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営業職におけるテレワーク・在宅勤務導入のメリットと注意点

業務効率化
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営業職でもテレワークが可能な時代に

インターネットの発達や、ワークライフバランスの重視、政府による働き方改革の推進といった複数の要因から、近年、テレワークへの注目が集まっています。さまざまなツールも登場しており、これまでテレワークを行うケースが少なかった職種であっても、柔軟な働き方を選択しやすくなっています。

ここでは、営業職がテレワークを行うことで得られるメリットや、導入時に気をつけたいポイントをまとめました。

テレワークとは?

テレワークとは、インターネットを活用しながら、時間や場所の制限を受けない柔軟な働き方のことです。

これまでは、「始業時刻と終業時刻が決まっていて、その時間、オフィスに出社して自分のデスクで働く」というのが仕事の基本スタイルでした。

営業職の場合も、まずは出社して、オフィスから営業先に出向き、その後、帰社して事務処理や報告を行うというように、「働く時間=就業時間」と「働く場所=オフィス」が定まっているのが一般的であったといえるでしょう。

しかし、テレワークでは、必ずしもオフィスに出社する必要がなくなります。インターネット環境さえあれば、自宅などオフィス以外の場所からでも取引先と商談をすることができますし、客先への訪問が終わった後も、事務処理や報告は社外から行うということが可能となります。

営業職におけるテレワークのメリット

営業職にテレワークを導入するメリットはどこにあるのでしょうか。ここからは、3つのメリットをご紹介します。

生産性が向上する

テレワークでは、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、オフィス以外の場所で、ほかの従業員とは離れて働くことになります。そのため、自分が集中したいときに、同僚に話しかけられたり、自分の担当以外の電話対応を行ったりすることは、基本的にありません。

仕事に集中しているときに、ほかの仕事や用事が差し込まれて思考が中断されてしまうと、元の作業に戻るまでに時間がかかりますし、それだけ効率も落ちてしまいます。

テレワークによって、目の前の仕事に集中して取り組みやすくなれば、このようなことがなくなり、生産性の向上につながります。

時間をより効率良く使える

一度オフィスに出社し、そこから客先への訪問などを行う場合、通勤時間や客先への移動時間が必要になります。

テレワークが可能なシステムを整え、オフィスに出向く必要がなくなれば、まず、通勤時間が不要になります。また、客先との打ち合わせもインターネットを介して行えるようになれば、大幅な時間の削減につながります。

移動時間をはじめとする、実際に業務を行っていない時間を短縮することができれば、その分、ほかの仕事をすることができますし、労働時間自体も減らすことができるでしょう。

人材確保につなげやすい

テレワークが可能であるということは、従業員や求職者にとって、「柔軟な働き方ができる企業」「働きやすい企業」とみなされやすくなります。

ワークライフバランスを重視したい人にとってテレワークができるということは、大きなメリットになりますから、より幅広く優秀な人材が集まりやすくなるでしょう。

企業にとって、テレワークをはじめとした、従業員にとって働きやすい環境を整え、柔軟な働き方を選べるようにすることは、今後の人材採用において重要な要素になると考えられます。

営業職におけるテレワーク導入の注意点

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続いては、営業職がテレワークを導入する際の注意点をご紹介します。テレワーク導入後のトラブルを避けるためにも、注意すべきポイントを理解した上で、適切な導入を行いましょう。

テレワークに必要な環境を整える

テレワークをするためには、従業員が作業を行う端末の準備や適切な通信環境を整える必要があります。また、テレワーク下での勤怠管理、交通費の精算、請求書や契約書の取り扱いといった方法を整備するとともに、それに必要なツールなどを用意し、活用できるようにしなければいけません。
オフィスに出社しなくても不便なことがないよう、さまざまな事態を想定し、あらかじめ環境や制度を整えておきましょう。

十分なセキュリティ対策をとる

テレワークを行う際には、顧客データのように、これまでは社外に持ち出すことを禁じていたデータを外部で取り扱うことになる可能性が高いため、十分なセキュリティ対策をとる必要があります。

具体的な対策としては、テレワークで使用するパソコンやツールのセキュリティ、ネットワークの見直しのほか、テレワークを行う従業員自身のセキュリティ意識の向上などが挙げられます。

適切なマネジメントを行う

テレワークでは、基本的に従業員一人ひとりが、自分自身の裁量で仕事を行うことになります。勤務状況や顧客対応などをその場でチェックしてフォローすることが、オフィスにいるときに比べて難しくなるため、マネージャーはメンバーのマネジメントがおろそかにならないよう、十分意識する必要があります。

ただし、これはテレワーク中の従業員を過度に干渉するということではありません。何を管理し、どのようにフォローしていくべきなのかをテレワーク導入前に検討し、適切なマネジメントが行える体制を整えましょう。

営業職のテレワークで必要となるツール

テレワークをするためには、仕事を円滑に行えるツールを用意する必要があります。ここでは、営業がテレワークを行う際に必要なツールをまとめました。

情報端末(ノートパソコン・タブレット)

テレワークを行うためには、インターネットに接続するための情報端末が必要不可欠です。多くの人はスマートフォンを持っていると思いますが、一時的な利用ではなく、本格的に仕事をするのであれば、やはり、ノートパソコンかタブレットが必要になります。

テレワークで使う端末は、企業から貸与する場合もあれば、自分の端末を使用する場合もあります。企業の規定に沿う形で用意しましょう。

オンライン会議ツール

オフィスに出社しない場合でも、社内や社外の取引先とコミュニケーションをとる必要はあります。電話やメールだけではなく、複数人での会議や打ち合わせにも対応できるように、最適なオンライン会議ツールを選び、運用ルールを定めておきましょう。

また、取引先によっては、打ち合わせの際の会議ツールを指定されることもあります。そのような場合の対処法についても、決めておくようにしてください。

チャットツール

チャットツールを導入することで、従業員同士がリアルタイムでのやりとりができるようになります。

ログを残すこともできますし、気軽に従業員のあいだでコミュニケーションをとることができるようになるため、テレワークを行う際にはぜひ導入したいシステムです。

SFA

SFAとは、「Sales Force Automation(セールスフォースオートメーション)」の略称です。日本語では「営業支援システム」と呼ばれ、営業活動をより円滑に進められるようにするための支援ツールを指します。具体的には、「顧客管理」「案件管理」「売上予測」「スケジュール管理」「見積管理」「日報・週報」といった機能を搭載しています。

SFAを導入することで、営業活動を可視化することができれば、テレワークにおいても案件管理や進捗確認がしやすくなるでしょう。

メールワイズは営業職のテレワークにおすすめのツール

サイボウズの「メールワイズ」は、問い合わせメールなど、会社宛に届いたメールの共有・管理ができるシステムです。

テレワーク中、誰が何をしているのかがわかりにくくなったり、メールのレスポンスが滞りがちになったりすることはないでしょうか。

メールワイズを利用することで、届いたメールに誰がどのような対応を行ったのかがひと目でわかるようになります。また、誰がどのくらいのメール対応をしているのか可視化されるため、テレワーク中の従業員の業務量の把握が可能です。

さらに、ほかの担当者への対応引き継ぎ設定や、メール内容に関するコメントをつけたりする機能によって、テレワーク中でも細やかな顧客対応を継続できます。

営業職のテレワークには支援ツールの活用が役立つ!

営業職であっても、インターネット回線や営業支援システムなどを活用することで、スムーズにテレワークを行えるようになります。特に、「メールワイズ」をはじめとするツールの導入は、生産性の向上や業務の可視化にも役立ちます。

営業担当者が効率良く業務をこなし、柔軟な働き方ができるよう、こうしたツールの積極的な活用を検討してみてください。

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