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必要?不要?情報共有の取捨選択のコツ

業務効率化
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この記事の内容

    情報共有の落とし穴

    報告、連絡、相談。「ホウレンソウ」という言葉があるように、世界的に見て日本人は情報の共有を好む傾向にあり、多くの企業が膨大な時間を会議やメールに費やしています。

    情報共有自体はプロジェクト管理の要であり、決して悪いことではありません。しかし無駄な共有は作業効率の低下だけでなく、情報漏えいのリスクも拡大させます。

    まずは情報共有の効率化を図る

    共有情報を無駄なく取捨選択するために、共有手段や環境を見直すことから始めましょう。

    アビームコンサルティングの調査では、ある上場企業で働く方々の労働時間の40%以上が会議に費やされており、その約8割は単純な情報共有のためという結果が出ました。人件費に換算すると、それだけ多額の費用を会議に使用していることになります。

    他の参加者の情報や発想に刺激を受けて互いに相乗効果を生み出す会議や、その後の意欲的な行動に結びつく会議は非常に有意義ですが、「約8割の単純な情報共有」はメールなどを介して行うことが可能です。

    さらにメールによる連絡も、工夫次第では無駄を大幅に減らすことができます。

    件名だけではメールの内容が判断できず、内容を読んでみると、自分には不必要な情報だったことはないでしょうか。こうした問題の大部分はメール送信側が深く考えず、関係者のアドレスをCCへ入れることにより発生しています。

    重要な情報を埋もれさせないためにも安易にCCを使用せず、送信者が受信先に合わせて情報を取捨選択するようにしましょう。そうすれば相手の負担を減らせるだけでなく、あらためて共有すべき情報の整理をすることにもつながるのです。

    共有すべき情報の選別方法

    ただ闇雲に共有するのではなく、発信側は伝えたい相手に向け、的確に分かりやすい情報を送る必要があります。そのためには、まず共有する目的を考えることから始めましょう。

    情報共有の目的例

    できる限り迅速に顧客の要求に応じたい
    ノウハウを浸透させ、互いのスキルを高めたい
    誰が何をしているのか、プロジェクトの状況を伝えたい
    組織としての課題と、その解決策を提案したい

    目的別に情報を整理し、必要な相手にだけ情報を送りましょう。「責任の所在を分散させたい」など、自分勝手な理由ではいけません。そもそも送る相手にとって必要な内容でなければ、わざわざ情報共有をする意味はないのです。

    また急を要する場合でないのなら五月雨式にメールを送りつけたりせず、一定期間の情報を分かりやすく整理してから相手に伝えましょう。「どうすれば正確かつシンプルに伝えることができるのか」をしっかりと考えて共有することが大切です。

    情報漏えいのリスクを軽減する

    情報共有のなかでも特に顧客情報は、お問い合わせフォームなどから取得したものを除けば、守秘義務契約を結んでお預かりするものですから、厳重に取り扱わなければいけません。外部だけでなく内部への情報漏洩にも配慮する必要があり、知らせる必要がない人には共有するべきではありません。

    メールで顧客情報を共有した相手が誤って別の相手に転送する危険や、メールソフトが自動で行う全文引用により拡散される危険性もあるのです。その場合、無駄に多くのアドレスをCCに入れた送信側の責任が大きく問われます。常に情報漏洩のリスクを頭に入れながら、細心の注意を払う必要があります。

    例えば、顧客情報をメールに記載する必要があるのなら「お客さまの情報が含まれています」と明示し、受信者側にも注意を促さなくてはいけません。場合によっては顧客の名前は出さず、金融のA社、代理店のB社など、案件を知っているもの同士だけが理解できる呼び方で情報を共有するといった事前の対策を取りましょう。

    情報共有の取捨選択のポイント まとめ

    メールなどを活用し、無駄な会議を減らす
    安易にCCを使用せず、必要な相手にだけ情報を送る
    目的を明らかにし、その解決のためだけに情報共有を行う
    顧客情報の拡散を防ぐために細心の注意を払う

    クラウドで情報共有するメリット

    会議やメールなどを中心とした情報共有の最適化には個々の意識改革が必要です。簡単にはいかないものですが、クラウドを上手に活用すれば、社内中から集約させた情報をどのような場所からでも一元管理することができます。

    情報共有の取捨選択にお悩みであれば、グループウェアや社内ポータルの導入が最適です。あらかじめ決められた項目に沿って各担当者が必要な内容だけを入力し、クライアント証明書を持つ関係者だけが閲覧できる環境を作るなど、クラウドを利用することで、顧客や要件に合わせたシステムを構築してはいかがでしょうか。

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