メールワイズ by サイボウズ

営業の社内情報共有の目的とメリット、営業支援ツール活用のコツ

業務効率化
「営業の社内情報共有の目的とメリット、営業支援ツール活用のコツ」のアイキャッチ画像
この記事の内容

    個人プレーの営業は行き詰まる?

    営業活動は、社内や外部のチームを問わず、個人プレーになりがちというイメージが強いかもしれません。しかし、営業チームにおける情報共有は、チーム全体の生産性アップや業務効率化のためにも重要です。

    ここでは、営業チーム内での情報共有が重要である理由や、情報共有のコツをご紹介します。

    営業における情報共有とは

    日々の仕事を行う上で、それぞれの従業員は多くの情報を扱うことになります。これらの情報を個人的に管理するのではなく、チーム内や部署内、社内など、情報を必要とする範囲内で共有し、業務に役立てていくというのが、ビジネスにおける情報共有です。

    案件情報や請求情報、顧客情報などはもちろん、過去のトラブル事例やノウハウ、売上情報など、幅広い情報を社内で共有することで、業務改善や業務効率化に役立てていくことができます。

    こうした情報共有は、従来はメモ書きや台帳、対面での報告などによって行われましたが、近年では、ITツールによって行われることが多くなっています。

    営業チームで情報共有を行うことのメリット

    まずは、営業チームにおける情報共有を行うメリットをご紹介します。

    1 属人化しがちな情報を全員で共有・把握できる

    営業は、部署やチーム単位でくくられていたとしても、日々の顧客とのやりとりは個人活動になりがちです。そのため、案件ごとの状況や、営業活動によって得られたノウハウは、情報共有を行わなければ個人だけが管理することとなり、属人化の原因にもなってしまいます。

    顧客と担当者それぞれの状況や課題がチーム内で共有されることで、チーム全体の課題や必要な対策なども見えてくる上、急な担当者変更や新人教育の際にも役立ちます。特に、ベテランの営業担当のノウハウを共有することは、教育面でも大きなメリットがあります。

    情報共有を習慣づけておけば、担当者間の連携が必要となった場合もスムーズに進められるでしょう。

    2 営業プロセスが可視化される

    日頃から顧客との対応履歴を共有しておくことで、各営業担当者の営業プロセスが可視化されるようになります。

    結果だけの業務報告では、適切な営業アプローチができていたのか、どのようなノウハウがその結果につながったのかといった、営業活動の過程をマネージャーは知ることができません。

    対応履歴をチーム間で共有すれば、仕事の結果だけでなくプロセスも見えるため、各営業担当者に対して、より適切な評価ができるようになるのです。

    3 効率的に報・連・相できるようになる

    訪問などで外出の多い営業職は、上司やほかの担当者と直接話をする機会も限られてきます。直接話ができる時に、一から状況を説明したり、あらためて資料を用意したりすることは非効率的といえます。

    そこで、常に顧客との対応履歴を残したり、情報共有を習慣づけておいたりすることで、効率的かつ円滑な報・連・相ができるようになります。

    4 業務効率化につながる

    営業チーム内でチャットツールなどを活用し、情報共有のログを残しておけば、担当者が後から確認したいときや、業務の引継ぎをする際も、すぐに閲覧することができます。

    また、共有した情報を蓄積して、ほかの担当者がいつでも検索できる状態にしておけば、過去のデータを探す時間も減り、結果的に業務効率化にもつながるでしょう。

    71-1.jpg

    営業チーム内で共有すべき情報

    営業活動を行う上で得られるさまざまな情報のうち、特にチーム内で共有しておくべき情報には、「案件情報」「顧客情報」「トラブル事例・成功事例」といったものが挙げられます。

    案件情報

    案件情報とは、個別の案件に関する情報です。顧客や商材、金額といった基礎的な情報だけでなく、いつ、どのようにアプローチをかけたのか、商談がどのフェーズにあるのかといった点についても、細かく情報を蓄積していきます。

    このような案件情報の共有は、担当者不在の際の顧客対応や、担当者の引継ぎにも役立ちますし、データを蓄積していくことで、受注や失注の原因分析などにも活用できます。

    顧客情報

    顧客情報は、顧客の請求情報や担当者、決裁者、過去の商談履歴といった情報です。担当者の異動などの情報も素早く社内共有することが大切です。

    顧客情報がチーム内で共有・管理されていれば、担当者が変わっても引継ぎ漏れの心配がなく、安定的なサービスを提供できます。

    トラブル事例・成功事例

    トラブル事例や成功事例についても、チーム内で共有して将来の商談に活用していきましょう。

    顧客別の注意喚起や営業ノウハウだけでなく、「この業界ではこういったニーズが高い」「この部分を手厚くフォローすることで受注に結び付いた事例がある」といった情報も広く共有することで、営業チーム全体の知見の底上げにつながります。

    情報共有で考えられる障壁

    情報共有のためには、一部の人だけでなく、すべての従業員が同じ意識を持って取り組む必要があります。情報共有を確実に進めるために、障壁となりうる事柄について知っておきましょう。

    情報共有の範囲やルールが不透明

    ただ漠然と「顧客の情報は共有するように」と通達するだけでは、「何を共有すべきか」の判断が個々人によって変わってしまったり、判断に迷って余計な時間を費やしたりすることになります。

    どのような情報を、いつ、どのように共有するのか、ルールを策定・周知することが大切です。

    情報共有に対する抵抗感

    これまでの営業活動で培ってきたノウハウや、自分が入手した顧客情報を他者と共有するのに、人によっては抵抗を感じる可能性もあります。このような抵抗感があると、情報を秘匿しようとしたり、ネガティブな気持ちで情報共有を行ったりすることになります。

    個人が情報を占有して成績を上げることよりも、チーム全体で情報を共有して売上を底上げしていくことにメリットを感じられるような評価制度に見直すといった、対策が必要です。

    情報共有のための労力・時間的コスト

    自分が得た情報を共有するためには、何らかの方法で情報伝達をする必要があります。どのような方法で共有を行うのかは、企業によって異なりますが、多くの労力や時間をかける方法を採用してしまうと、本来の業務を行うための時間が圧迫されてしまうおそれがあります。また、「時間がない」「面倒」といった理由から、情報共有が進まない可能性も出てきます。

    これを解決するためには、無理なく情報共有ができるツールを利用する必要があります。次の項目で詳しくご説明します。

    情報共有にはツールを使うのが有効

    日頃からチーム間で情報共有をするにあたって重要なのは、「情報共有がしやすい環境であること」と、「情報を活用しやすい環境であること」の2つです。

    そこで役立つのが、情報共有に役立つツールです。

    情報共有ツールとは?

    情報共有のためのツールとは、従来、メモや口頭、個別メールなどで行っていた情報共有を、より便利に行うためのシステムです。

    チーム単位で扱えるメール共有システムやグループウェア、営業支援システムといったツールを活用することで、より簡単に、必要な範囲内に限定して情報を共有することができます。

    情報共有ツールを利用するメリット

    情報共有ツールを利用することで得られるおもなメリットは、下記のとおりです。

    • 情報共有スピードの向上と、検索機能や管理機能の活用による業務効率化
    • 確実な情報の共有と蓄積、伝達漏れの防止
    • 情報の属人化防止
    • 安定的なサービスの提供による顧客満足度の向上

    適した情報共有ツールを活用することで、チーム全体の持つ情報量を増やし、必要なときに必要な情報を簡単に引き出せるようになります。

    さらには、業務効率の改善や顧客満足度の向上といったメリットが期待できるでしょう。

    情報共有ツール選びのポイント

    情報共有のためのツールを選ぶ際には、どのように情報が共有されるのかという機能性だけでなく、ツールの操作性も重視してください。どれほど優れた情報管理ツールであっても、担当者に負担がかかるシステムでは、情報共有のモチベ―ションが保てなくなってしまいます。担当者が迷うことなく、簡単に操作できるツールを選びましょう。

    同時に、蓄積された情報の中から必要なデータをすぐに検索できる機能や、過去のデータの分析機能なども兼ね備えているツールであれば、情報を業務改善に活かしやすくなります。

    例えば、営業担当者間で引継ぎがあった場合に、その顧客と前任の過去の対応履歴をすぐに検索できれば、顧客の現状や営業ノウハウなどもスムーズに知ることができます。

    一方、自社の業務に必要のない機能が多数ついたツールを選んでしまうと、結局使わないシステムが多く、無駄になってしまうこともあります。自社が共有したい情報がどのようなもので、どんな管理をしていくべきなのかを意識した上でツールを選ぶことが大切です。

    71-3.jpg

    情報共有ツールとしてもおすすめのメールワイズ

    サイボウズが提供するメール共有システムの「メールワイズ」は、チーム内におけるメール管理だけでなく、情報共有ツールとしてもご活用いただけます。

    アドレス帳が顧客情報の共有に役立つ

    メールワイズのアドレス帳は、各顧客の情報を記録しておき、ほかの担当者が閲覧することが可能です。メール・電話・訪問それぞれの対応履歴も残せるため、過去のやりとりをまとめて共有したい場合にもおすすめです。

    70_01.png

    メールワイズのアドレス帳では、お客様とのやりとりが一画面に集約されるので、お客様や取引先の状況をもれなく把握できます。

    メンバー同士のやりとりを手軽にできるコメント機能

    メールワイズは、メール1通ごとにコメントを残すことも可能です。コメント機能を使えばリアルタイムで情報の補足や確認の返信、アドバイスなどができるため、複数のメンバーで情報共有を行う際に重宝します。

    70_02.png

    対応履歴を使ってベテランの対応を学べる

    過去のメールのやりとりが蓄積されるメールワイズなら、情報共有や管理の手間が軽減されるだけでなく、ベテランの担当者のノウハウを学ぶこともできるようになります。

    特定の顧客や事例への対応方法を、キーワード検索で探し当てることもできるでしょう。ベテランのメール文面をテンプレートとして保存しておけば、メール対応の品質向上にもつながります。

    情報漏洩のリスクも低減

    メールワイズで管理する情報は、サーバーまたはクラウド上に蓄積されます。担当者は、ウェブブラウザから閲覧することになるため、PCの入れ替えや担当者変更が発生しても、スムーズに情報を引き継ぎ、閲覧することができます。

    個人情報や顧客情報は分散されずにまとめて管理されるため、複数人で情報を取り扱う際の情報漏洩のリスクも低減されます。

    まずは営業チームにおける情報共有の体制づくりを

    営業チーム内で情報共有を継続し、属人化を防ぐことで、営業チーム全体の営業力や売上アップにつながり、業務効率化というメリットも得られるでしょう。

    情報共有の習慣をつけるためにも、まずは情報共有によるメリットをメンバーに伝えつつ、情報共有ツールの導入および定着を目指しましょう。

    よくある質問

    Q:情報共有とはどのようなものですか?

    ビジネスにおける情報共有とは、仕事上で取り扱う情報を個人的に管理するのではなく、チーム内や部署内、社内など、情報を必要とする範囲内で共有することです。

    案件情報や請求情報、顧客情報などはもちろん、過去のトラブル事例やノウハウ、売上情報など、幅広い情報を社内で共有することで、業務改善や業務効率化に役立てていくことができます。

    Q:営業チームで情報共有を行うことのメリットには、どのようなものがありますか?

    営業チームにおける情報共有を行うメリットは、おもに下記のようなものが挙げられます。

    • 属人化しがちな情報を全員で共有・把握できる
    • 営業プロセスが可視化される
    • 効率的に報・連・相できるようになる
    • 業務効率化につながる

    Q:営業チームで情報共有を行う場合、どのような情報を共有すべきでしょうか?

    営業チーム内で共有しておくべき情報には、「案件情報」や「顧客情報」といったものが挙げられます。案件情報は個別の営業案件に関する情報、顧客情報は顧客の請求情報や担当者、決裁者、過去の商談履歴といった情報を指します。

    また、「トラブル事例・成功事例」も共有することで、既存顧客に似た企業へのアプローチに役立つなど、営業チーム全体の知見の底上げにもつながります。

    チームでのメール対応の悩みを
    大幅に減らす方法とは?
    OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

    あなたにおすすめの記事

    • 「営業の社内情報共有の目的とメリット、営業支援ツール活用のコツ」のサムネイル
      【保存版】謝罪メールのシーン別文例集と書き方のポイント
    • 「営業の社内情報共有の目的とメリット、営業支援ツール活用のコツ」のサムネイル
      【文例付き】正しい日程調整メールの書き方とポイント(候補日提示、返信方法も)
    • 「営業の社内情報共有の目的とメリット、営業支援ツール活用のコツ」のサムネイル
      メール整理を徹底して、マイデータベースとして活用する方法
    • 「営業の社内情報共有の目的とメリット、営業支援ツール活用のコツ」のサムネイル
      お問い合わせへの回答は「ファンレター」――freeeユーザーサポート