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クラウドメール導入時のポイント。サービスのしくみやメリットとは

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この記事の内容

    クラウドメールを導入すると何が変わる?メリット・デメリットと注意点

    リモートワークの浸透、働き方改革により、社内のシステムを改善しようとする動きが活発になっています。そこで出てくるのが「自宅や外出先からでもメール対応したい」といった、メール管理の課題。解決策はいくつかありますが、最も有効なのは「クラウドメール」の導入です。

    そもそもクラウドメールとは、どのようなしくみなのでしょうか。メリット・デメリットとともに、導入する際に注意すべきポイントを把握しておきましょう。

    そもそも「クラウドメール」とは?

    そもそもクラウドメールとは、どのようなしくみなのでしょうか。従来使われているメールシステムとの違いやしくみのほか、種類について解説します。

    従来のメール(オンプレミスメール)との違い

    従来、多くのメールシステムは、オンプレミスで運用されていました。オンプレミスとは、簡単にいうと「社内に情報システムを設置し、自社で運用・管理していく」ことを指します。つまり、メールを送受信するためのネットワークやサーバー、ソフトウェアなど、ハードもソフトも自社で用意して運用しなければならないのです。そのため、「初期費用がかさむ」「準備に時間と手間がかかる」といったデメリットがありました。

    一方、クラウドメールは、クラウド環境に置かれたメールサーバーを介して、インターネット上でウェブブラウザを利用して送受信するメールサービスです。ですから、自社でサーバーを準備する必要はありません。多くのクラウドメールでは、ユーザー登録をすればID・パスワードが発行され、ログインして利用するシステムとなっています。

    クラウドメールのしくみ

    続いては、クラウドメールのしくみ、および流れを簡単に説明しておきましょう。

    送信者から受信者にメールが届く流れは、下記のようになります。

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    <クラウドメールが届く流れ>

    1. PCから送信者のサーバー(社外)へメールが送られる
    2. DNSサーバーで受信者のメールアドレスを照合・確認する
    3. 受信者側のサーバーへメールが送られる
    4. 受信者のPCにメールが届く

    DNSサーバーのDNSとは「Domain Name System」の略です。DNSサーバーの中には、インターネット上における住所「IPアドレス」が管理されており、クラウドメールにおいて重要な役割を担っています。

    「個人向け」と「企業向け」の2種類がある

    クラウドメールには「個人向け」と「企業向け」があり、それぞれに特徴があります。

    個人向けクラウドメールは「フリーメール」とも呼ばれ、基本的に無料で利用できるメールサービスです。GmailYahoo!メールが有名でしょう。

    一方、企業向けクラウドメールは、ビジネスでの利用を想定したサービスです。セキュリティが強化されていたり、大容量のメールを管理できたりするなど、個人向けのメールに比べ充実した機能を提供しています。

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    クラウドメールのメリット

    クラウドメールを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。いくつかのメリットをご紹介します。

    インターネットを使える環境があれば、どこでもメールの送受信が可能

    オンプレミスメールの場合、あらかじめ送受信するための設定が済んでいるパソコンを使う必要がありました。

    一方、クラウドメールは、インターネットに接続できる環境さえあればメールの送受信が可能です。ソフトウェアはもちろん、デバイスも自由なため、リモートワークや外出先でも簡単にメールの送受信ができます。

    自社内のサーバー設置、管理が不要

    クラウドメールでは、サービスを提供する会社がサーバーを運用・管理するので、自社でサーバーを準備する必要はありません。保守や点検、サーバーの入れ替え、トラブル対応なども不要なので、設備管理の手間が軽減できます。

    導入時のコストが抑えられる

    オンプレミスメールでは、専用のサーバーを設置するなど、それなりに高額な初期費用がかかります。しかし、ほとんどのクラウドメールでは初期費用が必要ありません。導入時のコストを軽減できるのは、クラウドメールの大きなメリットです。

    クラウドメールのデメリット

    クラウドメールにはメリットだけでなく、デメリットも存在します。導入した後に困らないよう、リスクについても把握しておきましょう。

    導入に手間がかかる可能性がある

    オンプレミスメールからクラウドメールへ変更する場合、データの移行作業が発生します。これまで利用していたメールシステムと要件が合わない可能性もあるため、システムや容量などを事前に確認しておくことが重要です。

    障害が発生すると使用できない場合がある

    利用しているメールサーバーに障害が発生したり、インターネット環境に何らかのトラブルが生じたりした場合、クラウドメールでの送受信ができなくなる可能性もあります。

    その場合は、クラウドメールを提供している管理会社の対応を待つしかありません。ですので、クラウドメールを選ぶ際には、機能だけでなく安定性も重視する必要があります。

    カスタマイズしにくい場合もある

    多くのクラウドメールでは、提供されるメールの機能やサービスが決まっています。したがって、自社のビジネスや、従来使用していたメール運用形態に合わせてカスタマイズできない場合もあるかもしれません。

    導入する前に、必ずメールの機能やサービス内容を確認しておきましょう。追加費用を払うことによって、機能の追加やカスタマイズが可能なクラウドメールもあります。

    クラウドメールを導入する際に注意すべきポイント

    クラウドメールにはさまざまな種類があります。導入する場合、どのような点に注意して選べばいいのでしょうか。「せっかく導入したのに、うまく運用できなかった」といったことにならないよう、選び方のポイントを確認しておきましょう。

    現行のメールシステムから移行しやすいか

    クラウドメールの導入に時間や手間がかかってしまうと、ほかの業務に支障が出てしまうかもしれません。メールの移行はすぐできるのか、今運用しているシステムからスムーズに切り替えられるのか、事前に確認しておきましょう。

    必要な機能があるかどうか

    クラウドメールを選定する際には、クラウドメールの基本性能を確認しておく必要があります。容量や費用、利用できる人数、サービス内容など、細かくチェックしておきましょう。

    また、現在だけでなく「事業拡大によって利用人数が増えるかも」「必要となるメールボックスの容量が増えるかも」といった、未来の予測を踏まえて導入することも重要です。

    セキュリティ面は安全か

    クラウドメールは、インターネット環境および社外のメールサーバーを介して送受信を行うため、セキュリティ面が安全なサービスを選ばなければなりません。

    クラウドメールの中には、メールの誤送信を防止する機能や、ファイルの転送時にセキュリティ対策ツールが機能するものもあります。サーバーの管理体制やセキュリティ対策がきちんと行われているクラウドメールを選びましょう。

    クラウドメールを使えばリモートワークの課題を解決できる

    リモートワークが浸透するにつれて、データ管理や情報共有システムをクラウド化するニーズが高まっていくことは間違いありません。そこで有効となるのが、クラウドメールです。

    クラウドメールは、導入コストを抑えながら、利便性・業務効率をアップさせるために有効なシステムです。ただし、クラウドメールなら何でも良いというわけではありません。機能やセキュリティ対策なども考慮に入れ、自社のビジネス形態に合ったものを選ぶ必要があります。

    サイボウズが提供している「メールワイズ」のクラウド版なら、場所を選ばずにメール対応ができるため、リモートワークに最適です。下記のように、メール運用上のリスクを軽減するための、さまざまな機能や対策が施されています。

    ・メールの誤送信リスクに対応

    ・顧客対応の集計レポートテンプレート機能など、多様な機能で業務効率化をサポート

    ・不正アクセス対策やデータ消失対策など、充実のセキュリティ

    ・添付ファイルの容量は送受信いずれも制限がなく、メール1通ごとのサイズ制限も可能

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    複数人によるメール対応を効率化する機能がそろっていますので、どのような業界・企業規模の方でも活用することが可能です。

    プランは、自社の状況や課題に合わせて、最適なものを選ぶことをおすすめします。メール対応業務に課題を感じている方は、検討してみてください。

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