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メール誤送信を防ぐ具体的な対策5つ!原因と事例を知ってリスクを減らそう

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この記事の内容

    よくあるビジネスメールの誤送信例

    メール誤送信の例としては、おもに次のようなものが挙げられます。

    宛先ミス

    アドレス帳から別人のアドレスを選んでしまっていた、メルマガ送信の際「To」にすべての宛先を入れてしまい、受信者に送信先が丸見えになってしまったなど。

    添付ファイルミス

    送るべきファイルやデータとは、別のものを添付していたなど。

    文面ミス

    書きかけのまま送信してしまったなど。

    このようなメールの誤送信は、送信相手の心証を悪くするだけでなく、社会人や企業としての信頼を失い、取引停止や情報漏洩による損害賠償請求といった事態を引き起こしてしまう可能性もあります。

    ◎あわせて読みたい|メールを誤送信したときに直ちにすべきこと

    メールの誤送信を防ぐための対策5つ

    では、どうすればメールの誤送信を防ぐことができるのか。具体的に5つの対策方法をご紹介します。OutlookやGmailでの設定方法も、併せてご紹介します。

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    ①メール送信前のチェックリストを作成する

    メール誤送信による情報漏洩漏を防ぐため、以下のようなチェックリストを作成しましょう。決められた手順を踏むように徹底することで、誤送信が起こりにくくなります。

    実施タイミング

    チェック内容

    本文作成後

    会社名・送信先の氏名、商品名などの固有名詞に間違いはないか

    日付や金額などの数字情報に誤りがないか

    リンク先URLは間違っていないか(リンク先を開いて確認)

    連絡先(電話番号、メールアドレス、署名など)が誤りなく記載されているか

    誤字脱字がないか

    文章表現が適切にされているか

    機種依存文字が含まれていないか

    略称や専門用語など、相手に分かりにくい言葉が含まれていないか

    不適切な表現が含まれていないか(差別用語 など)

    送信直前

    メールの宛先や配信リストに間違いはないか

    件名が空欄になっていないか

    差出人のアドレスに誤りはないか

    相手先のアドレスに誤りはないか

    添付ファイル等の送付物・データは間違えていないか

    To・CC・BCCの設定は適切か

    送信後

    送信エラーは発生していないか

    文字化けや崩れはないか

    個人情報等の差し込みは適切に行われているか

    会社名や氏名等の後に、漏れなく正しい敬称が記載されているか

    ファイル等の添付漏れはないか

    ②第三者によるチェックをする

    メールを送信する前に、宛先・本文・添付ファイルを社内の第三者が確認してから送信することで、メールの誤送信防止につながります。また、「Cc」に関係者のアドレスを入れておけば、万が一誤送信した際、早期発見につながります。

    ③宛先のオートコンプリート機能を無効にする

    宛先で名前やメールアドレスを入力し始めると、候補を表示してくれるオートコンプリート機能ですが、ここで誤った宛先を選んでしまうというケースは多いようです。オートコンプリート機能を無効にすることで、宛先ミスのリスクを減らすことができるでしょう。

    Outlookでの設定方法

    1. Outlookを起動する
    2. 「ファイル」タブを開いて「オプション」をクリックする
    3. Outlookのオプションが開いたら、メニューから「メール」を選択する
    4. 「メッセージの送信」画面が開いたら、「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外す
    5. 「OK」をクリックすれば完了

    ※2021年5月14日時点

    Gmailでの設定方法

    1. Gmailを開く
    2. 設定(歯車マーク)をクリックし、「全ての設定を表示」を選ぶ
    3. 全般タブを開き、「連絡先を作成してオートコンプリートを作成」で「手動で連絡先を追加する」と選択する
    4. 画面最下部にある「変更を保存」をクリックして完了

    ※2021年5月14日時点

    ④送信メールを一時保留する

    使用するメーラーにもよりますが、ビジネスでの利用率が高いGmailやOutlookなどには、メールの送信を一時的に保留し、ミスに気付いたときに送信を取り消すことができる機能があります。

    宛先や添付ファイルのミスに気付いたときに、すぐに送信を停止すれば誤送信を防ぐことができるため、こうした機能も活用してみましょう。

    Outlookでの設定方法

    1. Outlookを起動する
    2. 「ファイル」タブを開いて「オプション」をクリックする
    3. Outlookのオプションが開いたら、メニューから「詳細設定」を選択する
    4. 詳細設定にある「送受信」の「接続したら直ちに送信する」のチェックを外す
    5. 「OK」をクリックして完了

    ※2021年5月14日時点

    Gmailでの設定方法

    1. Gmailを開く
    2. 設定(歯車マーク)をクリックし、「全ての設定を表示」を選ぶ
    3. 全般タブを開き、「送信取り消し」で取り消せる時間(秒)を設定する
    4. 画面最下部にある「変更を保存」をクリックして完了

    ※2021年5月14日時点

    ⑤誤送信対策システムを導入する

    大手企業による情報漏洩事件が続いたことなどを背景に、セキュリティに対する意識がより高まった結果、メールの誤送信対策を積極的に行う企業が増えました。それに伴って、さまざまな誤送信対策システムやサービスが登場しています。

    誤送信対策システムで利用できる機能には、送信時の宛先確認機能、添付ファイルの自動暗号化機能、送信メールの一時保留機能、上長やリーダーによる承認機能といったものがあります。

    これまでご紹介した対策だけでは、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しく、誤送信防止のためのチェック作業は、業務の中でも大きな負担となってしまいやすいという課題があります。

    宛先確認機能や添付ファイルの自動暗号化機能などを備えた誤送信対策システムを導入すれば、こうした課題を解決することができるでしょう。また、誤送信対策システムは、編集や閲覧権限などの設定が手軽にできるものも多くあります。

    システム導入にあたってコストは発生しますが、情報漏洩による損害賠償などのリスクを考慮すれば、得られるメリットは大きいといえるでしょう。

    同じ問い合わせに複数の担当者が対応、一斉送信をBCCではなくCCで行ってしまった...メールの誤送信をどう対策すればいいの?

    メールの誤送信のリスク

    "友人や家族間では大きなトラブルには発展しにくいメールの誤送信ですが、ビジネスメールとなるとさまざまなリスクが発生します。

    ここでは、メールの誤送信によって引き起こされる可能性があるトラブルについて、「個人情報漏洩」と「機密情報漏洩」の2つに分けて見ていきましょう。

    個人情報漏洩

    宛先ミスや添付ファイルのミスといったメールの誤送信によって、社外の人の個人情報を他人に知らせてしまうことは、すべて個人情報漏洩といえます。

    特に、顧客リストやイベント参加者の個人情報などをまとめていたデータを誤送信してしまうと、一度に大量の個人情報を漏洩させてしまうことになります。

    機密情報漏洩

    機密情報には、自社で開発中の極秘の商品情報や研究データ以外にも、一般公開されていないデータや情報なども含まれます。そのため、商品の研究開発や広報に携わる人は、特にメールの誤送信には注意し、対策をとらなければなりません。

    また、自社だけでなく、他社の機密情報を漏らしてしまうメール誤送信のケースもあります。

    誤送信防止にも役立つメールワイズ

    ここまで、メールの誤送信について、その原因や対策をご紹介してきました。

    誤送信による情報漏洩を防止するためには、運用ルールの設定と、システムによる対策の両方を実施することが効果的といえるでしょう。

    サイボウズが提供するメール共有システム 「メールワイズ」には、複数人でメール対応する際の誤送信防止やメール管理に役立つ、次のような機能が備わっています。

    • メールの処理状況を一覧画面で確認できるため、複数人のメール対応における誤送信や二重送信の防止に役立つ
    • 1通ずつToを使った個別メールを送信することで、一斉配信ミスによるメールアドレス漏洩を防ぐ
    • 担当者ごとにメールの閲覧や編集などを制限する設定ができる
    • アクセス権を細かく設定でき、上長やリーダーがチェック&承認して送信することも可能

    誤送信対策システムには、提供する企業によってさまざまな機能を搭載しているため、自社の状況や課題に合わせて、最適なシステムやプランを選ぶことをおすすめします。

    複数人でのメール対応で誤送信や二重送信を防止・対策したい

  • ・同じ問い合わせに複数の担当者が対応してしまい、二重送信になることがある。
  • ・一斉送信をBCCではなくCCで行ってしまい、顧客のメールアドレスが漏洩してしまった。
  • ・メール配信の停止を希望していた顧客に、誤ってメールを配信してしまった。
  • 「メールワイズ」には上記の課題を解決できる機能があります。

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