メールワイズ by サイボウズ

テレワーク・在宅勤務のマネジメントで注意すべきポイント

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テレワークでもマネジメントは可能?

新型コロナウイルスの感染拡大によって、一気に注目を浴びることとなった「テレワーク」。しかし、従来のオフィスワークと比べてうまくいかない、不安があるといった声もよく聞きます。

テレワークを導入するにあたって発生する課題のひとつが、マネジメント。いったいどうすれば、うまくマネジメントできるのでしょうか。ここでは、テレワークによって生じるマネジメント上の問題点と、気をつけるべきポイント、有効なITツールをご紹介します。

テレワークによって生じるマネジメント上の問題点

従来のオフィスワークでは、あまり意識せず行っていたマネジメント業務。しかし、テレワークを導入することによって「管理がしづらい」「進行状況が見えづらい」といった課題が生じます。

具体的にどのような問題が発生しうるのか、3つのポイントに分けて解説していきましょう。

1 スタッフにかかっている負荷を把握しづらい

マネージャーは、業務がうまく進行するよう、客観的な視点で管理をしなければなりません。具体的には、プロジェクトの進捗状況を把握したり、各スタッフへ業務を割り振ったりする必要があります。

しかし、テレワークとなると、スタッフにかかっている負荷を把握しづらくなります。顧客から来る問い合わせやメールに対し、1日何通くらい処理しているのか、特定のスタッフに負荷がかかりすぎていないか、滞ってボトルネックとなっているプロジェクトがないか...など、オフィスワークであれば、肌感覚で把握できる内容も、テレワークとなると難しくなってしまいます。

2 スタッフからのレスポンスが滞り、顧客対応が遅れてしまう

マネージャーは、スタッフの業務がスケジュールどおりに進行しているかチェックし、場合によってはフォローしなければなりません。もし滞っている作業があれば、別のスタッフに割り振るなどの対応が必要となります。

しかし、テレワークの場合、スタッフからのレスポンスが遅くなったり、連絡がとれなくなったりする可能性があります。その結果、対応が遅くなり顧客に迷惑をかけてしまうかもしれません。

3 新人の業務管理や指導がしづらい

新人を教育するには、さまざまな手間と時間がかかります。従来のオフィスワークであれば、対面で細かく指導することも可能でしょう。しかし、テレワークとなると、新人に対する集合研修やOJTが難しくなってしまいます。

顧客からの問い合わせにメールで対応する場合は、担当者と顧客が11の関係となります。新人の場合、メール対応のコツを覚えるまで時間がかかってしまうこともあるでしょう。テレワークだと、「新人が非効率な仕事の仕方をしているのに、上司が気付けない」「社内のナレッジが共有しづらい」といった、業務管理および指導上の問題が発生しがちです。

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テレワークのマネジメントにおいて注意すべき3つのポイント

テレワークを実施する場合、発生しうる問題を把握した上で、適切なマネジメントを行わなければなりません。

テレワークのマネジメントにおいて注意すべきポイントを、3つ押さえておきましょう。

1 積極的にコミュニケーションをとる

テレワークにおいて多く挙がるのが、「コミュニケーション不足になってしまうのではないか」という不安です。メールに気付くのが遅れてしまいトラブルになったり、テキストでのやりとりだけだと意図が正しく伝わらなかったり...オフィスワークと比べるとコミュニケーションがとりづらく、それにより業務に悪影響を及ぼす可能性も高くなってしまいます。

また、「上司の表情が見えないため、業務上で不安に思っていることを伝えにくい」「些細な疑問点を質問しにくい」といった、部下からの意見も考慮しなければなりません。

こういったコミュニケーション不足の課題に対しては、ウェブ会議システムやグループウェアなど、ITツールを活用して解決することを目指しましょう。

2 適切な人事評価をする

テレワークのマネジメントで気をつけなければならないのが、適切な人事評価制度の構築です。なぜなら、テレワークでは業務の進捗状況や労働時間が管理しづらくなってしまうからです。

部下の立場からすると、「がんばって仕事をしたけれど、上司は評価してくれるのだろうか」「サボっていると思われていないか」といった不安が生まれるかもしれません。

テレワークにおいても、上司は部下に対して適切な人事評価を行う必要があります。その対策としては、「定期的にオンラインミーティングを実施する」「ITツールを使って進捗状況を把握する」といった方法が挙げられます。

また、細かいレベルの作業報告や相談など、部下からの積極的な情報発信を促す環境を作ることも大切です。上司と部下の情報共有を強化し、オフィスワークと同じレベルのマネジメントを維持するよう意識しなければなりません。

3 セキュリティ対策を万全にする

テレワークを実施する際には、セキュリティ対策に十分注意しなければなりません。なぜなら、自宅や外出先の端末から顧客対応をするとなると、情報漏洩の可能性が高まってしまうからです。アクセス権やネットワークの接続方法などを含め、十分なセキュリティ対策を講じる必要があるでしょう。

また、技術的な対策だけでなく、企業としての行動指針や情報の取り扱い方など、ルールを策定することも重要です。定期的に社内研修を行い、常日頃からセキュリティに対する意識を高めておきましょう。

「メールワイズ」がテレワークのマネジメントにおいて優れているポイント

テレワークのマネジメントにおいて、ITツールを上手に活用することは必要不可欠です。その中でも有効なツールが、サイボウズが提供する「メールワイズ」です。いったいどのようなメリットがあるのか、そのポイントをご紹介しましょう。

リアルタイムで進行状況が管理できる

メールワイズは、メール対応を一元管理して効率化できる「メール共有システム」です。複数人によってメール対応ができるので、物理的に離れていても円滑に情報を共有することができます。

メールワイズを使えば、その時点で届いているメール一覧をすぐに閲覧して把握することが可能です。誰がどの問い合わせに対応しているかがひと目でわかるので、一人ひとり状況を聞いて回るといった確認作業は不要です。スタッフの対応状況をリアルタイムで可視化できるため、マネジメントにおいても極めて有効といえるでしょう。

担当者の負荷状況を確認できる

テレワークを実施すると、担当者の負荷状況を把握することが難しくなります。その点、メールワイズであれば、日別や特定期間内のメール対応件数を一覧で表示でき、担当者の負荷状況をまとめて確認することが可能です。

作業が特定のスタッフに偏っていないか、ボトルネックとなっている箇所はないか...。それらを客観的に把握することで、効率的なマネジメントにもつながっていくでしょう。

新人に対するアドバイスや業務管理がスムーズに行える

メールワイズは、複数の担当者でメールを管理するため、新人がどの顧客に対応しているかすぐに把握できます。また、メール1通ごとにコメントを書く機能があるため、「A社からの問い合わせには、こう返したほうがいい」「先にB社のメールに対応してほしい」など、上司やほかのスタッフが的確なアドバイスを行えます。

たとえテレワークであっても、メールワイズを使えば対面と同じレベルの新人教育や業務管理が行えるでしょう。

セキュリティ面も安心

メールワイズを使用すると、メールおよびその他の情報はすべて、サーバーもしくはクラウド上に蓄積されます。テレワークで勤務するスタッフは、自宅であってもウェブブラウザから情報を閲覧することが可能です。個人情報も顧客情報もまとめて一元管理しているため、セキュリティ面も安心です。

テレワークに適したツールを使って、効率的なマネジメントを

テレワークを導入するにあたって、マネジメントをどうすればいいのか、不安を感じる人は多いでしょう。しかし、従来のオフィスワークとの違いや問題点を考慮し、適切に対処すれば問題ありません。

テレワークのメリットを社内で共有しつつ、ITツールを有効活用し、効率的なマネジメント業務を目指しましょう。

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