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【メールワイズ活用紹介】メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.3

2015.8. 5

サイボウズのサポートセンターがお届けする第3回目の活用紹介です。

メールワイズをご利用中のユーザー向けに、もっと便利にご利用いただけるよう活用方法を紹介していきます。

 

前回はハンドラ―の負荷軽減として、Web サイトのメールフォームを利用している場合に活用できそうな方法を紹介しました。

 

→→メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.2はこちら

 

今回は、Web サイトのメールフォームではなく、非定型でメールが届く場合の工夫の仕方(【方法 C】)や、ハンドラ―が担当者を振り分ける過程で使えそうな小技を紹介します。

【方法 C】自動設定が難しくてもできる限り手間を省く

 

Web サイトのメールフォームではなく、非定型でメールが送られてくることもあると思います。そんな時でもハンドラ―の負荷を軽減する方法はあります。メールの内容をすべて見なくても担当者の判断ができる場合、メールワイズではメールの一覧画面から本文を一部表示できたり、担当者の設定ができたりします。

メールを 1 件ずつ開かなくても一覧画面のみで処理できるので是非利用してみてください。

 

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また、完璧な自動設定ができなくても、メール本文の内容から、ある程度難易度を設定できる場合があります。難易度別に対応するオペレーターが決まっているなら、自動設定した難易度を確認しながら、担当者の設定ができます。

 

■設定手順

1. メールワイズにログインし、画面右上「メールスペース▽」から「運用管理」を開く

2. 画面左部で設定したい該当の「メールアプリケーション名」をクリックした状態で、
 「基本設定」枠内の「メール項目」をクリックする

3.「追加する」をクリックする

4. メール項目の情報を設定し、[追加する] をクリックする

5. 追加した項目名横の「自動設定」をクリックする

6.「追加する」をクリックする

7. 自動設定条件を設定し、[追加する] をクリックする

 


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マニュアル:メール項目を設定する

マニュアル:メール項目の自動入力を設定する

 

設定後に受信するメールには難易度が自動設定されるので、メールの一覧画面上で、この難易度を参考に担当者を設定できます。もちろん、担当者が固定の場合は、「担当者の自動設定」に同じ条件を入力することで一気に担当者の設定まで行うことができ、ハンドラ―の手間がさらに軽減されます。

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ハンドラ―が使えるかも!?な小技紹介!

 

担当者を振り分けるまでの過程においてこんなことはありませんか?ハンドラ―が使えるかもしれない小技について、パターン別に紹介します。

 

 

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定型で回答できる内容については、事前にテンプレートを作っておくと便利です。テンプレートの自動選択もできるため、オペレーターがメールの返信画面を開いたときに、自動で挿入することも可能です。テンプレートは複数登録でき、さらに自動挿入するテンプレートを状況に応じて切り替えるように条件設定もできます。テンプレートを活用すると返信内容のチェックも楽になりますね。

 

"新"虎の巻をチェック!→テンプレート活用で標準化するスキルとスピードを向上させよう

 

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3-5.gif回答に一工夫してほしいメールなど、ハンドラ―の方針を伝えるとっておきの手段は、コメント機能です。メールごとにコメントを入力できます。入力したコメントは相手側に送信されないので、安心して使えます。

 

3-7.gifマニュアル:コメントを書き込む

 

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3-5.gifオペレーターに作成をお願いする前に別担当に確認が必要な内容については、他のユーザーへメールを通知する機能が便利です。各ユーザーに設定された個人のメールアドレス宛に通知できます。

 

確認を依頼するユーザーが常にメールワイズを見ているのであれば「確認者」に設定する方法がありますが、外出の多いユーザーや、個人メールアドレス宛への連絡の方が反応が早いユーザーについては、このメール通知が便利です。

 

■通知手順

1. メールワイズにログインし、通知したいメールの詳細画面を開く

2.「その他の操作」>「他のユーザーに通知する」をクリックする

3. 通知先やコメントを入力し、[通知する] をクリックする

 


3-9.gif

システム設定で通知機能が有効になっていること、および、各ユーザーに通知先となるメールアドレスが設定されていることが前提となります。

 

マニュアル:メールを他のユーザーに通知する

マニュアル:メールワイズ側の設定-システム管理者の設定

「他のユーザーに通知する」の通知先リストにユーザーが表示されません(クラウド版)(パッケージ版)

 

ハンドラ―の負荷軽減をテーマに、3回に渡り紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。完全に手間を 0 にはできませんが、メールワイズの機能を活用することで少しでもハンドラ―のお仕事が楽になればと思います。

 

これからも運用上の悩みにお答えできるメールワイズの機能をどんどん紹介していきます。次回のテーマもお楽しみに!