手間なし！大量メールの管理術・テクニック集（Gmail / Outlook)

大量メールの管理・整理術（Gmail / Outlook）

まずは、日々処理に追われている大量メールの管理・整理術をご紹介します。上手く活用し、メール業務の効率化を実現しましょう。

1）受信ボックスを整理する

メールが受信ボックスに溜まると、必要なメールを探すだけで時間がかかってしまいます。以下の機能を使って、受信ボックスを整理しましょう。

ラベル・フォルダ機能と自動振り分け（フィルタ/ルール）を使って整理

Gmailでは「ラベル機能」を使ってフィルタルールを作成すると、指定先のフォルダへ受信メールが自動振り分けされます。フィルタを作成する際、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックすれば、過去の受信メールも振り分けが可能です。

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また、Outlookも「メール仕分け機能」によりルールを作成すると、それに従って受信メールが自動振り分けされます。なお、過去の受信メールについては、ルール作成後に「今すぐ実行」で振り分けられます。

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自動振り分け（フィルタ/ルール）で自動既読

先にご紹介した自動振り分けの機能を応用すれば、自動でメールを既読にすることもできます。アプリやシステムからの通知・レポートなど、ほとんど確認しないメールは自動で既読にすることがおすすめです。

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アーカイブ機能を使う

アーカイブとは、メールを削除せずに受信箱から退避させるものです。アーカイブしたメールは、検索することで再表示できます。重要度は低いものの、後で確認が必要になりそうなメールがあれば、アーカイブに退避させおきましょう。

2）手動管理するメールを減らす

ニュースレターやメルマガなど、ほとんど読まないメールは「プロモーション」タブで管理しましょう。Gmailが自動的に判断し、メールを振り分けてくれます。Outlookの場合は、ルール設定で「メルマガ」などのフォルダに移動するのがおすすめです。

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3）タスク管理とメールを連携

業務効率化におすすめなのが、メールによるタスク管理です。対応が必要なメールをタスクとして登録し、対応完了したものをタスク完了します。そうすれば、処理すべきタスクが明確になります。

4）カレンダーやTodoリストと連携する

カレンダーやTodoリストと連携させることで、未処理メールをタスクとしてリマインドできます。そのため、タスクの抜け漏れが防げるでしょう。そのほか、例えば「〇〇さんに電話する」など、メールと関係のない業務も管理することが可能です。

Outlookメールの便利な使い方と活用

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Gmailの便利な活用方法と注意点

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・Gmailの便利な機能の使い方
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チームでメール管理を効率化する方法

続いて、チームで共有して運用しているメールを管理する方法について見ていきましょう。

顧客情報を活用し、共有でタグ付けや絞り込み検索を使う

メールのタグ付けを活用して、顧客情報をチーム内で共有・活用しましょう。メールをチーム内で共有すれば複数人で対応できるため、対応の遅れや抜け漏れの防止にも繋がります。

例えば、クレームメールに対してタグを付けておくことで、類似したクレームが発生した際には、メールを参照して適切に対処できる可能性があります。また、チーム内でタグ付けルールを設け、顧客やプロジェクト毎に管理するのも良いでしょう。顧客情報で絞り込み検索を用いた際、過去のやりとりなどの必要な情報に、すぐたどり着けるような工夫をしておくのも有効です。

対応品質を均一化するために、テンプレートを管理する

よく使う文面をテンプレートとして登録し、社内で共有します。そうすれば、新人とベテランで起こるメール対応について品質差の標準化が可能です。その結果、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。また、個別のメール作成が減るため、作業の効率化にもつながります。

メールテンプレートの仕組化でメール対応を効率化する方法

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・メールソフトでテンプレートを管理する方法
・Excel、スプレッドシートでテンプレートを管理する方法
・メール共有システムでテンプレートを共有・管理する方法
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チームでメール管理を仕組み化する

メール管理が仕組み化されることで、メールの作業効率が上がり、より生産性の高い業務に集中できるようになるでしょう。ここではメール管理・共有システム「メールワイズ」を例に、どのような管理が可能になるのかご紹介します。特にカスタマーサービスなど、複数人でメールを処理する必要がある方は必見です。

メンバーの業務量・進捗状況を把握し、割り振る

業務量や進捗状況に応じて、メールの担当者を割り振ることができます。そのため、一部の担当者にのみ業務負荷が偏るといったことが起こりません。また、各担当者の対応状況もボタン一つで集計できるため、状況把握がとても簡単です。業務体制の見直しなども、実態に基づき適切に行えます。

引き継ぎをスムーズに行えるよう、記録を共有する

メールアドレスなどの顧客情報はもちろん、電話・訪問を含めた対応履歴や顧客の特徴なども社内で共有できます。顧客に関する情報が一元管理されるため、異動などで担当者が変更する際でも、情報を閲覧しながら補足説明等を行うだけで、スムーズな引き継ぎが可能です。

メール管理のポイントは「仕組み化」

メールを効率的に管理するためには、自動振り分けやアーカイブ、タグ等の機能を使いるほか、ToDoやカレンダーとの連携による「仕組み化」が重要です。まずは現在の状況を把握し、メール管理上どこで非効率な作業が発生しているのか確認しましょう。メール管理が適切化されれば生産性が向上し、タスクの抜け漏れなども起こりにくくなります。

さらに、複数名でメールを共有すれば、さらに作業効率が向上するだけでなく、業務負荷の偏りを減らしたり、引き継ぎをスムーズにしたりという効果が期待できます。そのためには、メール管理・共有システムの導入がおすすめです。

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