メールワイズ by サイボウズ

仕事効率化を図るための3カ条

業務効率化
「仕事効率化を図るための3カ条」のアイキャッチ画像
この記事の内容

    目先のことだけを考えた効率化はNG

    仕事の効率化は大多数のビジネスマンにとって重要課題のひとつ。しかし、目先の数字を追い求めることだけを考えた効率化は、自分の成長を妨げる障害になりかねません。

    また作業時間を短縮するだけでは、手抜きと受け取られることがあり、周りの評価にも結びつきにくいでしょう。最も理想的なのは、新しい付加価値を提案、提供するための効率化です。

    そこで今回は、仕事のスキルと付加価値の想像力を育みながら、効率化を図るための3カ条をご紹介します。

    1カ条目。"作業"と"仕事"の違いを明確にすること

    効率化を図る前に、まずは"作業"と"仕事"を切り離して考えましょう。"作業"とは与えられた指示に従って動くこと。上司や顧客に言われるがまま働くことも"作業"のひとつです。

    新しい付加価値を生み出すことには繋がりませんが、大胆に効率化を図ることができます。例えば、事前に雛形を用意して同じ"作業"を繰り返せば、精度やスピードは向上していくもの。管理体制さえ整えれば誰が行っても大きな差は生まれにくいので、外部に任せてしまうのもひとつの手段です。

    ある意味プログラムに沿って動くだけですから、この先"作業"は今以上に機械任せになるでしょう。

    一方、"仕事"とは自らの頭で考えながら働くこと。「どうすればより良いサービスが提供できるか」「問題を解決するためには何が必要か」などと考えを巡らせて行動に移せば、それは"仕事"です。試行錯誤を繰り返すことは効率化とは反しますが、それを無駄なこととして切り捨てると、後で後悔することになるでしょう。

    2カ条目。潜在的ニーズに応える"仕事"をすること

    最初は"仕事"として取り組んでいた内容が、日々繰り返すことでルーチン化し、気付けば"作業"に変わっているケースもあるでしょう。頭の中で凝り固まった流れに沿って働くだけでは自分の成長にもつながりません。

    さらに"仕事"が"作業"に変わり付加価値を生み出せなくなったことは、段々と周囲にも伝わるはずです。

    imgWrap01

    また、上司や顧客が求めていない要素にこだわって時間を費やすことも"仕事"とは言えません。いかに上司や顧客と価値観を共有できているか、同じ目線で「不満や不安」を理解できているのかが重要です。

    表面的な要求に応えるだけでは"作業"であり、相手の「不満や不安」から潜在的なニーズを探り出せてこそ"仕事"です。それが「より早く、より数字を」という要求であれば"作業"の効率化を図るのも"仕事"のひとつ。

    知恵、工夫、技術を駆使して、上司や顧客の潜在的ニーズを満たすことが"仕事"で最優先するべきことなのです。

    3カ条目。"仕事"のために"作業"を効率化すること

    上司や顧客からのニーズがなくとも"作業"の効率化は大切な"仕事"のひとつ。なぜなら空いた時間を"仕事"に費やすことができるためです。

    そこで重要なのは、これまで行っていた"仕事"を増やすのではなく、未経験の"仕事"への挑戦。新しいスキルが身につくうえに、知識や経験の幅が広がることで、これまでにないアイデアを生み出しやすくなるでしょう。つまり上司や顧客の潜在的ニーズを満たす、新しい付加価値の提案、提供に繋がるのです。

    imgWrap01

    ひとつの"仕事"に縛られず全体を俯瞰して見る視野を手に入れれば、さらに"作業"の効率をアップさせるアイデアも閃くでしょう。複数の作業指示を的確に出す、優れた管理能力を身につけることにも繋がるはずです。

    つまり"作業"を効率化して楽をするのではなく、空いた時間を未来に投資をすることで"仕事"の効率化を図るということ。遠回りな道のりのようにも感じますが、今も昔も結局は「急がば回れ」の精神が大切なのです。

    チームでのメール対応の悩みを
    大幅に減らす方法とは?
    OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

    あなたにおすすめの記事

    • 「仕事効率化を図るための3カ条」のサムネイル
      【保存版】謝罪メールのシーン別文例集と書き方のポイント
    • 「仕事効率化を図るための3カ条」のサムネイル
      【文例付き】正しい日程調整メールの書き方とポイント(候補日提示、返信方法も)
    • 「仕事効率化を図るための3カ条」のサムネイル
      メール整理を徹底して、マイデータベースとして活用する方法
    • 「仕事効率化を図るための3カ条」のサムネイル
      お問い合わせへの回答は「ファンレター」――freeeユーザーサポート