メール対応にかかる2時間半を、いかに効率化するか
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2023」によると、メールを1通読むのに平均1分23秒、メールを1通書くのに平均時間は5分49秒使っているそうです。これを1日の合計に直してみると、メールを読むために69分、書くために88分と、計2時間半以上も使っていることになります。メール対応を効率化することで、多くの時間を生み出せます。
この資料では、これらのことを紹介しています。
・メールソフトでテンプレートを管理する方法
・Excel、スプレッドシートでテンプレートを管理する方法
・メール共有システムでテンプレートを共有・管理する方法
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メールを書く・送信を効率化する2つのテクニック
メールを書いたり送信する際は、以下のようなテクニックで効率化することができます。
※今回は「新しいOutlook for Windows」（Windowsのデスクトップアプリ版）を解説します。Outlookのメニューに「ファイル」がないものが「新しいOutlook」です。「ファイル」がある従来のバージョンやMac版、Web版とは手順が異なる場合があります。
1）メールの入力作業を効率化する
ショートカットキーやテンプレートを使うことで、メールの入力作業が効率化できます。以下の図に具体的なショートカットをまとめましたので、ぜひ活用してみてください。
|
新規メール作成 |
Ctrl＋N |
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返信 |
Ctrl＋R |
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全員に返信 |
Ctrl＋Shift＋R |
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送信 |
Ctrl＋Enter |
できるだけ、マウスを使う時間を短縮しましょう。そうすることで、作業効率が上がります。ショートカットについては、例えば新規メールは「New」、返信は「Return」の頭文字と覚えると良いでしょう。従来のOutlookとは異なるキーで設定されているものもある点に注意してください。
- テンプレートを使う
- 定型文を使う
- 署名を自動挿入する
- 単語を辞書登録する（Microsoft IME等の文字入力ソフト）
上記のような方法でも、メール処理を効率化することができます。特によく使用するメール文がある場合は、テンプレートを用いると良いでしょう。実際の作成方法等は、以下記事で詳しく解説しています。
2）送信取り消し機能／添付漏れアラートをONにする
「ビジネスメール実態調査2023」によると、メールの失敗でもっとも多いのは「添付ファイルの付け忘れ」でした。これを防止するためには、送信の取り消し機能を設定しておき、添付漏れ警告メッセージを表示する機能をONにしておきましょう。
【送信の取り消し】
- 右上の歯車をクリックして設定画面を開く
- 「メール」→「作成と返信」を選択
- 「送信の取り消し」で待機時間を設定する（最大10秒）
- 「保存」をクリック
※2023年12月12日時点
【添付漏れ警告メッセージの表示】
- 右上の歯車をクリックして設定画面を開く
- 「メール」→「添付ファイル」を選択
- 「共有に関するユーザー設定」をONにする
- 「保存」をクリック
※2023年12月12日時点
メールを探す・検索を効率化する2つのテクニック
メールを探したり検索したりする際、覚えておきたい効率化テクニックを2つご紹介します。
1）受信トレイを整理する／フォルダ振り分けルールを設定する
メールが整理されていないと、過去メールを探す際に時間がかかるほか、思わぬミスに繋がりやすいものです。そのため、アーカイブやフォルダなどの機能を活用して、メールを整理しましょう。事前にフォルダの振り分けルールを設定しておけば、自動でメールが整理できます。
2）メール検索術を駆使する
検索機能を使えば、過去のメールをすぐに探すことが可能です。Outlookをデータベース化し、効率的に業務活用できるようにしましょう。具体的なメールの検索方法については、以下記事をご覧ください。
メールを読む・受信を効率化する2つのテクニック
メールを読んだり受信したりする際にも、少しのテクニックで効率化が可能です。
1）レイアウトを変更する
Outlookのレイアウトを、以下手順に従って操作しやすいように変更しましょう。
- 右上の歯車をクリックして設定画面を開く
- 「メール」→「レイアウト」を選択
- 操作しやすいレイアウトに変更
※2023年12月12日時点
おすすめなのが「閲覧ウィンドウを表示しない」を選択したレイアウトです。十字キーの上下でメールを選択してEnterでメールを開き、Escでメールを閉じるというショートカットキーを駆使すると効率が上がります。
2）アクションをカスタマイズする
メール操作のアクションは、カスタマイズすることが可能です。よく使用する操作は、クイックアクションに設定しましょう。
- 右上の歯車をクリックして設定画面を開く
- 「メール」→「アクションのカスタマイズ」を選択
- メッセージ画面やクイックアクションでよく使う操作を選択
※2023年12月12日時点
Outlookメールを効率化するポイントをご紹介しました。本記事の内容を参考にすると、メール対応を時短で行えるようになるでしょう。また、頻繁にメールのやり取りが発生する場合には、メールテンプレートの活用もおすすめです。よく使うメール文があれば、テンプレートとして登録することで即座にその文面を使用することができます。メールテンプレートについては、以下より詳しい解説資料をダウンロードいただけます。
このブックでは、これらのことを紹介しています。
- メールソフトでテンプレートを管理する方法
- Excel、スプレッドシートでテンプレートを管理する方法
- メール共有システムでテンプレートを共有・管理する方法
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