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【メールワイズ活用紹介】業務に合わせた使い方をしよう!Vol.3

2015.11. 4

サイボウズのサポートセンターがお届けする第六回目の活用紹介です。

今回もメールワイズをご利用中のユーザー向けに、もっと便利にご利用いただけるよう活用方法を紹介していきます。

 

前回、個別にきた大量の受信メールに対して、同じ定型文で一括で返信したいケースに利用できる活用のヒントについて紹介しました。

 

→→業務に合わせた使い方をしよう!Vol.2はこちら

 

業務に合わせた使い方をしよう!の最終回となる今回は、返信までの社内プロセスが複雑なケース(【ケース3】)について紹介します。

【ケース3】返信までの社内プロセスが複雑

 

通常、メール対応は受信したメールに対し、返信することで処理が完了します。しかし、メールを送信する前に、関係者に問い合わせたりレビューを受けたり承認を得たりと、複雑な社内プロセスが存在するケースもありますよね。

こういうケースにこそ、メールワイズの様々な機能が威力を発揮します。

まず、以前「メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.3」で紹介したように、メールの通知機能を使って他のメンバーに問い合わせたり、コメント機能で質問や回答をしたりできます。

 

→→メールのハンドリングを効率化しよう!Vol.3はこちら

 

また、「処理状況」項目を利用することで、社内プロセスのどこまで進んでいるメールかということを識別し、未完了のメール処理が抜け/漏れするのを防止できます。

 

処理状況では、初めから利用できる「(未処理)」や「(処理済み)」等の標準の処理状況のほかに、カスタマイズ可能な処理状況として自由に処理状況を追加することも可能です。そのため、社内プロセスごとに処理状況を用意することで自社の業務スタイルに合わせた運用ができます。

 

<「処理状況」項目のカスタマイズ例>

マニュアル:処理状況を設定する

 

→→上記の処理状況で実際に運用している弊社の事例はこちら

 

ただ、受信メールの件数が多くなってくると、個別の状況把握だけでなく、プロセスの途中にそれぞれ何件のメールが存在しているかも一覧で見たいことがあります。そんなときは、プロセスごとの「フォルダ」を作成し、該当のフォルダへメールを移動させるという運用が便利です。

 

メールワイズでは任意に作成したフォルダごとの処理メール件数をメール一覧画面で確認できるようになっているため、どのフォルダに何件の処理メールが残っているのかも一目で把握可能です。

 

※ 処理メールとは、処理状況が (処理済み)/(送信済み) 以外のメールを指します。
  カスタマイズ可能な処理状況で追加した処理状況を設定しているメールも
  処理メールに含まれます。

 

各メールのフォルダ移動についても、メール情報の変更画面やメール返信画面、メール一覧画面等、様々なところからワンクリックでフォルダを選択することができます。

 

マニュアル:メール情報とは
マニュアル:メールを個別に送信する

 

このようにメールワイズ上で各メールのプロセスの進捗を確認したい場合は、処理状況やフォルダを利用することで、漏れなく管理することが可能となっています。

 

6-5.png

処理状況やフォルダをすでに別の用途で使用しているので、プロセス管理には使えないということもありますよね。そんなときは、メールの分類に利用できる「メール項目」機能で管理する運用がおすすめです!

メール項目を使用した場合もメール一覧画面でメール項目ごとにメールを絞り込めます。また、「集計レポート」を利用してメール項目ごとの受信件数を集計すれば、フォルダで管理する場合と同じように、どのプロセスに何件のメールがあるのかも確認いただけます。

 

マニュアル:メール項目を設定する
マニュアル:マニュアル:項目別の受信件数

 

すでに処理状況やフォルダを別の用途で使用している場合は、ぜひメール項目を利用した運用を試してみてくださいね!

 

業務効率を上げるための活用のヒントについて、3つのケースに分けて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。すでに知っている機能でも普段とは違った形で利用することで、メールワイズの利用用途が広がったと感じていただけると嬉しいです。

 

これからもメールワイズの機能の活用について、引き続き紹介していきます。次回の指南書についても乞うご期待!