Case Study法律事務所ASCOPE 導入事例

現在は、弁護士１２名で、所員総数が２４名です。
事務局のスタッフは内勤ですが、弁護士はそれぞれ各地に飛び回っているので、所内でのタイムリーな情報共有がなかなかしづらい状況がありました。

依頼の初期対応ですね。
私たちの事務所は、ホームページに掲載しているWebフォームと、電話で依頼を受けています。だいたい、１日10件程度の依頼やお問い合わせがあります。以前は代表メールアドレス宛にされたメールを、個々人が個人メーラーで受け取っていたのですが、担当者の割り振りが難しく、返信漏れも起きてしまっていました。

この問題を解決できそうなツールを探していたところ、メールワイズを見つけたのです。

電話で受けた依頼も、事務局がメールに転記してメールワイズに集約しています。
そうすることで、初回の問い合わせをすべてメールワイズに集約できます。そこから担当者を設定し、具体的に案件が進んでいくのです。

はい。
「未処理」「処理中」「処理済み」という処理状況がありますよね。
この処理状況を、依頼主との連絡状況によって使い分けています。

「未処理」は、依頼主と一度も連絡を取っていない状況。
次に「処理中」は、依頼主に最初の連絡をした状況です。連絡をした時点で、担当弁護士が手動で「処理中」に処理状況を変更します。
最後に「処理済み」は、依頼主から返事がきて、個人メーラーで連絡を取りはじめた状況です。

はい。法律事務所では、お客さまの個人的なご相談を受けていますので、案件内容のやりとりにおいては個人メーラーで行うことを原則としています。
はじめてのご挨拶メールや日程の調整はメールワイズで、そのあとの案件内容のやりとりは個人メーラーで、といったように、個人メーラーとメールワイズをうまく使い分けていますね。

そうなんですね。
この利用方法は、法律事務所ではかなりニーズがあると思いますよ。