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メール運用の注意点とは?知っておきたい運用ミスに起因するリスク

業務効率化
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メール運用のミスは、生産性や信用に関わる

ビジネスにおいてメールは、顧客や取引先との重要なコミュニケーションツールです。運用を誤ってしまうと、生産性の低下を招いたり、信用に関わる事故が起きてしまったりするため、メール運用には注意すべきポイントがいくつかあります。

そこで、メール運用のミスによるリスクやそれらを回避するための留意点、またメール運用で起こりうるトラブル例などについてご紹介します。

知っておきたいメール運用ミスによるリスク

きちんとしたメール運用を行わないと、会社全体の生産性や信用に関わるさまざまなリスクにつながります。

ここでは、メール運用ミスによって起こりうる、3つのリスクをご紹介します。

1 メール誤送信による信用低下

企業や団体に属する多くの人が、メールを誤った宛先に送ってしまったり、添付ファイルを間違えてしまったりといったメール誤送信の経験を、一度は持っているのではないでしょうか。

誤送信対策を講じないままのメール運用は、自社だけでなく、顧客や取引先の機密情報や個人情報を流出させてしまう危険性があります。場合によっては、会社の信用失墜につながり、1通のメール誤送信によって、取り返しのつかない大きな損失を被ってしまうこともあるのです。

2 メールサービス移行によるセキュリティの低下

導入および運用の手軽さや、初期導入費の安さから、自社のメールシステムを格安メールサービスやフリーメールに移行する企業もあります。

しかし、こうした低コストのメールサービスは、脆弱性のセキュリティリスクがあることも少なくありません。

メール運用は、手軽さやコストだけを優先するのではなく、セキュリティを重視することも大切です。

3 シミュレーション不足によるコスト上昇

メール運用のコスト削減を目的にメールサービスを移行したものの、結果的にコストが上昇してしまったというケースもあります。

低コストのメールサービスは、一見費用面のメリットが大きく思えますが、自社にとって必要となる機能を使うためには、オプションのサービスを契約する必要があるなど、契約内容によっては、反対にコストが跳ね上がってしまうケースもあるのです。

メール運用にかけるコストが予算内に収まるよう、契約内容とトータルの利用料金はきちんとシミュレーションすることが重要です。

メール運用で起きるトラブル例:メールサイズに制限を設けていなかった

メール運用において起こりうるトラブルにはさまざまなものがあります。ここではひとつの例として、「メールサイズに制限を設けていなかった」という運用ミスによるトラブルをご紹介します。

ある企業のシステム部が、「メールサーバー全体の負荷が上がっている」という連絡を受けたことで判明した事例です。

状況を確認したところ、メールの送受信が通常ではありえないほどに遅くなっていたとのこと。

この原因は、ある従業員が1GB近いデータをそのまま添付して、何度も送信に失敗していたことにありました。その結果、メールサーバー全体の負荷が上がってしまったということです。

トラブルが発生するまで、この会社ではメールサイズの制限を設定していませんでした。

このトラブルをきっかけにメールサイズの制限を設け、「10MB以上のサイズのメール」は送受信できないようにしたそうです。

このようなトラブルはほんの一例に過ぎません。自社内では意外と気付きにくいトラブルも多く、顧客からメールが届かないと指摘されて、メールサーバーのトラブルに気付くというケースも少なくありません。

メールシステム選びで重視すべき3つのポイント

最後に、メール運用を見直す際の、メールシステム選びにおける留意点をご紹介します。

メール運用上のリスクを軽減するためにも、ぜひ参考にしてください。

1 メンテナンスのしやすさ

ユーザーの追加や削除を手軽に行えるかどうかは、メールアカウント管理の中でも特に重要です。

ユーザーの多い企業の場合、大量のアカウントの追加や変更を一括で行えるかどうかも確認しておきましょう。

2 ユーザー機能の自由度

メールの転送やパスワードの設定などを、ユーザー自身が行えるメールシステムがおすすめです。

特に、規模の大きい企業や団体の場合、ユーザー機能の自由度の高さは重要です。ユーザーそれぞれがメール運用に注意する必要がある中で、任意の設定にできることはより使いやすいシステムにするためにも欠かせない機能といえます。

ユーザー自身が管理できるようになれば、メール運用全体の管理者の負担も減らすことができるでしょう。

3 アカウントデータのセキュリティ

近年は、メールアドレスも重要な個人情報のひとつとなっています。

特に、オンライン上でメールアカウントを管理する場合、情報漏洩や不正アクセスを防止するためにも、メールアドレスは厳重に管理しなくてはなりません。導入するメールシステムのセキュリティも、必ず確認するようにしましょう。

こうしたセキュリティを高めるためにも、アカウント情報は別のサーバーで管理する方法をとっている企業もあります。

適切なセキュリティ対策の元、アカウントデータの管理を行えば、メールシステムのトラブル時やアップデートの際も、安全にデータを引き継ぐことができるでしょう。

メールワイズはセキュリティ対策も充実!

サイボウズが提供する「メールワイズは、企業やチームにおけるメール管理の課題を解決するために開発された、グループで管理できるメール共有システムです。

下記のように、メール運用上のリスクを軽減するための、さまざまな機能や対策が施されています。

  • メールの誤送信リスクに対応
  • 顧客情報管理ツールやテンプレート機能など、多様な機能で業務効率化をサポート
  • 不正アクセス対策やデータ消失対策など、充実のセキュリティ
  • 添付ファイルの容量は送受信いずれも制限がなく、メール1通ごとのサイズ制限も可能

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複数人によるメール対応を効率化する機能が揃っているので、どのような業界・企業規模の方でも活用できます。

自社の状況や課題に合わせて、最適なシステムやプランを選ぶことをおすすめします。

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