クライアントへの夏季休業のお知らせは怠らない
日本の多くの企業では、毎年8月中旬のお盆前後に夏季休業が設定されています。しかし、必ずしもすべての会社が同じ時期に休むわけではありません。全社一斉に休暇を取るところもあれば、社員が交代で休暇を取るところ、場合によっては時期をずらした7月や9月に取るところもあるでしょう。
そのため、自身が夏季休業に入る際は、クライアントや関係者などに休暇に入る旨を報告しておかなければ、連絡の行き違いや対応の遅れなど、大きなトラブルを引き起こす原因になってしまうことがあります。ここでは、夏季休業に入る前に送るべきお知らせメールの書き方と、その文例をご紹介します。
夏季休業のお知らせメールを送る際に気を付けること
まずは、夏季休業のお知らせメールを送る際に注意すべき点について見ていきましょう。
お知らせメールを送るタイミング
夏季休業のお知らせを送る場合は、休みに入る1週間前までには送信しておきます。あまりに送るのが早すぎても、忘れられてしまう可能性がありますし、かといって休みに入る直前に送っても、急な案件に対応できない可能性があるからです。
特に、現在進行形で業務を請け負っているお客様に対しては注意が必要で、休みの期間も含めたスケジュールを組めるように、1ヵ月ぐらい前にお知らせしてもいいかもしれません。いずれにしても、自分が送られる側に立ったときに、違和感を覚えないタイミングで送るようにしてください。
休みの期間は正しく記載する
冒頭でもお伝えしたように、夏季休業は必ずしもすべての会社で同じ日程になっているわけではありません。
そのため、お知らせメールを送る際は、自分の休みの期間を正しく書くようにしてください。ここが間違っていると、相手のスケジュールを狂わせてしまったり、連絡の行き違いなどによるトラブルの原因になったりすることとなります。
会社によっては、前半休み・後半休みといった形で、ずらして休みを取るケースもあると思いますが、自分以外にも対応できる人が出社しているのであれば、その日程も記載すると、より親切な印象を与えることができます。
休暇中の連絡先はなるべく記載しない
急ぎの案件や相手への親切心から、休暇中でも連絡がとれるようにと、プライベートの連絡先を記載するケースもありますが、あまりおすすめできません。
自分自身の休みがつぶれてしまうのはもちろんですが、状況によっては、すぐに対応ができなかったり、実行不可能な業務もあったりするはずです。そうした中で、いたずらにお客様の期待値を上げてしまうと、対応できなかった際に信用を失ってしまうこともあります。休暇は休暇として、相手にもしっかり理解してもらうようにしましょう。
メールで夏季休業の日程を知らせる
オーソドックスな夏季休業のお知らせメール文例をご紹介します。自身のスケジュールに合わせて、カスタマイズして使ってみてください。
※文例では、誰の夏季休業なのかを明確にするために「弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます」としていますが、会社全体ではなく、個人が自由に夏季休業を取れる場合は、主語を変えるなどしてご活用ください。
<お知らせメール文例>
件名：
夏季休業のご案内（会社名／名前）本文：
株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。誠に恐縮ながら、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
--------------------------------------
■休業期間2018年8月◯日（◯）～8月◯日（◯）
--------------------------------------営業は2018年8月◯日（◯）の午前9時より再開いたします。
夏季休業中のお問い合わせにつきましては、夏季休業期間後の回答とさせていただきます。
ご不便をおかけしますが何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。どうぞよろしくお願いします。
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署名を活用する方法も
ビジネスシーンでメールをする際、末尾に自身の署名をつけている人も多いのではないでしょうか。署名は、会社名や名前、住所、電話番号といった、仕事を進める上で、必要になる情報を記載しておく場所ですが、特別に親しい相手の場合は署名に夏季休業の期間を入れてしまうことが許される場合があります。
普段から頻繁にやりとりをしているお客様であれば、夏季休業のお知らせメールを別途送らなくても相手に認識してもらえるようになるでしょう。署名に休業期間を記載する際は、なるべく早めに記載をしてください。都合よく相手と連絡をする機会があるかはわかりませんので、休みに入る1ヵ月くらい前には記載しておくといいですね。
ただし、署名の下のほうに休業期間を記載してしまうと、メールの最後までスクロールしないと情報が目に入らないため、署名の一番上に書くと親切です。
<署名文例>
署名：
※2018年8月◯日（◯）～8月◯日（◯）は、夏季休暇を取得いたします。--------------------------------------
株式会社◯◯
●●●●〒000-0000 東京都△△区□□1-2-3
TEL：03-0000-0000 FAX：03-0000-0000
E-mail：◯◯◯◯@●●●●
--------------------------------------
連絡漏れをなくし、気持ちのいい夏季休暇を楽しみましょう
夏季休業のお知らせを送る際は、何よりも連絡漏れをなくし、相手に自分が休みだということを正しく認識してもらうことが大切です。休むこと自体は悪いことではありません。しかし、相手がそれを知らず、連絡が行き違いになってしまった場合は、信用に傷をつけることにもなりかねませんので、十分に注意をしてください。
お知らせメールを送るのはもちろんですが、署名欄なども活用していきながら、効率的に連絡するようにしましょう。
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