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テレワークで生産性を上げるコツは?課題と対策のポイントを解説

業務効率化
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テレワークで生産性は上がる?それとも下がる?

働き方改革が推進されつつある昨今、注目を集めているのがテレワークです。しかし、「テレワークを導入すると、生産性は上がるの?」「むしろ生産性が落ちてしまうのでは?」といった懸念や不安の声をよく聞きます。

どうすればテレワークで生産性を上げることができるのでしょうか。ここでは、テレワークの生産性に関する問題点と対策のほか、生産性を向上させるためのツールをご紹介します。

テレワークが生産性向上を妨げる理由

従業員の立場としては、テレワークの導入によって通勤時間がなくなり、ワークライフバランスの向上につながるというメリットがあります。一方では、「自宅だとなかなか集中できない」という声も多く聞かれます。

まずは、テレワークにおいて生産性向上を妨げる3つの理由をピックアップしましょう。

1 テレワークをしている従業員の業務管理が難しい

テレワークを導入する際、マネージャーにとって悩ましいのは「どうやって業務管理をするか」という問題です。従来のオフィスワークであれば、「◯時に業務開始」「お昼休みは◯時から」「終業は◯時」と共通したスケジュールで動いていきます。しかし、テレワークでは、各スタッフが個々でスケジュール管理をすることが多く、職場全体でスケジュールを一元管理することができない場合もあります。

一方、従業員側からすると、自分でスケジュール管理しなければならないため、「一人だとなかなか集中できない」「ついサボってしまう」といったデメリットが発生します。その結果、長時間労働になり、生産性が低下してしまうこともあるでしょう。

2 コミュニケーション不足によるチームワークの低下

テレワークを導入すると、従業員同士で顔を合わせて話す機会が減ります。メリットとしては「業務と関係ない私語がなくなる」「無駄な会議や打ち合わせが減る」といった点が挙げられます。その半面、ほかの従業員とのコミュニケーションが減り、チームワークが低下してしまうデメリットもあるでしょう。

ちょっとした相談がしづらい、細かい情報が共有できないなど、目に見えないレベルの弊害が起こることで、チームとしての一体感を失ってしまうかもしれません。

3 仕事環境が整わない

オフィスは、机や椅子など、仕事に適した環境が整っています。しかし、テレワークで自宅勤務となると、リビングの机で仕事をしたり、椅子が硬く腰や肩に負担がかかったりして、体に悪影響が出るかもしれません。

テレワークによって仕事がしづらい環境になると、心理的にもストレスが溜まり、生産性が低下する可能性があります。

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テレワークで生産性を上げるための方法

テレワークは、デメリットだけではありません。総務省が2018年に発表した「平成29年 通信利用動向調査」によると、労働生産性を向上させる目的でテレワークを導入した企業のうち28.5%が「非常に効果があった」、53.6%が「ある程度効果があった」と回答しています。

では、どうすればテレワークで生産性を上げることができるのでしょうか。3つのポイントを解説します。

1 テレワークでもきちんとスケジュール管理する

テレワーク勤務となると、マネージャーの監視が薄くなり、ついダラダラと仕事をしてしまうかもしれません。たとえ自宅であっても、きちんと1日のスケジュールを立て、そのとおりに実行する必要があります。もちろん、お昼ご飯や休憩の時間も考慮に入れなければいけません。

一方で会社側としては、従業員の自己管理に任せるだけでなく、生産性を上げるための対策を講じることが大切です。具体的には、「1日の成果や進捗状況の報告を義務づける」「フレックスタイム制を導入する」といった方法があります。

2 情報共有のルールを定める

テレワークの生産性を考える上で重要なポイントとなるのが、顧客対応です。テレワークを導入することで顧客に迷惑がかかるような事態は避けなければなりません。具体的には、下記のような不具合を想定しておく必要があります。

  • 誰がどの案件に対応しているのか、把握しづらい
  • 進捗状況がわからず、対応が重複してしまう
  • 顧客対応のレベルがまちまちで、ノウハウが共有できない
  • 情報が個別に管理され、検索しづらい

これらに共通するポイントは、チーム内や部門間での情報共有です。ウェブ会議で業務報告をする時間を設けたり、チームで定期的にミーティングをしたりするなど、社内で情報共有するためのルールを定めるといいでしょう。

3 ITツールを活用する

テレワークでは、対面でのコミュニケーションがとれず、情報共有がしづらいというデメリットがあります。それを補うためには、ITツールを活用することが有効です。

具体的には、ウェブ会議システム、ビジネスチャット、勤怠管理システム、スケジュール管理ツールなどが挙げられます。

ただし、ITツールを導入すれば必ず生産性が向上するとは限りません。各スタッフからの情報発信量を増やして、情報の共有を強化するなど、ハード面とソフト面をセットで運用していく必要があります。自社に合ったツールを検討した上で、有効活用するためのルールを決め、従業員へ浸透させるよう努力しましょう。

「メールワイズ」がテレワークの生産性向上という観点で優れているポイント

テレワークで生産性を上げようとするときに問題となるのが、メールのやりとりです。通常のオフィスワークでは、それぞれの端末で個別にメール対応しているケースが多いでしょう。しかし、テレワークとなると、「新規顧客からのメールをどう割り振ればいいのか」「対応履歴がわからず、引き継ぎが難しい」といった問題が発生します。

そこで有効となるツールが、サイボウズが提供する「メールワイズ」です。メールワイズがテレワークの生産性向上という観点で優れているポイントを3つご紹介しましょう。

チーム内の進捗状況が把握しやすい

メールワイズは、共通のアドレスに送られたメールを、チームメンバーで管理できるツールです。複数のメンバーで分担することができるため、大量のメールが届いても迅速な対応が可能です。

また、メールごとに担当者を割り振ったり、対応状況を示す「ステータス」を設定したりすることができます。誰がどのメールに対応しているかすぐに把握でき、「処理中」や「送信済み」などの状況も見られるので、チーム内での情報共有がしやすくなります。

メール対応の品質向上

テレワークを実施すると、同じチームであっても担当者ごとに返信内容が異なり、メールの品質にばらつきが生じる可能性があります。

その点、メールワイズには「コメント」機能があるため、担当者間で対応のばらつきを指摘、修正することができます。それにより、クオリティの低い対応によるクレームの発生を防ぎ、生産性の向上に役立ちます。

また、過去のメールのやりとりがすべて残るため、ベテランによる良質な対応をアレンジすれば、メール対応の品質アップにもつながるでしょう。

顧客データや対応履歴などの情報を一元管理できる

テレワークでベテランから担当を引き継ぐ場合、顧客とのやりとりがわからず困ってしまうケースがあります。また、個人のPCにメールが蓄積されており、顧客情報や対応履歴など、データの引き継ぎが難しい場合もあるでしょう。

メールワイズは、「アドレス帳」で顧客情報を一元管理できるため、引き継ぎも簡単です。メールの履歴だけでなく電話や訪問の履歴も書き込むことができるため、過去にどのような対応をしていたのか、効率的に把握することができます。

適切に運用すれば、テレワークでも生産性を上げられる

テレワーク導入にあたっては、戸惑うことが多々あるかもしれません。しかし、適切な運用を意識すれば、デメリットを最小限にとどめ、生産性を向上させることが可能です。

業務管理や情報共有の仕方など、社内のルールを定めるとともに、ITツールを活用してテレワークの定着および生産性向上を目指しましょう。

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