対応管理表はExcelやスプレッドシートで管理できるため簡単ですが、入力ミス等が起こりやすい点に注意が必要です。また、メールソフトのラベル・フォルダ機能による振り分けは、メール件数が増えるにつれて管理が煩雑化してしまうかもしれません。もっとも効率的でミスも起こりにくいのは、ツールの導入です。ただし、カレンダー・タスク管理ツールは機能や操作性が十分ではない可能性があるので、メール共有ツールがおすすめです。それぞれの対応方法について、詳細は以下で解説します。

1.Excelやスプレッドシートの対応管理表で管理

Excelやスプレッドシートなどでメールタイトル（お問い合わせNo.）、担当者、ステータスを管理する方法は、多くの企業や個人に使われています。しかし、転記する手間が多いほかミスが起こりやすく、あまりおすすめはできません。

2.ラベル・フォルダ機能を活用（条件を指定して自動振り分け）

Gmailにはラベル、Outlookにはフォルダという分類機能があります。これらの機能を活用すれば、条件を指定してメールを自動振り分けすることが可能です。例えば、Gmailならラベル付けして担当を決めたり、タイトルなどで自動振り分けしたりできます。操作が簡単なので取り入れやすい方法ですが、抜け漏れが発生しやすく、期限やステータスの管理が難しいといった点がデメリットです。

※2023年12月12日時点

3.カレンダー・タスク管理ツールなどを活用

カレンダーやタスク管理ツールと連携します。もっとも簡単なのが、カレンダーやタスクなど同じブランド内のツールを活用する方法です。例えばGmailの場合、受信メールからカレンダーに予定を作成したり、タスクを追加したりできます。期限まで管理できることがメリットですが、返信の有無やステータスの管理までをするのは難しいです。

※2023年12月12日時点

4.メール共有ツールの導入

メール共有ツールは、複数人でのメール対応を行うために作られたシステムです。メール管理の効率化や属人化の回避、テレワークへの対応などを目的に導入されています。メールごとに処理状況・担当者を設定できたり、コメントによる相談・エスカレーションが行えるなど多機能です。メール共有ツールのメリットは、対応期限の管理やステータス・担当者の設定、対応方法の相談などを1つのツール内でできることです。

メール共有ツールでできること

GmailやOutlookなど通常のメールソフトでは、誰か一人でもメールを読むと既読が全員に反映されたり、誰が対応しているのか分からなかったりという課題があります。ミスなく効率的なメール管理を考えると、どうしても対応しきれないことが多いでしょう。一方、メール共有ツールの「メールワイズ」には以下のような機能が備わっているため、複数人でのメール対応が楽になります。

担当者管理
処理状況の設定
コメント機能
対応履歴
テンプレート
一斉送信
集計レポート

共有メールアドレスで「担当振り分け」を行う方法を4つご紹介しました。それぞれにメリットとデメリットがありますので、自社に最適な方法を選びましょう。複数人でメールを共有するのであれば、メール共有ツールの利用がもっともミスなく効率的です。「メールワイズ」では複数人でメールを使用するのに必要となる、さまざまな機能を備えています。30日間無料で全ての機能を試せますので、まずは無料でお試しください。

※Google および Gmail は Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標であり、この記事は Google に承認されたものでも Google と提携したものでもありません。

チームでのメール対応の悩みを
大幅に減らす方法とは？ OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

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記事の執筆者三河賢文（みかわまさふみ）

学生時代からフリーライターとして活動を開始。主にITやビジネス、キャリア、スポーツ分野を中心に取材・執筆を手掛け、現在は編集やディレクションも担う。働き方やIT活用などビジネス関連での寄稿・講演実績も豊富。会社員時代には営業や企画職を経験し、トップセールスの実績も持つ。ナレッジ・リンクス（株）代表、“走る”フリーライター。4人の子を持つ大家族フリーランス。