Solutionsメールクラウド活用でリモートワークや
在宅勤務など働き方改革に対応したい

育児や介護などに関わる社員をサポートするため、時短勤務の制度を導入している企業も多いのではないでしょうか。保育園にお迎えに行ける時間が決まっているなど、時短勤務の方は、勤務できる時間が限られています。時短勤務の方の帰宅時は、チーム内で仕事をスムーズに引き継ぎたいところです。

引き継ぎに役立つのが、メールワイズのコメント機能です。メール1通ごとにコメントを記録できますので、現在どのような状況なのか、必要な対処は何かといった、担当者の引き継ぎ用のメモを残せます。また、メール・電話・訪問の各履歴を参照すれば、顧客と過去にどんなやりとりがあったのか、その背景も短時間で知ることが可能です。

目が行き届くオフィスと違い、在宅勤務中の社員はどのような状況で仕事をしているのかわかりません。レスポンスが遅くなったり、連絡が一時的に途絶えたりする可能性もあります。社内にいる他の担当者が、スムーズにメール対応を引き継ぐためには、在宅勤務中の社員がどのメールを担当していたか、どこまで対応が進んでいるかを把握する必要があるでしょう。

メールワイズは、メール1通ごとに担当者とステータスを記録できます。誰がどのメールを担当しているのか、このメールは「対応中」なのか「確認待ち」なのか、管理者がひと目で把握することが可能です。管理者が担当者を変更することもできるため、対応が滞っているメールを、他の担当者に変更すれば、業務全体への影響を低減できます。

リモートワークには、社員が働く場所を自由に選べるメリットがあります。一方で、管理者は社員の顔が見えず、作業量を把握しづらいと感じることもあるでしょう。一部の社員に負荷が偏ってしまうのであれば、他のメンバーに作業をカバーさせたいところですが、お互い離れた場所にいる社員たちから状況をヒアリングするのはたいへんです。

各社員の作業負荷を確認したいとき、メールワイズなら「集計レポート」が便利です。メールの対応履歴から、特定の期間内で何通のメールを送信したか、現在何通のメールが処理中で残っているのか、ボタンひとつで集計してグラフ化できます。離れた場所で働いていても、作業量は一目瞭然です。