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"新"虎の巻 其の七:テンプレート活用で標準化するスキルとスピードを向上させよう

2013.8.29

こんにちは!メールワイズヘッドライン新米ライターのなっつです!

テクニカルサポートでお客様からの機能面や運用面でのお問い合わせ対応をしています。

 

みなさまの業務で「メールワイズ」をより便利に利用するための機能について、ご紹介していきます!

 

早速ですが、メールをやりとりしていて、こんなモヤモヤありませんか?

 

・メール本文の一部内容は特定の文章だけど、毎回入力していて手間・・・
・同じ内容のメールを作成するのに担当者によって、メールの文章の質がバラバラ

こんなモヤモヤを解決する手助けをしてくれるのが、今回紹介する「テンプレート」です!

 

実際に「テンプレート」ってどうやって使うの?

「テンプレート」を活用するには、事前に「テンプレート」を作成する必要があります。主な設定項目の詳細は、以下のようになっています。

 

<件名>
件名を設定することで、メール作成時に特定の件名を挿入することができます。
また、件名を設定してない場合は、受信メールへの返信時には
受信メールの件名の先頭に「Re:」がついた状態で挿入されます。

 

<内容>
メール本文へ挿入する文章となります。

 

<ファイル>
メールへ添付するファイルを追加できます。

 


それでは、実際に「テンプレート」を作成して、挿入するまでの流れを見てみましょう!

 

○テンプレート作成手順○


 



 



 


▼ テンプレートを追加する

○テンプレート挿入手順○


 



 



 


ワンポイント

"予約語" を利用して、メール作成時に顧客情報やメール内容等を自動変換して挿入しよう!

 

▼ "予約語"って何ですか?

 

 

作成した「テンプレート」を自動挿入し、より業務の効率をアップしよう!!

「テンプレート」は、あらかじめ設定した条件に沿って、自動挿入することができます。
挿入条件の設定方法は、大きく分けて 2 つの方法があります。

 

1. 最初に使うテンプレート
・新規作成時 ⇒ 新規メール作成時に挿入するテンプレートを選択します。
・返信時   ⇒ 受信メールへの返信時に挿入するテンプレートを選択します。

※「2. 返信時の自動選択条件」で合致する条件がない場合に適用されます。

2. 返信時の自動選択条件
あらかじめ条件とテンプレートを設定し、条件に合致した受信メールへの返信時に、
設定しているテンプレートが自動で挿入されます。

 


どのように設定していくのか見ていきましょう!

 

 

○「テンプレートの自動選択」画面までの手順○


 


<新規作成時/返信時の最初に使うテンプレートを設定する場合>


 


<設定した条件に合致した際に自動挿入するテンプレートを設定する場合>


 


▼ テンプレートの自動選択を設定する

 

このように今回ご紹介した「テンプレート」機能は、メール作成業務を短縮し、
統一性のある文章を作成するための頼もしい機能です!

「便利!」「テンプレートを使ってモヤモヤを解決したい!」と思った方!

ぜひ、業務を効率化する「テンプレート」機能を利用して、
メール対応のモヤモヤを解消し、もっとスムーズな対応へ切り替えてみませんか?

それでは、次回の"新"虎の巻もお楽しみにー!