【文例付き】メール見落としをお詫びする際の返信マナー

見落としお詫びメールの返信マナーとポイント

メールの見落としに気づいた際は、慌てるあまり誤字脱字や内容不足のメールを送ってしまったり、どのように返信したらいいかわからず後回しにしてしまったりしないよう注意が必要です。

すぐにお詫びの連絡を

見落としに気づいたら、すぐにお詫びの連絡をしましょう。重要な案件の場合には電話でお詫びの気持ちを伝えましょう。電話で連絡した上で、お詫びメールを送ると誠実さが伝わります。電話がつながらないときやスピードが求められる場合、メールで十分な場合は、速やかにお詫びメールを送信しましょう。

メール文はお詫びで始まり、お詫びで締める

お詫びメールは、お詫びの気持ちや謝罪を伝えることから始めます。お詫びから伝えないと、言い訳に聞こえてしまいかねません。お詫びに続いて、用件への対応、最後にお詫びの言葉でメールを締めます。

現状報告し、見落としの経緯・原因・対策を伝える

相手の方から見落としについての指摘を受けた場合や、お叱りを受けた場合は、改善策を伝える必要があります。メールの冒頭でお詫びをしたら、現状報告と見落としの経緯や原因、再発防止のための対策を伝えます。現状報告は対応の進捗から始めて、すぐに対応できない場合はいつまでに完了できるかという見込みを提示しましょう。さらに、信頼回復のために見落としの経緯や原因、対策を伝えましょう。

お詫びの気持ちと誠意が伝わる言葉を選ぶ

見落としのお詫びメールの結びでは、お詫びの気持ちと誠意が伝わる言葉を選ぶようにします。見落としを軽んじるような表現や、先方に失礼となる言葉遣いは避けましょう。以下の例を参考にしてください。

お詫びや謝罪の言葉

• 「申し訳ございません」「対応が遅れており申し訳ございません」「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」
• 「お詫びいたします」「お詫び申し上げます」「お詫びの言葉もございません」など

お詫びの言葉といえば、「申し訳ございません」です。もっと気持ちを表したい場合には、「大変」や「誠に」を加えましょう。「お詫びいたします・申し上げます」の場合、「深く」「心より」「謹んで」を添えることで、お詫びの気持ちをよりいっそう表すことができます。なお、「すみません」は軽く聞こえてしまうことがあるため避けましょう。

見落としの経緯や原因の説明

• 「ミス」「間違い」「不注意」「不手際」「不具合」「連絡ミス」「伝達ミス」
• 「確認不足でした」「確認が洩れておりました」

見落としの経緯や原因、対策の説明では、ビジネスシーンにふさわしい言葉選びが必要です。「見落としました」「うっかりしました」「忘れました」など、カジュアルになり過ぎたり、話し言葉になったりしないように注意しましょう。定型文を踏まえて自分の言葉で伝えるようにすると、お詫びの気持ちが伝わりやすくなります。

見落としお詫びメールの書き方とポイント

ここでは、見落としによるお詫びメールの書き方とポイントについて解説します。

基本的にビジネスメールは、「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7項目で構成されます。件名は簡潔にわかりやすくまとめ、宛名では誰に読んで欲しいメールなのかを示しましょう。お詫びメールで社名や部署名、氏名など宛名に間違いがあってはなりませんので、二重三重の確認が必要です。名乗りでは、自分がどこの誰なのかを明確に伝えます。

要旨・詳細の最初の一文で、お詫びの言葉を述べましょう。お詫びの言葉に続けて、用件への対応内容を伝えます。重要な内容の場合やお叱りを受けた場合は、現状報告と見落としの経緯や原因、再発防止対策を伝えます。

結びの部分では、お詫びの言葉を述べて本文を締めます。誠意を伝えた最後に署名を添えてお詫びメールの完成です。

【シーン別】見落としお詫びメールの文例

見落としによるお詫びメールは、その内容や相手によって言葉選びが変わってきます。誠意を伝えるためには、文例を参考にしながらも、自分の言葉で書くようにしましょう。ここでは、社外向けや社内向け、迷惑メールボックスに入っていた場合、担当者不在による見落としの文例をご紹介します。

社外からのメールを見落としていた場合の文例

件名：
Re:「□□」見積書ご確認のお願い

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

先ほどお電話をさせていただきましたが、
ご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにてご連絡いたします。

先日は、お見積書をお送りいただきありがとうございました。
早々にお送りいただいたにもかかわらず、
お返事が遅れてしまい、誠に申し訳ございません。

現在、早急に確認を進めております。
お見積書の有効期限を〇日過ぎてしまいますが、
〇月〇日までにご回答するよう準備を整えておりますので、
今しばらくお時間をいただけますでしょうか。

この度は私の確認不足により、
●●様に大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

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署名

社内メールを見落としていた場合の文例

件名：
Re: □□ご回答のお願い

本文：
●●さん

お疲れ様です。
△△（部署名）の▲▲（氏名）です。

先日ご案内いただいた□□の件、
回答が遅れてしまい、申し訳ございません。

期限を3日も過ぎてしまいましたが、
もしまだ間に合うようであればと思い、添付の通り回答させていただきました。

この度は私の不手際でご迷惑をおかけしましたことをお詫びいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

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署名

迷惑メールに入っていたことで見落としていた場合の文例

件名：
Re: □□セミナーのご案内／【返信遅延のお詫び】

本文：
株式会社◯◯
●●様

お世話になります。
株式会社△△の▲▲です。

〇月〇日にご案内いただいた□□セミナーの件、
ご回答が遅れてしまい大変申し訳ございません。

申し込み期限は〇月〇日までと承知しておりますが、
もし可能であれば参加させていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。
勝手なお願いではございますが、ご検討いただけませんでしょうか。

今回、貴社からのご案内が想定外のフォルダに振り分けられていたことにより
メールを見落としてしまいました。

この度は、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名

担当者不在による返信漏れを発見した際の文例

件名：
Re:□□ご確認のお願い

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

〇月〇日にいただいておりました□□の件、
お返事が大変遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。

ご依頼につきましては、ご提示いただいた内容で問題ございませんので、
そのまま進めていただければと存じます。

今回ご返信が遅くなってしまった理由は、担当者がお休みをいただいており、
対応判断に時間がかかってしまったことによるものです。
今後は管理体制の強化を図り、情報共有を徹底いたします。
私どもの不注意により、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

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署名

メール管理を徹底して、見落としを防ごう

メールの見落としは、コツコツと築き上げてきた自社の信頼を損なう可能性があります。メールの見落としを防止するには、メール共有・管理システムの活用がおすすめです。例えば、サイボウズの「メールワイズ」の場合、次のような機能がメールの見落とし防止に役立ちます。

• メールごとの処理状況が一目でわかる（未対応、対応中、対応済など）
• メールごとの担当者や確認者を明確にする
• 返信漏れへのリマインドを通知する
• 電話や訪問履歴を併せて記録する
• 過去の対応履歴も時系列で確認できる

メール共有・管理システム「メールワイズ」を導入すると、メールごとに担当者や処理状況を設定でき、処理状況が一目でわかるようになります。メール情報の設定で「警告日時」の設定も可能です。設定すると、一覧画面内に「警告日時になったメールが〇件あります」のように表示されるため、リマインド機能として利用できます。メール共有・管理ツールを活用し、メールの見落としを防止しましょう。

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