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営業の情報共有が重要な理由とメリット、簡単に実践可能な方法とは

業務効率化
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個人プレーの営業は行き詰まる?

営業活動は、社内や外部のチームを問わず、個人プレーになりがちというイメージが強いかもしれません。しかし、営業チームにおける情報共有は、チーム全体の生産性アップや業務効率化のためにも重要です。

ここでは、営業チーム内での情報共有が重要である理由や、情報共有のコツをご紹介します。また、メールを使ってスムーズに情報共有を行う際のポイントについても見ていきましょう。

営業チームで情報共有を行うことのメリット

まずは、営業チームにおける情報共有を行うメリットをご紹介します。

1 属人化しがちな情報を全員で共有・把握できる

営業は、部署やチーム単位でくくられていたとしても、日々の顧客とのやりとりは個人活動になりがちです。そのため、案件ごとの状況や、営業活動によって得られたノウハウは、情報共有を行わなければ個人だけが管理することとなり、属人化の原因にもなってしまいます。

顧客と担当者それぞれの状況や課題がチーム内で共有されることで、チーム全体の課題や必要な対策なども見えてくる上、急な担当者変更や新人教育の際にも役立ちます。特に、ベテランの営業担当のノウハウを共有することは、教育面でも大きなメリットがあります。

情報共有を習慣づけておけば、担当者間の連携が必要となった場合もスムーズに進められるでしょう。

2 営業プロセスが可視化される

日頃から顧客との対応履歴を共有しておくことで、各営業担当者の営業プロセスが可視化されるようになります。

結果だけの業務報告では、適切な営業アプローチができていたのか、どのようなノウハウがその結果につながったのかといった、営業活動の過程をマネージャーは知ることができません。

対応履歴をチーム間で共有すれば、仕事の結果だけでなくプロセスも見えるため、各営業担当者に対して、より適切な評価ができるようになるのです。

3 効率的に報・連・相できるようになる

訪問などで外出の多い営業職は、上司やほかの担当者と直接話をする機会も限られてきます。直接話ができる時に、一から状況を説明したり、あらためて資料を用意したりすることは非効率的といえます。

そこで、常に顧客との対応履歴を残したり、情報共有を習慣づけておいたりすることで、効率的かつ円滑な報・連・相ができるようになります。

4 業務効率化につながる

営業チーム内でチャットツールなどを活用し、情報共有のログを残しておけば、担当者が後から確認したいときや、業務の引継ぎをする際も、すぐに閲覧することができます。

また、共有した情報を蓄積して、ほかの担当者がいつでも検索できる状態にしておけば、過去のデータを探す時間も減り、結果的に業務効率化にもつながるでしょう。

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情報共有に重要なポイント

日頃からチーム間で情報共有をするにあたって重要なのは、「情報共有がしやすい環境であること」と「情報を活用しやすい環境であること」の2つです。

そのためには、情報共有のためのシステムやツールの操作性の良さを重視しましょう。担当者に負担がかからず、情報共有のモチベーションが保てるツールであることが大切です。チーム単位で扱えるメールシステムやグループウェアなどの導入がおすすめです。

また、見たい情報をすぐに検索できたり、蓄積した情報を過去のデータとして活用するための分析機能などを備えていたりすると、より便利な情報共有ツールとなります。

例えば、営業担当者間で引継ぎがあった場合に、その顧客と前任の過去の対応履歴をすぐに検索できれば、顧客の現状や営業ノウハウなどもスムーズに知ることができます。

検索機能や分析機能の優れているツールであるほど、営業チーム全体の情報共有に対するモチベーションが高まり、さまざまな情報がきちんと蓄積されていくようになるでしょう。

メールを使った情報共有のコツ

各企業の事情によっては、情報共有ツールを導入できない場合があります。その際に、メールを活用して、営業チーム内で情報共有をしたい場合もあるでしょう。ここでは、メールしか手段がなかった時に情報共有を行うポイントをご紹介します。

グループアドレスを作る

情報共有専用のグループアドレスを作成することがおすすめです。

グループメールならば、1つのメールを起点に複数人で情報共有やコミュニケーションができる上、そのメールへの返信も、グループメンバーで共有することが可能です。

件名や情報共有のフォーマットをルール化する

情報共有メールを作成する負担を軽減し、時短につなげるためにも、件名や本文をフォーマット化することもポイントです。フォーマット化しておくことで、わかりやすい文面になるだけでなく、情報をもれなく共有することにもつながります。

情報共有メールをフォーマット化するにあたってのポイントは次のとおりです。

  • 共有する内容は件名で要約する

営業担当者の場合、1日にやりとりするメールの数も多いはず。メール11通をじっくりと読む時間は取れないため、件名を見て丁寧に読むべきメールの優先順位をつけているという方もいるでしょう。

そのため、情報共有メールも、忙しい人でもある程度は内容を把握できるよう、件名で内容を要約しておくことが大切です。

「◯◯(顧客名)の進捗について」「△△の引継ぎの件」など、必ず読んでほしい担当者がいる場合は顧客名や案件名などを記載した上で、簡潔な件名を心掛けましょう。

  • 内容は本文で簡潔にまとめる

共有する内容のまとめ方も重要です。情報共有メールでは、本文も簡潔かつわかりやすくまとめるように意識しましょう。

長々とした文章にはせず、案件ごとに箇条書きにすることでも読みやすくなるため、ルール化の際にフォーマットを工夫してみることをおすすめします。

情報共有ツールとしてもおすすめのメールワイズ

サイボウズが提供するメール共有システムのメールワイズは、チーム内におけるメール管理だけでなく、情報共有ツールとしてもご活用いただけます。

アドレス帳が顧客情報の共有に役立つ

メールワイズのアドレス帳は、各顧客の情報を記録しておき、ほかの担当者が閲覧することが可能です。メール・電話・訪問それぞれの対応履歴も残せるため、過去のやりとりをまとめて共有したい場合にもおすすめです。

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メールワイズのアドレス帳では、お客様とのやりとりが一画面に集約されるので、お客様や取引先の状況をもれなく把握できます。

メンバー同士のやりとりを手軽にできるコメント機能

メールワイズは、メール1通ごとにコメントを残すことも可能です。コメント機能を使えばリアルタイムで情報の補足や確認の返信、アドバイスなどができるため、複数のメンバーで情報共有を行う際に重宝します。

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対応履歴を使ってベテランの対応を学べる

過去のメールのやりとりが蓄積されるメールワイズなら、情報共有や管理の手間が軽減されるだけでなく、ベテランの担当者のノウハウを学ぶこともできるようになります。

特定の顧客や事例への対応方法を、キーワード検索で探し当てることもできるでしょう。ベテランのメール文面をテンプレートとして保存しておけば、メール対応の品質向上にもつながります。

情報共有のリスクも低減

メールワイズで管理する情報は、サーバーまたはクラウド上に蓄積されます。担当者は、ウェブブラウザから閲覧することになるため、PCの入れ替えや担当者変更が発生しても、スムーズに情報を引き継ぎ、閲覧することができます。

個人情報や顧客情報は分散されずにまとめて管理されるため、複数人で情報を取り扱う際の情報漏洩のリスクも低減されます。

まずは営業チームにおける情報共有の体制づくりを

営業チーム内で情報共有を継続し、属人化を防ぐことで、営業チーム全体の営業力や売上アップにつながり、業務効率化というメリットも得られるでしょう。

情報共有の習慣をつけるためにも、まずは情報共有によるメリットをメンバーに伝えつつ、情報共有ツールの導入および定着を目指しましょう。

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