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複数人でのメール対応で誤送信や二重送信を防止・対策したい

Solutions複数人でのメール対応で誤送信や
二重送信を防止・対策したい

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課題の詳細複数人でのメール対応についてこんなことで悩んでいませんか？

同じ問い合わせに複数の担当者が対応してしまい、二重送信になることがある。
一斉送信をBCCではなくCCで行ってしまい、顧客のメールアドレスが漏洩してしまった。
メール配信の停止を希望していた顧客に、誤ってメールを配信してしまった。
操作に慣れない担当者が、誤ってメールを削除してしまった。
定型文のメールを送る際、顧客の名前を書き換えるのを忘れてしまった。
一部の担当者にメール対応が偏ってしまい、ボトルネックになってしまう。

解決する機能「メールワイズ」には課題を解決できる機能があります。

同じ問い合わせに複数の担当者が対応してしまい、二重送信になることがある。

メールの一覧画面で処理状況を確認できるので、二重送信や対応漏れを防ぎます。

「メールワイズ」は、メール1通ごとに対応担当者や確認者、処理状況を割り当てられます。メールの一覧画面で誰がどのメールに対応しているのか、ひと目で確認可能です。

操作に慣れない担当者が、誤ってメールを削除してしまった。

担当者ごとに閲覧や編集などを制限。特定の操作を行えないよう設定できます。

「メールワイズ」では、メールの閲覧・編集・削除・送信・ファイル出力の「アクセス権」を設定することで、「閲覧のみ可能にし、仕事の流れを覚えてもらう」「メール作成のみ可能とし、上長がチェックを経て送信する」など、現場の状況に合わせてアクセス権を細かく設定することができます。

定型文のメールを送る際、顧客の名前を書き換えるのを忘れてしまった。

テンプレートの文中に、自動的に顧客名や担当者名を挿入。書き換えの手間を省きます。

「メールワイズ」のテンプレートは「予約語」機能を備えており、顧客情報を自動的に文中へ挿入することが可能です。顧客名や会社名といった顧客情報だけでなく、担当者名、現在の日付、顧客が送ってきた元のメールの件名なども挿入できます。

一部の担当者にメール対応が偏ってしまい、ボトルネックになってしまう。

担当者の対応状況をボタンひとつで集計し、作業負荷を「見える化」。

「メールワイズ」の「集計レポート」機能なら、メールの対応状況から各担当者のパフォーマンスをチェックできます。指定した期間内に何通のメールを送信したのか、現在処理中のメールが何通残っているのかボタンひとつで集計でき、担当者別にグラフで表示します。

一斉送信をBCCではなくCCで行ってしまい、顧客のメールアドレスが漏洩してしまった。

1通ずつ個別にメールを送ることで、一斉送信のミスによるメールアドレスの漏洩を防ぎます。

「メールワイズ」の「一斉送信」機能は、指定した送信相手に対し、メールを1通ずつ個別に送信します。メールの宛先には個々のメールアドレスのみが設定されるため、ほかの送信相手にメールアドレスが漏洩することはありません。

メール配信の停止を希望していた顧客に、誤ってメールを配信してしまった。

一斉送信の配信先をアドレス帳で管理するので、配信先の追加や削除も漏れることなく簡単に。

「メールワイズ」の「一斉送信」機能は、アドレス帳からメール配信先を抽出しています。特定の条件から顧客を絞り込み、配信先として設定することも可能です。

事例誤送信や二重送信の問題を解決した代表的な事例です。

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