正しい挨拶メールのマナーとポイント
ビジネス上で初めての人に挨拶する際、「初めまして」から文章を始めてよいのか悩んだことはありませんか。まずは、ビジネスでの挨拶メールに必要なマナーと書き方のポイントをご紹介します。
1）件名に名乗りを入れる
送信先の相手に一目でわかってもらえるように、メールの件名には、社名や担当者名といった名乗りを入れることをおすすめしています。（送信者名に社名・個人名が表示されている場合は不要です）
例：「着任のご挨拶【社名・担当者名】」「入社のご挨拶【担当者名】」「お取引開始にあたってのご挨拶【社名・担当者名】」など
2）社外向けは「お世話になります」から開始
社外向けの挨拶メールでは、書き出しのパターンが2つあります。
1つ目のパターンは、これからお世話になる人に挨拶メールを送る場合です。このようなときは、「お世話になります」または「初めてご連絡いたします」から始めましょう。紹介者や引継者（前任者）がいる場合は「いつも大変お世話になっております」などから始めると、弊社がいつもお世話になっていますというニュアンスが伝わります。その後に「◯◯様からご紹介いただきました」「前任の◯◯に代わって担当いたします」などとつなげましょう。
2つ目のパターンは、移転のご案内など、公式文書を郵送する代わりにメールを送る場合です。このようなときは「平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます」から始めます。
3）社内向けは「初めまして」からの開始でもOK
社内向けの挨拶メールであれば、「お疲れ様です」「初めまして」といった挨拶で問題ありません。会社によって社内メールで使う文章のトーンが異なりますので、その点は確認が必要です。
4）久しぶりの場合は「ご無沙汰しております」
社外や社内を問わず、久しぶりに連絡する場合には、「ご無沙汰しております」から始めます。関係性によっては、その後に「いかがお過ごしでしたでしょうか」などと続けてもよいでしょう。最後の連絡から時間が経過し、きっかけが欲しい場合は、季節の挨拶に合わせてメールを送るという方法もあります。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・営業で重要なメールマナーのポイント
・営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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挨拶メールの正しい書き方
次は挨拶メールの正しい書き方をご紹介します。挨拶メールを含むビジネスメールは、決まった型に沿って書いていきます。
ビジネスメールには「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7つの要素があります。
件名では、「着任のご挨拶」「入社のご挨拶」などの言葉を入れ、初めての人に宛てたメールだとわかるようにします。宛名は、会社名と部署名、肩書、氏名を記載します。特に最初のメールでは、間違いがないかを念入りに確認しましょう。
挨拶・名乗りでは、適切な挨拶を選び、自分の身元を伝えます。ここは、宛名と同様の内容です。要旨で着任・担当の背景を、詳細で意気込みや展望を伝えます。最後に「どうぞよろしくお願いいたします。」と結び、署名も忘れずに挿入しましょう。
【シーン別】挨拶メールの文例
ビジネスで挨拶メールを送るシーンには、様々なものがあります。ここでは、社外向け・社内向けの挨拶メールや季節の挨拶メールの文例の中で、よく使われるものをご紹介します。
社外）新しい取引先への着任（担当変更）挨拶メール
件名：
着任のご挨拶【株式会社△△・▲▲（自分の氏名）】本文：
株式会社◯◯
□□部 部長
●●様初めてご連絡いたします。
株式会社△△ ■■部の ▲▲と申します。この度、前任の◆◆に代わって貴社の担当として着任いたしましたため、
ご挨拶をさせていただきたくご連絡いたしました。一日も早く貴社のお役に立てるよう、誠心誠意努めてまいりますので、
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。取り急ぎ、メールにて失礼いたします。
近日中にご挨拶に伺います。どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
社外）ご紹介いただいた取引先への挨拶メール
件名：
お取引に際してのご挨拶【株式会社△△・▲▲（自分の氏名）】本文：
株式会社◯◯
□□部 部長
●● 様お世話になります。
株式会社△△ ■■部の▲▲ と申します。先日、◇◇様からご紹介いただき、早速ご連絡いたしました。
このようなご縁を頂戴し、大変ありがたく感謝しております。さて、弊社の「（商品・サービス名）」にご興味をお持ちいただいているとのこと、
誠にありがとうございます。近日中にご挨拶に伺いたいと存じますので、
その際はどうぞよろしくお願いいたします。メールにて大変恐縮ではございますが、
まずは着任のご挨拶を申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
社内）入社 挨拶メール
件名：
入社のご挨拶【株式会社△△・▲▲（自分の氏名）】本文：
営業部 各位初めまして。
〇月〇日付で入社し、営業部に配属されました▲▲と申します。
本日が勤務初日です。直接ご挨拶ができなかった方もいらっしゃいましたので、メールにてご連絡した次第です。
前職では〇年間、メーカーの新規顧客開拓に従事しておりました。
その経験を活かし、少しでも早く戦力となれるよう全力を尽くしてまいります。不慣れゆえご迷惑をおかけすることもあると思いますが、
ご指導いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
社内）異動による配属挨拶メール
件名：
異動のご挨拶【□□部・▲▲（自分の氏名）】本文：
□□部 各位お疲れ様です。
▲▲です。
私事ではございますが、〇月〇日付で
■■部から□□部へと異動になりました。
どうぞよろしくお願いいたします。■■部では、××に関する業務を行っておりました。
□□部では、××を担当いたします。至らない点も多々あるかと思いますが、皆さまのお役に立てるよう精進いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。-----
署名
社外）久しぶりの挨拶メール
件名：
帰任のご挨拶【株式会社△△・▲▲（自分の氏名）】本文：
株式会社◯◯
●●様ご無沙汰しております。
株式会社△△の▲▲でございます。私事ではございますが、〇月〇日付で
□□支社に帰任いたしました。●●様には、大変お世話になりましたので、早速ご連絡を差し上げた次第です。
またご一緒できることを大変嬉しく思っております。本来なら、直接ご挨拶すべきところを
急な辞令でしたので、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません。
あらためまして、ご挨拶に伺います。今までの経験を活かし、気持ちを新たに一層業務に邁進する所存です。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。-----
署名
季節の挨拶メール文例
挨拶のタイミングを逃してしまった場合や久しぶりの場合などには、季節の挨拶を活用するのもひとつの方法です。ここでは、年末と新年の挨拶メールの文例をご紹介します。
年末の挨拶メール
件名：
年末のご挨拶【株式会社△△・▲▲（自分の氏名）】本文：
株式会社◯◯
●●様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。年の瀬が迫り、今年も残りわずかとなってまいりました。
貴社には本年も格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。●●様には××の件で数々のご教示をいただき、ありがとうございました。
さて、誠に勝手ながら、弊社は次のとおり休業させていただきます。----------------
年末年始休業期間：20〇〇年12月◯日（〇）〜20〇〇年1月◯日（〇）
----------------休業期間中につきましては、何かとご迷惑をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。メールにて恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。
どうぞ良いお年をお迎えください。-----
署名
新年の挨拶メール
件名：
新年のご挨拶【株式会社△△・▲▲（自分の氏名）】本文：
××株式会社
□□部
△△様明けましておめでとうございます。
株式会社〇〇の▲▲でございます。旧年中はひとかたならぬご愛顧にあずかり、誠にありがとうございました。
本年も一層のサービス向上を目指し、社員一同誠心誠意努める所存でございます。
なにとぞ本年も倍旧のご支援のほどお願い申し上げます。なお、新年は、1月4日より通常営業に戻ります。
ご用命がありましたら、お気軽にご連絡ください。-----
署名
ビジネスシーンでも、節目ごとの挨拶メールは重要です。特に、着任してから初めて連絡する取引先や上司のような目上の人など、これからお世話になることがわかっている場合には、忘れずにメールを送りましょう。また、初めてやりとりをする方への挨拶は、相手との関係性を築く最初のコミュニケーションとなるため、挨拶メールの正しいマナーやポイントを知っておくことが大切です。ビジネスシーンにふさわしい適切な挨拶メールで、相手との関係を良好に保ちましょう。
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- 営業で重要なメールマナーのポイント
- 営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
- シーン別のメール文例と解説
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