心掛け、なるべく早くメールを送るようにしましょう。明日より今日、午後より午前、そうしたちょっとした時間の差でも、相手の印象は大きく変わります。
今回ご紹介した文例では、比較的丁寧な表現を使っていますが、相手との関係性によっては、もう少しくだけた文体にすることで、気持ちがより伝えられる場合もあるでしょう。
場面や相手に合わせて自由にカスタマイズしていきながら、あなたの感謝の気持ちをきちんと伝えられるように工夫してみてください。
このブックでは、これらのことを紹介しています。
- 重要なメールマナーのポイント
- よく使う挨拶・結び・お詫びフレーズ集
- シーン別のメール文例と解説
メールの書き方やマナーでお困りの方は必読です！
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