メールワイズ by サイボウズ

テレワーク・リモートワークにおけるコミュニケーションの課題と対策

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この記事の内容

    テレワークでのコミュニケーションはどうすればいいのか

    「働き方改革」や新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークを導入すれば、通勤する必要がなく、時間や場所の自由度が高くなるというメリットがあります。しかし、良い面だけではありません。それは、「コミュニケーションが不足する」というデメリットです。

    どうすればテレワークでも十分なコミュニケーションがとれるのでしょうか。ここでは、発生しうる問題点と対策のほか、テレワークでのコミュニケーションに役立つツールをご紹介します。

    テレワークにおけるコミュニケーションの課題

    テレワークを導入する前に、オフィスワークと比べてコミュニケーションがどのように変化するのか、想定しておかなければなりません。業務の進捗状況や労務管理など、テレワークにおけるコミュニケーション上の課題をいくつか挙げてみます。

    テレワークで働くスタッフが孤独を感じる

    テレワークで働くスタッフから多く聞かれるのが、「孤独を感じる」という意見。なぜなら、オフィスワークと比べてコミュニケーションが減るだけでなく、外出する機会も減り、人と接することが極端に少なくなってしまうからです。

    「誰にも監視されないので、リラックスして働ける」という人がいる一方で、「話し相手がいないのは寂しい」という声も少なくありません。どんな人でも、テレワークに慣れるまでは一定の時間がかかると認識しておきましょう。また、「テレワークの働き方がいいと感じる人ばかりではない」という点も考慮しておかなければなりません。

    離れているスタッフの進捗状況や忙しさが見えづらい

    オフィスであれば、プロジェクトがどれくらい進んでいるのか、上司や部下がどれくらい忙しいのかを感覚的に把握できるでしょう。しかし、テレワークの場合は物理的に離れているため、オフィスのような気軽なコミュニケーションができません。その結果、業務の進捗状況が見えづらくなってしまいます。

    場合によっては、レスポンスが遅くなったり、チームワークが低下したりする可能性もあるでしょう。

    労務管理、人事評価が難しくなる

    テレワークには、労務管理が難しくなるという課題があります。部下がきちんと働いているか、もしくは反対に働きすぎていないか。オフィスであれば簡単に把握できることも、テレワークでは管理しづらくなってしまうのです。

    また、部下からすると、「きちんと上司から評価してもらえているのか」という不安が生じることもあるでしょう。「コミュニケーション不足によって、労務管理や人事評価がおろそかになる」という事態は避けなければいけません。

    テレワークのコミュニケーションで発生する問題と、その解決方法は?

    テレワーク導入によるメリットを最大限に活かしつつ、コミュニケーション不足のデメリットを回避するには、どうすればいいのでしょうか。ここからは、具体的な解決方法を3つのパターンに分けて解説します。

    テレワークでも話しやすい環境を作る

    ほとんどの仕事は、上司や部下・同僚とコミュニケーションをとりつつ進行していきます。これは、テレワークでも同じでしょう。オフィスでは、立ち話や業務確認、ちょっとした相談など、あまり意識せずともコミュニケーションをとっています。それと同様の環境を、テレワークにおいても構築する必要があります。

    まずは、各スタッフからの情報発信量を増やすことを目指しましょう。自分が相談したり、相手に質問されたりする場さえあれば、コミュニケーションが生まれやすくなるはずです。チャットやウェブ会議システムだけに頼らず、社内の情報共有に特化したITツールを上手に使って、テレワークでも話しやすい社内環境や雰囲気を積極的に作っていきましょう。

    誰が何をやっているか、業務報告する場を設ける

    テレワークでは、今誰がどんな仕事をしているのか、見えづらくなってしまいます。その不安を解消するには、担当している業務内容や進捗状況をチーム内で共有する必要があります。「今日はここまで完成しました」と成果物を示せば、テレワークで姿が見えなくても安心できるでしょう。

    また、テレワークの場合、特定の人に業務が偏り忙しくなっていても、ほかのメンバーが気付きにくい状態となります。オフィスであれば「困っている」「手伝ってほしい」と言えても、テレワークで離れているとなかなか助けを求めづらいかもしれません。業務報告だけでなく、雑談用のチャットルームなど、オープンに会話ができる場を作っておきましょう。

    ITツールを積極的に活用する

    テレワークでコミュニケーションを活発化させるには、ITツールが必要不可欠です。ただし、ITツールを活用するためには、社内および社外のネットワーク構築やセキュリティ対策などを、事前に整備しておかなければなりません。

    また、新たなシステムやツールを導入する際には、反発が起こる可能性もあります。「一部のスタッフが使いこなせず、コミュニケーションがとれない」といった事態が起きないよう、事前に説明会を開くなどの対策を準備しておきましょう。

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    「メールワイズ」がテレワークのコミュニケーションに役立つポイント

    テレワークでのコミュニケーションに役立つITツールはいろいろありますが、そのひとつがサイボウズの「メールワイズ」です。メールワイズは、チームでメール対応を一元管理できるメール共有システムです。テレワークにおいてどのようなメリットがあるのか、いくつかのポイントをご紹介しましょう。

    上司、部下とのコミュニケーションがとりやすい

    通常、メールのやりとりは11で行うのが基本です。しかし、それではチーム内で仕事の進捗状況を共有することはできません。

    メールワイズには、共通メールアドレス宛に送られてきたメールに対して、コメントを書き込める機能がありますので、「上司から部下へアドバイスする」「部下から上司へ質問・相談する」といった、適切なコミュニケーションをとることができます。

    チームメンバー間の引き継ぎがしやすい

    テレワークで働くスタッフ同士で業務を引き継ぐ場合、個人のメールソフトでやりとりをしていた履歴や情報を共有するには、手間も時間もかかるでしょう。

    メールワイズであれば、共有されているメールの履歴はすべて残るので、過去にどのようなコミュニケーションをとっていたか、誰でもすぐに把握することができます。また、コメント機能を使えば、後任者に依頼や注意事項を個別に伝えることが可能です。

    お知らせ欄で一括発信が可能

    テレワークで各メンバーが離れた場所にいると、「情報が全員に行き届かない」「個別に情報共有するのは手間」といったコミュニケーション上のトラブルが発生するかもしれません。

    メールワイズには「お知らせ欄」の機能があり、利用しているグループ全体に知らせたい情報を一括発信できます。テレワークのコミュニケーションで最も重要なのは、情報共有のしくみです。メールワイズを使えば、必要な情報をスムーズに共有することが可能です。

    ツールをうまく使えば、テレワークでもコミュニケーションできる

    テレワークを導入する場合、スタッフ間のコミュニケーションの重要性が大きくなります。もし、何も対策を講じないままテレワークを続けると、デメリットが大きくなり十分な効果を発揮できないかもしれません。

    テレワークに適したITツールを活用して、オフィスワークと同等、もしくはそれ以上にコミュニケーションが活発となるような環境を目指しましょう。

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