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見積依頼メールのパターン別文例と書き方のポイント

メールの書き方
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この記事の内容

    見積依頼メールを送るときのポイント・注意点

    見積書の作成・送付の依頼をメールで行うことはよくあります。電話で依頼することもありますが、メールなら認識の相違が生じにくいため便利です。ここでは、見積依頼メールを送るときのポイントや注意点について3点お伝えします。

    件名は簡潔に分かりやすく

    件名で見積依頼であることが分かるようにしましょう。件名の分かりやすさは、開封してもらう順番に影響します。簡潔で分かりやすい件名にするには、用件や依頼内容を明記することが大切です。

    例)
    「■■」見積書ご送付のお願い
    「■■」見積もりのお願い

    内容・条件は具体的に提示する

    取引条件は最初に示し、商品や数量は箇条書きにします。見積もりを依頼するに至った経緯や理由なども記載すると、相手に重要度が伝わりやすくなります。見積依頼に記載する内容は、次のとおりです。

    ・予算(状況によって、記載可能であれば)
    ・商品やサービス内容
    ・数量
    ・納期
    ・見積もりに至った経緯・理由
    ・どの程度検討しているか
    ・回答期限

    回答期限を設定する

    回答期限が設定されていないと相手は対応の優先度を下げるケースもあります。その結果として、後回しにされてしまったり、忘れられてしまったりする可能性が高まります。回答期限を設定する際は、相手を気遣う言葉も書き添えましょう。「ご多忙のところ申し訳ございませんが」「お手数ですが」などの一言があることで、依頼を受ける側の印象が変わります。

    見積依頼メールの書き方

    見積依頼メールを送るときのポイントと注意点を踏まえ、見積依頼メールの書き方を見ていきましょう。

    120-02.png

    ビジネスメールには「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7つの要素があります。「件名」は簡潔に分かりやすくしましょう。「宛名」の社名は株式会社を「(株)」のように省略せず、氏名に間違いがないことを確認します。「挨拶・名乗り」では、相手との関係性から適切な挨拶を選びます。

    「要旨」で見積依頼であることを伝えましょう。簡単に経緯を説明すると、見積もりを必要とする理由が加わって分かりやすくなります。

    内容や条件を具体的に記すのは「詳細」です。例えば、どの商品やサービスをどれくらいの数量、いつまでに納品を希望する場合の見積もりといった具体的な前提条件を箇条書きにします。検討状況を伝える場合は、条件の次に書きましょう。詳細の最後に回答期限を示します。

    「結び」で相手を気遣う言葉を添え、署名を挿入して終了です。

    見積依頼メールのパターン別文例

    見積依頼をする相手との関係によって、メールの文面は変わってきます。ここでは、初めて連絡する相手の場合と既存の取引先の場合に加えて、急ぎで見積依頼をする場合の3パターンをご紹介します。

    初めて連絡する相手への見積依頼メール文例

    件名:
    「■■」見積書ご送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様(※担当者不明の場合は「ご担当者様」)

    初めてご連絡いたします。
    株式会社△△の▲▲と申します。

    現在弊社では、貴社の業務ソフト「■■」の導入を検討しております。
    つきましては、以下の内容で見積書をお送りいただけませんでしょうか。

    <見積内容・条件>
    ・業務ソフト「■■」最新バージョン
    ・アカウント数:300

    弊社では業務効率化の一環として、
    ルーチン業務の自動化に取り組むことになりました。
    現在、予算調整に向けて、関係部署と相談しているところです。

    次回の会議で概算を提出したいため、●月●日(●曜)までに
    見積書をPDFファイルでお送りいただくことは可能でしょうか。

    お手数をおかけして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

    ----------
    署名

    既存の取引先への見積依頼メール文例

    件名:
    お見積書ご送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    現在弊社では、貴社製品「■■」の購入を検討しております。
    つきましては以下の条件にて、お見積書のご送付をお願いいたします。

    ■お見積内容
    ・製品名:■■
    ・数量:〇個
    ・納期:〇月〇日(〇)

    お忙しいところ恐れ入りますが、○月○日(○)までに
    以下署名の住所、私宛てに郵送にて
    お送りいただきますようお願い申し上げます。

    なお、本件についてご質問などございましたらご連絡ください。

    よろしくお願いいたします。

    ----------
    署名

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    急ぎで見積依頼する場合のメール文例

    件名:
    【至急】「■■」お見積書ご送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    貴社製品「■■」につきまして、
    売れ行きが好調なため、在庫が底をついてしまいそうです。
    つきましては、以下の条件にて、
    至急お見積書のPDFファイルをご送付いただけないでしょうか。

    ■お見積内容
    ・製品名:■■
    ・数量:〇個
    ・納期:〇月〇日(〇)

    こちらの都合で恐縮ですが、〇月〇日(〇)〇時までに
    お見積書をお送りいただきますようお願いいたします。

    なお、時間を要する場合は、お知らせいただけますと幸いです。

    お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

    ----------
    署名

    見積依頼への返信メールのパターン別文例

    見積依頼メールを受け取ったら、返信するのがマナーです。まずは見積依頼に対するお礼のメールを送りましょう。ここでは、返信と同時に見積もりを送付する場合、見積もりを後送する場合、見積依頼をお断りする場合という3パターンの文例をご紹介します。

    見積もりを返信と同時に送付する場合の文例

    件名:
    Re:「■■」お見積書送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    この度は「■■」のお見積をご依頼いただきありがとうございます。
    早速ですが、添付ファイルのとおり、ご依頼いただいた内容でお見積書を作成しましたので、送付いたします。
    ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

    お見積内容について、ご質問やご不明な点がございましたら
    お問い合わせください。

    なお、このお見積書の有効期限は〇月〇日(〇)となっております。
    期限までにご回答いただけますと幸いです。

    お忙しいところ恐縮ですが、
    ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

    ----------
    署名

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    見積もりを後送する場合の文例

    件名:
    Re:「■■」見積書ご送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    昨日は、弊社「■■」の見積もりのご依頼を頂戴し、誠にありがとうございました。
    ご依頼のお見積書は〇月〇日(〇)までにお送りします。

    なお、見積内容についてご依頼内容の変更や確認などございましたら ▲▲まで何なりとお申し付けください。

    まずはお見積依頼のお礼まで。

    ----------
    署名

    見積依頼の条件が合わず、見積提出をお断りする場合の文例

    件名:
    Re:「■■」見積書ご送付のお願い

    本文:
    株式会社◯◯
    ●●様

    いつもお世話になっております。
    株式会社△△の▲▲です。

    先日は「■■」の見積もりのご依頼を頂戴し、誠にありがとうございました。

    貴社ご提示の条件につきまして
    何とかご期待に添えるようにと、社内で検討を重ねました。

    しかしながら、大変申し訳ございませんが、
    ご提示いただきました予算・納期でのご提示は難しい状況です。

    納期の大幅短縮が必要となりますため、
    特急料金加算をご了承いただけるか、
    あるいは納期を通常の〇日でご了承いただけるようでしたら、対応可能です。

    ご要望に沿うことができず、誠に申し訳ございません。
    上記いずれかの条件をご了承いただけるようでしたら、
    お見積書を作成し、送付いたします。

    ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

    ----------
    署名

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    シーンに応じた見積依頼テンプレートを用意

    見積依頼のメールは、ビジネスシーンによく登場します。見積を依頼する場合、依頼される場合、見積依頼を受けて返信する場合、相手が新規の取引先で初めて連絡するのか、既存の取引先なのかなど、さまざまな文例が考えられるでしょう。シーンに応じた文例のテンプレートを豊富に用意しておけば、文章を考える時間が短縮できます。

    メールワイズ」などのメール共有ソフトのテンプレート機能を活用することで、チームの品質統一や作業効率向上を図ることが可能です。まずは正しいマナーを学びルール化しましょう。

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