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【メールワイズ活用紹介】業務に合わせた使い方をしよう!Vol.1

2015.9. 1

サイボウズのサポートセンターがお届けする第四回目の活用紹介です。

今回もメールワイズをご利用中のユーザー向けに、もっと便利にご利用いただけるよう活用方法を紹介していきます。

 

さっそくですが、みなさんは、メールワイズをどのような部門でどのように利用されていますか?

もちろん、メールワイズの基本機能である「メールをメンバー同士で共有」できるようになるだけでも、導入した意義を感じていただけると思います。しかし、業務スタイルや利用用途に合わせて運用することにより、さらに利便性がぐんとアップし、業務効率化に役立つことウケアイです!

 

メールワイズの代表的な利用用途としては、

 

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組織の代表メールアドレス(info@... 、contactus@... など)

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お客様サポート

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予約、申込受付

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既存の顧客対応

 

などがあります。このとき、

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によって、メールワイズの運用スタイルは異なります。

 

例えば、以下のようなケースがあります。

 

1 日数百通の不特多数の顧客からの受信メールに、定型文で一通ずつ返信する

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1 日数通の取引先からの受信メールに、社内調整の上返信する

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上記 2つはどちらも一般的なケースですが、業務効率を上げるポイントは異なります。今回のテーマでは、次のようなケースで便利に使える活用のヒントをご紹介していきます。

 

【ケース1】受信メールから何度もやり取りが発生する

【ケース2】受信メールが多く、返信内容も定型のものが多い

【ケース3】返信までの社内プロセスが複雑

 

この回ではさっそく、"【ケース1】受信メールから何度もやり取りが発生する" の活用のヒントを紹介します!

【ケース1】受信メールから何度もやり取りが発生する

 

一通のメールを発端として、例えば①問い合わせ → ②回答 → ③再問い合わせ → ④再回答 ... と、繰り返しやりとりが発生する、そんなメールを多く受信するケースがあります。技術的なお問い合わせ特定の取引先とのやり取り人材採用などの業務旅行代理店会員制サービス業などの業種で利用する場合などが当てはまるかと思います。

 

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通常、メールソフトの「返信」機能を利用して返信された一連のメールを、メールワイズでは「スレッド」として扱います。メール詳細画面の「スレッド」欄にチェックを入れることで、最初のメールを「親メール」、返信されたメールを「子メール」として、一連の流れが分かるように表示できます。

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しかし、返信の方法や、相手先が利用しているメールソフトの仕様によっては、メールワイズで「スレッド」として扱われなくなることがあります。また、メールフォームを利用して再度問い合わせした場合も、「スレッド」として認識できません。すると、元のメールがどれかわからなくなり、お問い合わせの全体像をひと目で把握できるという利便性が大きく損なわれてしまいます。

 

そんなときに役立つのが、親子関係を再設定する「スレッドの修正」機能です。

 

■ スレッドを修正する:設定方法

1. メールワイズにログインし、スレッドの紐付きを修正したいメールの詳細画面を開く

2.[その他の操作]をクリックし、「スレッドを修正する」を選択する

3.[メールを検索する]をクリックする

4. 親メールとなるメールの条件を指定し、[検索する] をクリックする

5. 検索結果から、紐付く対象となる元メールの件名をクリックする

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6.[はい]をクリックする

 


○ 修正後のイメージ 4-11.png

マニュアル:スレッドを修正する

 

逆に、子メールとして返信されてきたけれど別のお問い合わせとして扱いたい場合には、「親メールを設定しない」ことで「スレッド」として扱わないようにすることもできます。このように設定変更することで、実態に沿った流れにすることが可能です。

 

今回は、何度もやり取りが発生する場合に活用できそうな活用のヒントについて紹介しました。いかがでしたでしょうか。次回以降は【ケース2】、【ケース3】の活用のヒントについても続々紹介していきます。こうご期待!