Case Study株式会社テレビショッピング研究所 導入事例

健康食品としては『青汁三昧』が、「ダイレクトテレショップ」でしか扱っていないということで注文やお問い合わせが多い商品となっています。

この他に YouTube でメイドさん100人がパンケーキをフライパン上でリレーしていく CM が見ることのできる、油いらずで焦げ付きにくい『フレーバーストーン』や、強力スチームで汚れを落とすスチームモップ『H2OウルトラX5』はご存じの方も多いかと思います。

現在、通販のチャネルとしてはテレビのほか、カタログとオンラインショップがあります。電話の問い合わせを受け付けるコールセンターは別にあり、主にオンラインショップからの問い合わせのメールは、カスタマーサービスセンターが対応しています。電話とメールは分けて対応しています。

直販サイトのほか、楽天や Yahoo!ショッピングなどのモールにも出店しているため、各サイトを2～3名で担当しています。

サイトによって異なりますが、1週間あたり多いサイトだと300通程度、少ないサイトでも30～50通のメールに返信することになります。

もともとメール対応の課題解決以前に、社内のメールシステムをWebメールへと移行するというミッションが、情報システム管理室にはありました。Webメール検討の中で、各部署の現場にメールの課題をヒヤリングしたところ、カスタマーサービスセンターからはメールへの対応が挙げられたのです。

その段階では、複数の担当者がいる場合は、まずメインとなる1名を決めてパソコンのクライアントメールソフトでメールを受信し内容を見て、他の担当者に振り分けるという作業が必要でした。

しかしこの運用であっても、メインと振り分け先で二重対応してしまったり、逆に対応漏れがあっても気づかなかったりというケースがいくつか見受けられました。

そもそものきっかけが社内のメールシステムをWebメール化するということだったので、Webメールに付随したサービスで対応できないか検討したことはあります。

しかし、結局は使い勝手が悪かったことと、なによりも誰が作業したか分かりにくいという欠点がありました。誰がどのように対応したかという履歴をしっかり残したいというのは、管理者にとって当然の希望です。

そこで、進捗や対応履歴が明確になることと、使いやすさという点を評価してメールワイズを導入したのです。

最初はそれまで使っていたパソコンでのクライアントメールソフトと操作性が違うことに戸惑いましたが、慣れてからは特に問題なかったですね。

部署全体でのメール対応が終了するまでの時間が大幅に短縮されたことです。

メールワイズを導入後は、どのサイトでどれだけ未対応のメールがあるかがひと目でわかります。

自分が担当しているサイトのメール対応が終わり、手が空いた人は、他のサイトの状況を見てサポートに回れるわけです。手伝っている間も、誰が対応中なのかがわかるため二重対応してしまうこともありません。

以前は、メール数が多いサイトを中心に残業してメール対応しなければならないこともありましたが、今はほとんどなくなりましたね。

使っていますね！もともとメールワイズ導入前から、「青汁の定期コースのサイクルを変更したい」「下着類のサイズがあわないので、何サイズに変更したら良いか、補償はついているのか」など、よくある問い合わせの内容はテンプレート化していました。

このほか各自がテンプレート化していたものも含め、25パターン程度をテンプレート化して共有しています。

テンプレートの活用は、効率化という意味だけでなく、どのスタッフであっても一定水準の対応が可能になるというメリットもありますね。場合によっては書きかけ保存にして、管理者がチェックを行ってから送信したり、「このように変更して」というような指示をコメントとしてつけることもあります。

コメントもかなり多用していますね。書きかけ保存のメールへの指示だけでなく、振り分け時の注記や、途中まで作業している場合、どこまで処理したかのメモとしても使っているので、他のスタッフにもよりステータスが伝わりやすくなりますね。

カスタマーサービスセンターの人員を増やしていく予定はあるので、メールワイズのユーザー数も増やすことになるかもしれません。