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"新"虎の巻 其の壱:「メールワイズ」ってどうやって使うの?~(1)基本編~

2012.10.29

こんにちは。メールワイズヘッドラインの新米ライターゆぽんです。普段は、テクニカルサポート業務でお客様のお問い合わせ対応を担当しているので、日頃の経験を活かせる "新"虎の巻 コンテンツを担当します。

 

実は・・・「虎の巻」というコンテンツは、以前から存在していました。その時は、「メールワイズ 4」(パッケージ版)に関するお役に立つ情報を「メールワイズ 虎の巻」としてお届けしていました。

 

その「虎の巻」を、"きっと一部のファンの方々が温かく見守っていてくださっていたはず..." と信じて、「メールワイズ 5」リリースとともに、リニューアルした"新"虎の巻として、再度みなさまの元に帰ってまいりました!

 

 

新虎の巻の第一回目は、「メールワイズ」の使い方です。

・「メールワイズ」を導入・試用しているけれど、今までのメールクライアントソフトとは
 見方が全然違う...
・ そもそもまず何を設定したらいいの?

 

という疑問を抱かれる方も多いと思います。

 

今回は、基本編 と題して、「メールワイズ」ではじめに行うことや「メールワイズ」の画面の見方を案内します!

 

「メールワイズ」ではじめに行うこと

「メールワイズ」クラウド版やパッケージ版で、「メールワイズ」が利用できるようになった後、まずはじめに「メールワイズ」で行うこと、それはもちろん、メールを送受信できるようにすることです。

 

「メールワイズ」では、メールを送受信するために、以下の設定が必須となっています。

 

メールサーバーとメールアカウント

 

メールサーバー/メールアカウントの設定は、「メールワイズ」に管理者でログインしたらはじめに出るポップアップ、こちらから設定ができます。さっそく設定してみましょう。

 

ポップアップ初回

 

設定手順

 

メールアカウント登録流れ

 

注意 ワンポイント

Outlook Express や Mozilla Thunderbird など、他メールクライアントソフトに設定していたメールアカウントを「メールワイズ」に設定する場合はこちらをチェック!

 

メールサーバー/メールアカウントの設定はシステム設定画面からも可能です。


▼マニュアル:メールサーバーを設定する

▼マニュアル:メールアカウントを設定する

▼参考FAQ:「メールワイズ」が対応しているメールサーバーは?

 

これで「メールワイズ」でメールの送受信が可能になりました!

 

「メールワイズ」ではまずどこを見ればいいの?

「メールワイズ」では、代表メール等といった共有アカウント宛て(※)のメールを受信し、作業していきます。

 

※個人アカウントも設定可能です。共有アカウントは一例となります。

 

届いているメールを複数のユーザーで共有して閲覧できるため、「メールワイズ」の画面を見るだけで、「だれが」「どのように」処理しているのかが、わかる仕組みとなっています。

 

まずは、「メールワイズ」で業務を行う上で、必ず見ながら作業する「処理メール」の一覧画面の見方について説明します!

 

「処理メール」一覧画面の見方

処理メール一覧

 

各ユーザーは処理メール一覧画面にて、自分が「担当者」または「確認者」に設定されているメールについて処理していきます。

 

「処理メール」の一覧画面の見方はこちらです。

 

処理メール一覧

 

「メールワイズ」では、「処理メール」の一覧画面を見ることで、

・処理すべきメールが何であるか
・そのメールを誰が処理しているか
・どこまで処理されているか

 

が、一目で分かります。

 

「メールワイズ」で効率よくメールを確認するためには、「処理メール」の一覧画面を確認することを、習慣づけてみてください。

 

次回は、「確認者」「担当者」「状況」の設定方法や、活用方法について案内しますー!
お楽しみに!