テレワーク時代におけるメールコミュニケーションの課題と対応方法

テレワーク導入後の、メールの運用方法を考える

テレワークを導入する企業が急速に増えています。テレワークによって、時間や場所にとらわれない働き方や、生産性の向上を期待している企業は多いでしょう。一方で、メールのやりとりやコミュニケーションの面で不安を感じる声も少なくありません。

テレワークを導入する場合、メールの運用方法はどのように変化するのでしょうか。「せっかくテレワークにしたのに、うまく業務が回らない」といったトラブルが発生しないよう、事前に課題や対策を想定しておかなければなりません。

ここでは、テレワーク時代におけるメールコミュニケーションの変化と対応方法のほか、便利なメール共有ツールである「メールワイズ」についてご紹介します。

テレワークにおけるメール運用の課題と対策

テレワークにおけるメール運用は、オフィスワークと比べて何が異なるのでしょうか？まずは運用面の課題と対策を確認しておきましょう。

ネットワーク構築やセキュリティ対策が必須

テレワークを導入すると、従業員は自宅やコワーキングスペース、カフェなど、さまざまな場所で作業することになります。しかし、オフィス以外からメールを送受信する場合、ネットワークの構築とともに、セキュリティ対策も万全にしておかなければなりません。

対策としては、大きく2つに分かれます。それは、技術的な面と、スタッフに対するルールの周知徹底です。まず技術面では、データの暗号化やウイルス対策ソフトなど、システムやアプリケーションによってセキュリティを確保しましょう。

一方で、社外とのメールのやりとりなど、情報を管理するのはあくまで人間です。したがって、情報の取り扱いに関するルールや、セキュリティのガイドラインを策定する必要があります。また、定期的に研修を実施し、スタッフ全員にセキュリティの重要性を周知徹底させていくことが大切です。

適切なツールを併用する

テレワークにおいても、情報の共有は円滑にしなければなりません。そのためには、従来のメールとともに、チャットツールやウェブ会議システムを併用することが効果的です。

また、スタッフの勤怠や業務スケジュールを管理するツールもあります。自社のスタイルに合わせて、適切なツールを検討しましょう。

情報共有・コミュニケーションをさらに強化する必要がある

従来のオフィスワークであれば、お互いの顔を見ながら業務報告や相談ができます。そこには、表情や声のトーンなど、会話の内容以外に読み取れる情報が含まれています。

しかし、テレワークとなると、コミュニケーションの面で不安に思う機会が増えてくるかもしれません。なぜなら、メールやチャットなど文字でのコミュニケーションが中心となるため、意図していることが伝わりづらくなってしまうからです。

そういった問題を解決するには、情報共有のためのツールを導入するとともに、積極的にコミュニケーションをとれる環境やルールを整備する必要があります。

テレワークによるメールコミュニケーションの変化

「テレワークを導入しても、メールのやりとり自体は従来のオフィスワークとそれほど変わらないのでは？」と考えている人がいるかもしれません。しかし、環境によっては、メールのコミュニケーションが変化する可能性もあります。注意すべきポイントを押さえておきましょう。

テレワークによって負荷が大きくなる？

オフィスで顔を合わせて仕事をしていれば、ちょっとした相談や質問であっても気軽に話せるでしょう。しかし、テレワークを導入すると、スタッフ同士は物理的に離れて仕事をすることになります。そのため、ツール上で質問や相談をしなければならず、作業面で負荷がかかってしまいます。

ウェブ会議システムやチャットツールを導入すれば、ある程度は解決するかもしれません。しかし、企業によっては適切なツールを導入できず、「社内のスタッフ同士でもメールでやりとりするしか手段がない」といったケースもあるでしょう。メールの量が増えれば、その分スタッフへの負荷も大きくなってしまいます。

メールコミュニケーションにおいて注意すべきポイント

テレワークによってメールの量が増えると、コミュニケーションの面にも影響が及ぶかもしれません。例えば、メールを早くさばこうと慌ててしまい、お客様からのメールを飛ばし読みするといったことが無意識に起こりやすくなります。また、返信する際、文章の構成がおろそかとなり、相手にうまく伝わらないこともあるでしょう。

テレワークにおいて適切なメールコミュニケーションを行うには、下記の点に注意する必要があります。

• メールが来たら文章すべてに目を通し、理解する
• 返信する場合は、相手が一番知りたい内容を先に書くなど、シンプルかつわかりやすい構成を心掛ける
• 容量の大きいファイルを送る場合は、添付ではなく「ファイル転送サービス」を利用する
• 宛先を間違えて情報が漏洩することのないよう、誤送信に気を付ける
• 状況によっては、電話や対面でのコミュニケーションに切り替える

ここで挙げた内容は、従来のオフィスワークでも注意すべきポイントとなりますが、テレワークを導入する場合はさらに意識しておく必要があるでしょう。

テレワークで「メールワイズ」が活躍する5つの理由

テレワークを導入する際には、ITツールの導入が必要不可欠です。その中でも、メールの運用に特化したツールが、サイボウズが提供する「メールワイズ」です。

メールワイズとは、チームでのメール対応を一元管理して効率化できる、メール共有システムです。

ここからは、テレワークにおいてメールワイズが活躍する理由を5つご紹介します。

1 「コメント機能」でスタッフ間のコミュニケーションがとれる

一般的なメールのやりとりは1対1です。テレワークになると、どんなコミュニケーションが行われているのか、ほかのスタッフは把握できません。

メールワイズは、複数の担当者でメールを管理するシステムなので、どのメールを誰がどこまで処理しているのかがひと目でわかります。また、「コメント機能」を使えば、届いたメールに対してスタッフ同士で相談したり、「このメールにはこういう内容で返したほうがいい」と上司から部下に指示したりすることが可能です。

2 過去の対応履歴が参照できる

トラブルなどでお客様が急を要するメールでは、内容が端的になっていたり、背景が省略されていたりすることもあるでしょう。

メールの意図がつかめないときは、メールワイズであればほかのスタッフが対応した過去履歴を簡単に検索できるため、適切な処理が可能となります。

3 テンプレート機能で案内を送付できる

テレワークになると、オンラインで商談する機会が増えるかもしれません。

メールワイズには「テンプレート機能」がありますので、オンライン商談するテレビ会議 URL を連絡する際に必要な注意事項などをテンプレート化して利用すれば、統一した案内文を簡単に送信することができます。

4 チーム単位で稼働でき、属人化が防げる

従来のメールは基本的には1対1となるため、情報やノウハウが共有しにくい環境といえます。

メールワイズを使えば「個別営業」から「チーム営業」にシフトできるので、案件や問い合わせ対応の属人化を防ぎ、メール業務の「見える化」が実現します。テレワークにおいても有効に活用できるでしょう。

5 急なテレワークにも対応できる

「一部のスタッフだけ試験的に」「とりあえず◯◯部から」など、段階的にテレワークを導入しようと考えている企業は多いかもしれません。その場合も、オフィスで活動している段階からメールワイズを導入しておけば安心です。

もし、何らかの事情で急にテレワークが実施されても、すでにチーム内でメールを共有する環境が整っていれば、スムーズに対応できるでしょう。

テレワーク導入後もスムーズなメール運用を

今後、テレワークの重要性がますます高まっていくことは間違いありません。そんな中、自社におけるメール運用を見直すことは、必要不可欠です。

まずは、現状でどのようなメール対応が行われているのか、不足しているポイントはないかを振り返ってみてください。その上で、テレワークを導入してもスムーズなメールコミュニケーションができるよう、環境を整備していきましょう。