Gmailのアーカイブとは？保管場所・戻し方と活用

Gmailのアーカイブ＝消えることではない

Gmailのアーカイブとは、受信トレイにあるメールを「アーカイブ」フォルダに移動させることを指します。ゴミ箱とは異なり、アーカイブフォルダ内のメールは削除されたり、保存期間が終了したりすることがありません。

アーカイブ機能のメリットは、メール自体を削除せず受信トレイを整理できることです。未対応のメールなど、必要な情報が埋もれることを防ぎます。もちろん、アーカイブしたメールは後から検索・確認することが可能です。

アーカイブしたメールは「すべてのメール」から表示できる

アーカイブしたメールの移動・保存先は「すべてのメール」です。パソコンの場合、Gmail左カラムの「もっと見る」をクリックすると「すべてのメール」が表示されます。また、OutlookにGmailを連携している場合も、同様に左カラム「その他」をクリックすると「すべてのメール」が表示されます。

1. 左メニューの「もっと見る」をクリック
2. 「すべてのメール」を開く

設定によっては、「もっと見る」をクリックしなくても「すべてのメール」が表示されていることもあります。なお、スマートフォンやタブレットの操作は、iPhoneとandroidで以下の通り共通です。

1. 画面左上にある「≡」をタップ
2. 「すべてのメール」を開く

※2022年8月24日時点

Gmailをアーカイブしても空き容量は増えない

1つのGoogleアカウントが無料で使える容量は15GBまでです。アーカイブは削除されないため、メールをアーカイブしても空き容量は増えません。そのため、いつの間にかメールが増えて容量を圧迫してしまうリスクがあります。定期的に確認し、不要なメールは削除しましょう。

容量が増えて使用率が100％に至ると、新しいメールが受信できなくなります。そうなれば、当然ながら業務上で重要なメールも確認できません。信頼を失うことに繋がりますので、十分に注意してください。日頃からメールを整理することが大切です。

Gmailのアーカイブの操作方法【基本編】

実際にGmailでアーカイブする方法や、アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法について解説します。

メールをアーカイブする

PCの場合、まずはアーカイブしたいメールを開きます。そのうえで、検索バーの下にある操作ボタンから「アーカイブ」をクリックしてください。

スマートフォンの場合は、アーカイブする方法が二種類あります。以下いずれかで操作してください。iPhoneとandroidで以下の通り共通です。

1. 受信トレイ一覧の画面→メールを右か左にスワイプ
2. メールを開封した画面→アーカイブアイコンをタップ

なお、複数のメールを選択し、一括でアーカイブすることも可能です。この場合、受信トレイ内のメールを複数選択し、アーカイブボタンで操作してください。スマートフォンでは受信メールの一覧画面でメールを長押しすると選択モードになり、上部にアーカイブアイコンが現れます。

　※2022年8月24日時点

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す

PCの場合、「すべてのメール」から戻したいメールを選び、操作メニューから「受信トレイに移動」ボタンをクリックします。

スマートフォンの場合は「すべてのメール」から戻したいメールを開き、画面右上の「...」をタップしてください。操作メニューから「受信トレイに移動」を選ぶと、メールがアーカイブから元に戻ります。

なお、アーカイブしたメールに誰かが返信すると、そのメールは受信トレイに自動的に戻ります。

※2022年8月24日時点

Gmailのアーカイブの操作・活用方法【応用編】

アーカイブの便利な使い方や、仕事での活用法などをご紹介します。

メールを検索、まとめて操作する

Gmailの検索機能を活用すれば、例えば「A氏から受信したメール」「2020年末までに受信したメール」などの条件で絞り込み、一括操作することが可能です。この機能でアーカイブしたメールのみを表示させ、不要なメールを一括削除すれば、Googleアカウントの空き容量の確保に繋がります。

なお、検索機能では目的に応じた演算子を入力しなくてはいけません。以下に便利な検索演算子を一覧にしましたので、必要に応じて活用してください。

説明	検索ボックスに入力（検索演算子）	例
アーカイブしたメールのみ表示	-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox ※
指定した送信者のみ表示	from:	from:花子
指定した受信者のみ表示	to:	to:太郎
件名に含まれる単語を指定	subject:	subject:重要
添付ファイルのあるメール	has:attachment
指定サイズより大きいメール	size:	size:1000000
指定したラベルのメール	label:	label:プロジェクトA

※迷惑メール（in:spam）、ゴミ箱（in:trash）、送信済み（is:sent）、下書き（in:drafts）、受信トレイ（in:inbox）のそれぞれの前に「-」を付けて除外することで、アーカイブしたメールのみが表示されます

スマートフォンアプリの「アーカイブのスワイプ」をカスタマイズする

Gmailのスマートフォンアプリでは、左右1つずつメールをスワイプした際の動作を選べます。画面左上にある「≡」から操作メニューを開き、「設定」をタップ。「メールのスワイプの動作」で、左右それぞれの動作が設定可能です。なお、具体的な動作の種類は以下の通りとなっています。

• アーカイブ
• ゴミ箱へ移動
• 既読または未読にする
• スヌーズ
• 移動
• なし

特定のメールを自動でアーカイブする

Gmailの振り分け機能を使えば、特定のメールを受信した時点で自動でアーカイブにできます。設定画面から「フィルタとブロック中のアドレス」を開き、「新しいフィルタを作成」をクリック。条件を入力し、「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」をチェックしてください。具体的な自動振り分け機能の設定については、以下でも詳しく解説しています。

受信トレイをTodoリストとして活用する

すべての受信メールは、以下のいずれかに当てはまります。

1. 確認する必要のないメール
2. 既に対応したメール
3. 対応が必要なメール

このうち「3.対応が必要なメール」に該当するメールのみを受信トレイに残しておくと、以下のメリットがあります。

• メール対応漏れのリスクを軽減
• タスク量の把握がしやすい
• 検索しなくても必要な情報を見つけやすい

Gmailのアーカイブを活用することで受信トレイが整理され、業務が効率化されたり、対応漏れ等のリスク回避に繋がります。アーカイブ、あるいは受信フォルダに戻す操作は簡単なので、ぜひ活用しましょう。

1日に受信するメール量は膨大なため、1人の担当者では対応しきれない場合もあるでしょう。もしメール対応の漏れや二重対応が生じているなら、複数人でメールを共有したり、メール管理システムを導入したりするのも一つの方法です。状況に応じ、自社に合ったメールの管理方法を検討してみましょう。

※Google および Gmail は Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標であり、この記事は Google に承認されたものでも Google と提携したものでもありません。