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グループウェアとメールは何が違う?使い分けのポイント

業務効率化
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グループウェアとメールはどう使い分ける?

グループウェアは、社内でメンバーにメッセージを送ったり、情報共有したりするのに便利なソフトウェアですが、主な機能がメールと似ていることもあり、どのように使い分けるべきか疑問に思う方もいるでしょう。

グループウェアとメールは上手に使い分けることで、業務効率化やセキュリティ強化などにもつながります。それぞれの特徴を踏まえた上で活用していくことがポイントです。

ここでは、グループウェアを導入するメリットのほか、グループウェアとメールを使い分けるコツ、グループウェアの選び方などについてご紹介します。

グループウェアとは?

グループウェアとは、会社や組織などの内部メンバー間におけるコミュニケーションや、スケジュール・情報などの共有を目的としたソフトウェアです。

グループウェアにはさまざまな機能が搭載されているものが多く、代表的な機能としては、次のようなものがあります。

<グループウェアの代表的な機能>

  • 社内SNS(チャット)
  • メール
  • ドキュメント共有
  • スケジュール管理
  • 施設管理
  • 勤怠管理
  • 掲示板
  • ワークフロー

グループウェアを導入する3つのメリット

グループウェアを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここでは、グループウェアの3つのメリットをご紹介します。

1 情報共有がしやすくなる

グループウェアでは、ドキュメント共有やスケジュール管理、掲示板などの機能を使って、メンバー間で情報共有することができます。

メールで文章を作成したり、添付ファイルを送ったりするよりも、手軽に共有できるものが多く、情報共有にかかる時間を短縮させることができるでしょう。

また、ドキュメント共有ツールで見積書や契約書などの社内ドキュメントを整理すれば、常に最新のものをスムーズに確認できるようになります。

2 コミュニケーションの活性化

グループウェアでは、通常のメール機能以外にも、社内SNSや掲示板といったさまざまなコミュニケーションツールが利用できます。必要に応じて最適な機能を活用すれば、メンバー間のコミュニケーションの幅も広がるでしょう。

社内全体でグループウェアを導入すれば、部署やチームの垣根を越えたコミュニケーションも可能となります。

また、多くのグループウェアは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのデバイスに対応しています。時間や場所を問わずにコミュニケーションをとれるようになる点も、メリットといえます。

3 業務効率化

グループウェアの利用は業務効率化にもつながります。例えば、ワークフロー機能を活用すれば、これまで書類で管理してきた申請書などの業務も電子化できるようになります。書類の作成から承認までを簡単に行えるため、担当者の負担を大幅に減らすことができる上、ペーパーレス化にもつながるでしょう。

他にも、スケジュール管理や施設管理の機能を活用して、ミーティングを効率的に設定できます。テレビ会議機能がある場合は、社外のメンバーと場所を問わずに会議をしたりすることも可能です。

グループウェアとメールは役割分担させることがポイント

メールとグループウェア、どちらかに一本化するのではなく、「社外メールには一般的なメーラーを使い、社内でのコミュニケーションや情報共有などはグループウェアを活用する」という役割分担をすることで、より効率的に業務が進められるでしょう。

また、メールには、情報流出やサーバーへの負荷が発生するといったリスクがあります。社内で完結すべき機密情報や顧客情報などの共有は、特にグループウェア上で行うと安心です。

グループウェアの選び方

最後に、グループウェアを選ぶ際の5つのポイントをご紹介します。

1 導入・運用コストが適正か

グループウェアで活用できる機能と、導入することによって期待できる効果に対して、導入および運用にかかるコストが適切であるかを確認しましょう。

検討の際は、1年間の運用にかかるコストを計算した上で、予算に合ったグループウェアを選ぶことをおすすめします。

2 必要な機能が搭載されているか

グループウェアは、製品によって搭載されている機能が変わります。

まずは、最低限必要な機能を明確にした上で、それらの機能が搭載されているグループウェアをピックアップします。さらに、プラスアルファで、あると便利そうな機能をいくつか決めて、利用目的にぴったり合ったグループウェアを選びましょう。

3 操作性に優れているか

グループウェアは、メールと同様に日常的に利用するものです。そのため、操作性の良さも重要となります。管理画面の見やすさや、操作のしやすさも確認しておきましょう。

無料の試用期間があれば、契約前に試してみることもおすすめです。

4 セキュリティ対策は万全か

クラウド型のグループウェアは、外部サーバーにあるソフトウェアを、インターネットを介して利用することになるため、自社で管理する必要があるオンプレミス型と比較すると、セキュリティ性に不安があるという方もいるでしょう。

グループウェアでは、さまざまな情報共有も行うため、セキュリティ対策についてもよく確認しておくことが大切です。

5 サポートが充実しているか

セキュリティ対策と併せて必ず確認したいのが、グループウェアの提供会社のサポート体制です。トラブル発生時のサポート体制は万全かどうかも確認しましょう。

メールワイズは情報流出リスクの低減にもつながるグループ共有システム

サイボウズが提供するメール共有システムである「メールワイズは、社内におけるメール管理の悩みを解決するために開発されました。社内やチームでの情報共有に便利なさまざまな機能が備わっており、不正アクセス対策や脆弱性対策をはじめとするセキュリティ対策も充実しています。

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不正アクセス対策、不正ログイン対策、脆弱性対策とさまざまなセキュリティに関する機能を提供しています。

社内での情報共有およびコミュニケーションの活性化だけでなく、メールの二重返信や対応漏れなど、メール対応の課題解決につながる機能も搭載しています。メール対応の品質を標準化したい、メール業務を効率化させたいという場合にもおすすめです。

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