「質問・問い合わせメール」の礼儀と4つの注意点
質問・問い合わせメールを送るにあたり、まずは質問と問い合わせとの違いを理解しておきましょう。質問は、わからないことや知りたいことについて相手に説明を求めることで、問い合わせは不明点などを確認することです。例えば、「上司に業務内容について質問する」「外注先に質問を送る」「取引先に在庫の問い合わせをする」といった違いがあります。
質問・問い合わせで重要なのは、質問の意図が伝わり、何に対しての回答を求めているのかが分かること、そして返信をもらうことです。返信をもらうためには、失礼にならない聞き方や締めくくり、回答したくなるような文章にする工夫が必要です。重要な質問の場合には、質問の意図を正確に伝わっているか、認識の違いなどがでていないかを確認するため、メールと併せて口頭や電話でもフォローするようにしましょう。質問・問い合わせメールの注意点は、以下のとおりです。
１）一目で質問・問い合わせ内容が伝わる件名にする
件名は、質問・問い合わせの内容が一目でわかるように簡潔にまとめます。
例）
【ご質問】〇〇の××の件について
〇〇の××に関するお問い合わせ
２）問い合わせの場合、経緯を簡潔に説明する
問い合わせの場合、必要に応じてメール送信に至った経緯も簡潔に記載することで、相手が問い合わせた内容について回答しやすくなります。また、確認したいことが複数ある場合は箇条書きにしましょう。
例）
営業資料の作成にあたりデータについて不明な点があり、ご連絡いたしました。
例）
下記3点についてご回答をお願いします。
1.〇〇〇〇
2.〇〇〇〇
3.〇〇〇〇
3）期日がある場合は、回答期日を伝える
質問・問い合わせに対して、回答をもらいたい期日がある場合、いつまでなのか、またその理由はなぜかを記載しましょう。
例）
〇月〇日（〇）までにご回答いただけますと幸いです。
〇月〇日（〇）までにご返信いただけますか。
4）負担をかけることを配慮する言葉で締める
質問・問い合わせのメールは、相手に返信という負担をかけることでもあります。「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけいたしますが」など、相手に配慮する言葉を添え、回答をお願いする言葉で締めましょう。
初歩的なことや自分に非があり、相手に対して申し訳なさを感じるようであれば「恐縮」を、そうでなく通常の質問・問い合わせであれば「お手数をおかけしますが」を選ぶのが目安です。
例）
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
お手数をおかけしますが、ご返信いただけないでしょうか。よろしくお願い申し上げます。
上司や役員など社内の上席に向けたものや、社外の方向けに見積依頼、協力のお願いなど、よくある様々なシーンで役立つ依頼メールの文例をご紹介します。
「質問・問い合わせメール」の書き方
ここでは、「質問・問い合わせメール」の基本的な書き方を解説します。まず、ビジネスメールを構成する7つの要素を見てみましょう。
ビジネスメールは、「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」から構成されます。質問・問い合わせメールの場合、要旨」の部分に質問したい、問い合わせしたいという趣旨を記載し、質問や問い合わせの内容や経緯、回答期限は「詳細」に記載します。
質問や問い合わせで何かを聞くときに「○○ですか？」「○○でしょうか？」など「？」（疑問符）をつけるかは、相手との関係性や場面によって判断します。ビジネスメールでは「？」を使わないという人、同僚には使うけど上司や取引先には使わないという人、適した場面でのみ使うという人など、さまざまです。「？」を使ってもいいのかな、と判断に迷ったら、使わないほうが無難でしょう。「○○ですか」「○○でしょうか」と書けば、尋ねていることは伝わります。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・重要なメールマナーのポイント
・よく使う挨拶・結び・お詫びフレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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「質問・問い合わせメール」のシーン別文例集
質問・問い合わせメール文例をシーン別にご用意しました。上司への質問、初めての相手、返信、お礼の4パターンご紹介します。
上司への質問メールの文例
件名：
××プロジェクト関連資料についての質問本文：
△△課長お疲れ様です。
▲▲です。8月から××プロジェクトに参加していますが、
自分の知識不足で理解が追いついていないと感じており
質問をさせていただきたくご連絡いたしました。××プロジェクトに関して知識を深めたいと考えております。
つきましては、以下3点について教えていただけますでしょうか。1.××プロジェクト関連資料・参考資料の有無
2.プロジェクト発足までの会議資料
3.上記2点の保管場所お忙しいところお手数をおかけしますが、
ご回答のほどよろしくお願いいたします。-----
署名
初めての相手への問い合わせメールの文例
件名：
貴社製品〇〇販売価格のご確認本文：
株式会社□□
××部
△△様初めてご連絡いたします。
株式会社■■営業部の▲▲と申します。貴社ホームページにて〇〇を拝見し、カタログもダウンロードさせていただきました。
現在、弊社内にて次期取り扱い商品として検討しております。つきましては、〇〇の価格についてご回答いただけませんでしょうか。
社内会議の都合上、お手数ではございますが
〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。勝手なお願いではございますが、
ご対応の程よろしくお願い申し上げます。-----
署名
質問・問い合わせメールへの返信の文例
質問・問い合わせメールへ返信する場合は、まず質問や問い合わせに対してのお礼の言葉を述べます。その後に回答を示しましょう。
件名：
Re:「〇〇」次回出荷日程に関する問い合わせ本文：
株式会社□□
××部
△△様平素より大変お世話になっております。
■■の▲▲でございます。弊社「〇〇」の次回出荷日程について
お問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。次回の出荷は〇月〇日（〇）の見込みです。
なお、原材料の入手に遅延が生じていることから、
日程が変更になる場合がございますことを
あらかじめご了承ください。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
-----
署名
回答メールに対するお礼の文例
質問・問い合わせに対する回答のメールを受け取ったら、必ずお礼のメールを送りましょう。
件名：
Re:【質問】〇〇の仕入価格について本文：
株式会社□□
△△様お世話になっております。
■■株式会社の▲▲です。早速のご返信をありがとうございます。
〇〇につきまして、承知いたしました。
仕入価格に変更が生じるようでしたら、
ご連絡をお願いいたします。よろしくお願い申し上げます。
-----
署名
ビジネスで質問・問い合わせのメールを送る場合、返信をもらうことが重要です。件名や回答期限の伝え方、締めの挨拶など、相手になるべく負担をかけず、失礼にならないような書き方を心がけましょう。ビジネスメールの基本的な書き方と文例を参考に、シーンに合わせてアレンジすることをおすすめします。
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