Solutions社内やチームで情報共有したい

担当者の欠勤や異動により、別の担当者が作業を引き継ぐとき、顧客との過去のやりとりがわからず困ったことはありませんか。どんな経緯で現在に至ったのか、その背景を短時間ですべて把握するのは難しいでしょう。特に、担当者個人のメールソフトでやりとりをしていた場合は、引き継ぎに必要な情報を抽出するのに手間もかかります。

「メールワイズ」なら「アドレス帳」に顧客の情報を記録すれば、別の担当者がその項目を見ながら対応することが可能です。「アドレス帳」の項目はカスタマイズでき、「製品の購入日」といった必要な項目を追加できます。併せて、メール・電話・訪問の各履歴も時系列で表示することもできるので、過去にどのようなやりとりがあったのかを効率的に把握することで、引き継ぎ作業の効率化に役立ちます。

メール対応は、人と人とのコミュニケーションです。定型化されたマニュアルではカバーしきれない出来事も起こるもの。ベテラン社員が持つノウハウはぜひ引き継ぎたいところですが、個人のメールソフト上でのやりとりはほかの担当者には見えず、退職とともに消えてしまいます。

「メールワイズ」なら、過去のメールのやりとりがすべての担当者に見える形で残されており、ベテランのやり方を“学ぶ”のも簡単です。特定の事例にどう対応したのか、キーワード検索によって探し当てることもできます。ベテランによる巧みな文面をテンプレートに残しておけば、メール対応のクオリティ向上にもつながります。

大量のメールに対し、複数の担当者がそれぞれ個人のメールソフトで返信を行っていると、担当者にかかる負荷などが把握しづらいものです。1日に何通のメールを処理しているのか、特定の担当者に作業が偏っていないか、ボトルネックとなる作業は何か…。それぞれの担当者の作業を客観的に把握することで、全体の効率化にもつながります。

「メールワイズ」には「集計レポート」の機能があり、メールや顧客情報からデータを自動的に集計することができます。担当者ごとの処理件数や顧客ごとの受信件数、メール項目別（「問い合わせ」「見積もり」など）の件数、都道府県別の問い合わせ件数など、細かな分析が可能です。作業の効率化のみならず、事業戦略にも有益な情報になります。

新人教育には手間も時間もかかります。メール対応の場合、顧客と担当者が1対1の関係であるため、新人のミスが顧客からの評価に直結してしまうことも。個人のメールソフトで対応していると、新人が独り立ちできるまで、つきっきりで面倒を見なければならない場合もあるでしょう。

複数の担当者で、メールを管理する「メールワイズ」なら、新人がどのメールに対応しているかすぐに把握できます。メール1通ごとにコメントを残すこともでき、「この問い合わせにはこう返したほうがいいよ」「先にこっちのメールを対応したら？」と、リアルタイムに的確なアドバイスができます。席が離れていても、“つきっきり”で教えることが可能です。

担当者が各自のPCでメールを処理していると、個人のPC内にメールが蓄積されていきます。担当者の異動や退職の際は、対応履歴や顧客情報をPCから抜き出さなければなりません。また、ノートPCの場合は、紛失による情報漏洩のリスクも抱えています。

「メールワイズ」は、パッケージ版／クラウド版ともに、メールなどの情報をサーバーもしくはクラウド上に蓄積しています。担当者はwebブラウザでメールを閲覧するため、PCの入れ替えや担当者の変更が起きても、簡単に引き継ぐことが可能です。また、個人情報や顧客情報を分散せずに管理できるため、情報漏洩などのセキュリティリスクも低減できます。

すでに社内システムにて顧客情報を管理している場合、「メールワイズ」上の顧客情報（アドレス帳）との突き合わせが必要になるケースもあります。「メールワイズ」の「アドレス帳」は、項目のカスタマイズに対応しているので、「顧客番号」といった社内管理に必要な情報を洗い出していれば、「アドレス帳」に任意の項目を追加することで、既存の顧客情報との紐付けが行えます。

また、サイボウズの「kintone」との連携に対応しています。「kintone」の顧客情報画面に「メールワイズ」の対応履歴を表示できるなど、顧客の情報を「kintone」にまとめることが可能です。