価格改定の際には慎重な対応が必要
自社で販売する商品やサービスの価格改定を行う場合、事前にお客様や関係各所に通知する必要があります。特に価格を値上げする場合は、相手にとっては大きな負担となることも十分に考えられるため、慎重な対応が求められます。
ここでは、メールで価格改定のお知らせをする際の注意点と文例についてご紹介していきます。
価格改定のお知らせメールのポイント
まずは、価格改定のお知らせメールを送る際に気を付けたいポイントを具体的にご紹介していきます。これから紹介するポイントは最低限守った上で、自分たちの状況に合わせて対応を進めてください。
なるべく早くお知らせする
価格改定のお知らせは、なるべく早めに通知するようにしましょう。少なくとも価格改定の1ヵ月前までには送るのが基本です。価格の改定は、お客様や関係各所にさまざまな対応を必要とさせるものですから、間違っても事後報告になってしまうことがないように気を付けましょう。
価格改定する理由を明記する
価格改定のお知らせメールでは、改定後の価格を書くのは当然ですが、それといっしょに改定する理由についてもしっかり記載するようにしましょう。特に値上げの場合、何の理由もなく料金を上げられてしまってはお客様も納得できません。
場合によっては、取引が中止になる可能性も考えられます。価格改定に至らざるをえない理由を正直に書き、相手にもちゃんと納得してもらうことが大切です。変に理由を濁したりする必要はありません。
価格改定する時期を明記する
価格改定を行う時期についても、明確にするようにしましょう。値上げをするのであれば、値上げ前に駆け込み発注をしたいと思うお客様もいるかもしれませんし、逆に値下げするようであればいったん注文を控えようと思うお客様もいるでしょう。
価格改定を行うことによって影響が出る人たちに対し、次の動きを考えやすくしてあげるのも気遣いのひとつです。余裕を持ったタイミングで、改定時期をしっかり明記することで、相手も慌てることなく対応することができます。
メールで価格改定を知らせる
ここからは、価格改定のお知らせメールの文例をいくつかご紹介します。先程ご紹介した改定理由や改定時期に関する部分に注目しながら、参考にしてみてください。
＜価格改定のお知らせメール文例1＞
件名：
製品価格改定のお知らせ／株式会社△△ ▲▲株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。本日は、当社商品■■の価格改定につきましてお知らせ申し上げます。
弊社におきましては、お得意様各位のご期待に沿うべく、
経営の合理化に努め、製品価格を据え置いてまいりました。
しかしながら、原油価格の高騰により物流コストも上昇しており、
現行の価格体系を維持するのが困難な状況となりました。つきましては、誠に不本意ながら、◯月◯日より、
製品価格を添付した別紙のとおり改定させていただくことになりました。
何卒、余儀ない事情をご理解いただき、
今後とも変わらぬご高配を賜りますようお願い申し上げます。
＜価格改定のお知らせメール文例2＞
件名：
当社製品■■の価格改定につきまして／株式会社△△ ▲▲株式会社◯◯
●●様いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。本日は、当社商品■■の価格改定についてご連絡させていただきます。
昨今、主要原材料の価格高騰が続いており、
原材料費等の負担が以前よりも大きくなっております。
弊社でもさまざまな対策を講じ価格維持に努めてまいりましたが、
これ以上は困難な状況となってしまいました。そこで、誠に不本意ではございますが、
製品の価格改定を実施させていただきたく存じます。つきましては、◯月◯日受注分より新価格を適用いたしますので、
ご案内申し上げます。
商品の新価格は添付の一覧表をご覧ください。何卒諸事情をご賢察いただき、ご理解くださいますようお願い申し上げます。
価格改定に納得してもらえるようにメールを書く
商品やサービスの価格改定は、どの企業でも起こりうることであり、それそのものが悪いというわけではありません。しかし、どうしても受け手のインパクトは大きいものになりますから、良くも悪くも多くの反響をもらうことになるでしょう。
だからこそ、価格改定をするという事実はもちろんのこと、そこに至るまでの背景や事情をしっかりと説明し、相手に納得してもらうことが大切です。また、納得してもらった上で、どう対応を進めていくかじっくり考えていけるような、時間的余裕を持たせることも必要不可欠となります。
「早く」「正直で」「明確に」、この3つを意識したメール作成を心掛けましょう。
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