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メールによる問い合わせ対応・管理のためにシステムを導入したい

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課題の詳細メールによる問い合わせ対応・管理についてこんなことで悩んでいませんか？

大量のメールが届き、1人の担当者では対応しきれない。
誰がどのメールに対応しているのか進捗状況がわからず、二重に対応してしまった。
同じ組織内にもかかわらず、担当者ごとに返信内容にばらつきがある。
担当者がきちんと割り当てられずに、メール対応が漏れてしまうことがある。
過去にどんなやりとりをしていたのか、履歴をたどるのに時間がかかる。

解決する機能「メールワイズ」には課題を解決できる機能があります。

大量のメールが届き、1人の担当者では対応しきれない。

複数の担当者でメールを共有できるので、作業の分担も簡単。

「メールワイズ」は、複数の担当者で作業を分担することで、大量のメールが届いても迅速・確実なメール対応が行え、受信トレイが未対応のメールがあふれる状態を防ぐことができます。

誰がどのメールに対応しているのか進捗状況がわからず、二重に対応してしまった。

メール1通ごとに担当者やステータスを設定できるので、誰がどのメールに対応しているか一目瞭然。

「メールワイズ」では、メール1通ごとに「担当者」や「ステータス」を設定し、誰がどのメールに対応しているか一目瞭然で、二重対応や送信漏れを防ぐことができます。「ステータス」は、業務の内容に合わせて「チェック待ち」などの表記のカスタマイズも可能です。

同じ組織内にもかかわらず、担当者ごとに返信内容にばらつきがある。

よくある文面をテンプレートとして登録。業務を標準化し、作業効率もアップ！

「メールワイズ」の「テンプレート」は、よく使う文面を登録し、再利用できる機能です。「テンプレート」を使ってメールを作成すれば、新人とベテランで起こるメール対応の品質差を標準化して、作業効率をアップすることが可能です。

担当者がきちんと割り当てられずに、メール対応が漏れてしまうことがある。

メールの差出人や内容から、自動的に担当者を割り当てることができます。

「メールワイズ」では、メールごとに「担当者」を設定を、メールの内容から自動的に担当者を割り当てることも可能です。「件名に『見積もり依頼』を含む」など、特定の条件に合致するメールを受信すると、あらかじめ設定した担当者に自動的に割り当てられるので、「お見合い状態」を防ぐことができます。

過去にどんなやりとりをしていたのか、履歴をたどるのに時間がかかる。

過去の対応履歴を時系列に表示。顧客とのやりとりを一画面に集約。

「メールワイズ」では、顧客のメールアドレスを軸にメールの履歴を確認できます。対応履歴にはコメントを含めた過去のやりとりが一画面に集約されるので、顧客の状況を短時間でしっかり把握でき、スムーズな引き継ぎを可能にします。

※「アドレス帳」に顧客登録すると、電話や訪問履歴も併せて時系列で表示することが可能になります。

事例メールによる問い合わせ対応・管理の問題を解決した代表的な事例です。

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