クラウドメールとは？仕組み・注意点と代表的なサービス

クラウドメールとは

クラウドメールは、Webブラウザやアプリ上でメールを送受信できるシステムです。「Webメール」とも呼ばれ、GmailやYahoo!メールなどが代表的です。ソフトウェアのインストールが不要で、インターネットに接続できる環境ならどこでも利用できます。メールはクラウド環境のサーバーに保管されており、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも使用可能です。

従来のメールシステム（オンプレミス）との違い

オンプレミスとは自社でサーバーをはじめとした設備を用意し、システムを構築・運用することでアプリケーション等を運用するものです。従来のメールシステムは、これに該当していました。しかし昨今では、クラウドサービスを利用するケースが増加しています。オンプレミスとクラウドの違いは、主に以下のような内容です。

オンプレミスに比べ、クラウドは簡単かつ安価に導入できます。インターネット環境があれば場所やデバイスを問わずに利用できるため、テレワークにも最適です。

また、メールに関わる情報がクラウドサーバーに残るという利点もあります。例えばデバイスが破損したり、あるいは入れ替えを行ったりする際もサーバーから情報を取り出せるので、すぐに新しいデバイスでメールが利用可能です。

クラウドの導入コストは安価ですが、ランニングコストはユーザー数や容量によって高額になる場合があります。クラウドメールの仕組みについては、以下をご参照ください。

クラウドメール導入の注意点と選定ポイント

クラウドメールを導入する際には、以下の3点に注意してサービスを選びましょう。

1. 必要な機能が揃っている
2. 「情報セキュリティの3要素」を満たしている
3. サポート体制が整っている

それぞれ、以下で詳しく解説します。

1.必要な機能が揃っている

クラウドメールを選定する際には、クラウドメールの基本性能を確認しておく必要があります。容量や費用、利用できる人数、サービス内容など、自社の用途や課題を踏まえ、細かくチェックしておきましょう。チームでメール対応をする場合は、メール共有ツールの利用がおすすめです。メール共有ツールは、1通ごとに処理状況や担当者を設定したり、会社・顧客ごとに過去の対応履歴を確認する機能が揃っています。

メール共有ツール（メールワイズ）の主な機能

• ステータス機能（メール1通ごとに担当者・確認者・処理状況を設定できる）
• 一斉送信（複数のアドレス宛に同じメールを一斉に送れる）
• テンプレート（よく使用する文面をテンプレートとして登録できる）
• 他スタッフの対応履歴確認
• 他サービスとの連携や、自社仕様にカスタマイズできる柔軟性

具体的な機能や特徴は、サービスによって異なります。そのため、自社の用途や課題を踏まえ、必要な機能を精査したうえでマッチしたサービスを選ぶと良いでしょう。

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2.「情報セキュリティの3要素」を満たしている

「情報セキュリティの3要素」を満たしているかどうかを確認しましょう。各要素については、以下図でご確認ください。

セキュリティ性については、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得しているか否かを指標としても良いでしょう。特にテレワークやリモートワークでは社外から遠隔でメールをやり取りするため、情報漏洩をはじめとしたトラブル回避の観点からも重要です。

3.サポート体制が整っている

サポート体制が充実していると、運用中に起きるトラブルの早期解決のほか、サービスの導入もスムーズになるでしょう。例えば、従来使用しているメールサービスからの移行には導入時のサポートが欠かせません。機能を自社に合わせてカスタマイズする際にも、サポートがないと上手くいかず困ってしまう可能性があります。この他にも、サービス活用のためのセミナーや相談窓口など、サポート体制が整っていると利便性が高まります。

【ビジネス利用向け】代表的なクラウドメールサービスの例

クラウドメールサービスには、無料版と有料版があります。有料版を利用するメリットは、機能やサポート体制の充実にあります。また、セキュリティ性についても、無料版に比べると安心度が増すでしょう。そのため、法人での利用は有料版がおすすめです。以下、代表的なクラウドメールサービスについてご紹介します。

Outlook

Outlookは、Microsoftが提供するクラウドメールです。Microsoft 365やSkypeなどとも連携できます。有料プランにはOfficeソフトが含まれているので、これらを業務で使用する場合はメリットとなるでしょう。

Gmail

Gmailは、Googleが提供するクラウドメールです。Googleの各サービスと連携でき、有料プランでは独自ドメインも使用できます。例えばカレンダーやドライブなど、他のGoogleサービスを利用している場合には利便性が高いでしょう。

メールワイズ

メールワイズは、サイボウズが提供するメール共有システムです。一般的なクラウドメールサービスの機能に加えて、複数ユーザーによるメール対応状況の共有が可能なため、メール対応の抜け漏れなども防げます。メールワイズの特徴については、以下も参考にご覧ください。

メールワイズが選ばれる理由

メールワイズが選ばれるのは、月額1ユーザー500円でチームでのメール対応をスピーディーにできるからです。導入社数12,000社を突破したメール共有ツールの詳細とは？

課題に合わせたクラウドメールサービス選びを

クラウドメールは、無料で使えるものもありますが、機能やセキュリティ性などを踏まえると、法人での利用には有料サービスがおすすめです。また、チームでメール対応する場合は、クラウドのメール共有ツールを使用すると業務効率の向上に繋がるでしょう。なお、メール共有ツールも種類が多様なため、自社に合ったサービスの選定が欠かせません。どのような点から選べば良いのか、以下に詳しい資料をご用意しておりますので参考にしてください。

※Google および Gmail は Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標であり、この記事は Google に承認されたものでも Google と提携したものでもありません。

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