メールワイズ by サイボウズ

営業活動の効率化で生産性向上!業務支援に役立つツールと活用事例

業務効率化
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この記事の内容

    営業活動に注力するために業務効率化は必須!

    営業チームの役割は、顧客との良好な関係を築きながら売上を上げることです。そのためにも、特に重要な業務である商談以外の仕事を効率化し、生産性アップにつながる環境を整えることが大切です。このような効率化や業務改善のためには、営業チームの課題や悩みに応じて、ツールを導入することがポイントとなります。

    ここでは、営業の業務効率化の必要性や、効率化を行うためのポイントを解説します。また、営業の業務効率化に役立つITツールと、導入による成功事例についてもご紹介します。

    営業の効率化が必要な理由

    営業チームは、自社の商品やサービスの提案・販売を通して、企業に利益をもたらす重要なポジションを担っています。

    そのため、営業の効率化を行うことは、企業の売上や利益、生産性などの成果向上には不可欠だといえます。

    営業のメイン業務ともなる顧客への提案活動や商談にリソースを割けるようにするためにも、資料作成やメール業務といった付随する業務における無駄は、できる限り減らすことが重要といえるでしょう。

    業務効率化のポイント

    業務効率化とは、すなわち業務全体の中から無駄な作業や非効率的な作業を洗い出し、排除していくことです。営業プロセスを分解するなどして、改善すべき部分がないか検討していきましょう。

    ここでは、業務効率化につながる可能性の高いポイントを5つご紹介します。

    1 事務作業をチェック

    営業担当者のコア業務は、言うまでもなく営業活動です。しかし、実際の仕事内容を調べてみると、営業活動よりも、日報の作成や見積書の作成といった事務作業に多くの時間を取られてしまっているケースがあります。

    こういった仕事に労力や時間を取られれば、それだけ営業活動が疎かになってしまいます。営業支援ツールなどを導入することで、できるだけ事務作業の負担を減らし、営業活動に注力できる体制を作っていくことが大切です。

    2 移動時間をチェック

    商談が進展しないまま訪問を繰り返したり、遠方の客先へ何度も出向いたりすると、移動時間だけでも多くの無駄が発生してしまいます。結果的に、それに見合うだけの見返りが得られれば良いものの、必ずしもそうとは限らないでしょう。

    このような時間の無駄を省くためには、移動ルートやエリアを意識してアポイントをとったり、オンライン商談を取り入れたりするのが効果的です。

    3 営業手法をチェック

    実際の営業活動の中にも、少しの工夫で効率化できる業務が潜んでいる可能性があります。

    例えば、メールの返信を見てみましょう。いちいち文面を考えて打ち込んでいると、それだけで多くの時間が取られてしまいます。製品の問い合わせや見積依頼といったよく使う内容のメールに関しては、テンプレートを用意しておき、一部を変えるだけで送れるようにしておくと便利です。

    このような工夫は、営業担当者に左右されることなく、安定したサービスを提供するという観点からも効果的です。

    同様に、営業手法が属人化している場合、担当者の不在時や異動時に適切な対応ができず、業務が滞るリスクがあります。

    「営業に関する情報を部内で共有する」「誰もがメールの履歴を確認できるようにする」といったシステムを構築しておけば、このような問題が起こりにくくなるでしょう。

    4 情報の管理方法をチェック

    必要な書類や名刺を捜したりする時間は、非常にもったいないもの。必要な情報を必要なときに即座に得られるようにするためには、顧客情報を一元管理するのが効率的です。

    情報を一元管理することは、セキュリティ面でもメリットがあるものですから、適切に行えているかどうか、見直しを行いましょう。

    5 従業員の意識をチェック

    業務効率化を適切に行うためには、従業員一人ひとりの意識改革を行うことが大切です。「業務効率化を会社に求められているが、正直面倒だ」「今のままで不便はない」と現場のスタッフが思っているようでは、効率化を進めることができません。

    従業員の理解を得るためには、なぜ業務効率化が必要なのか、業務効率化のために行う施策にどのような理由があり、それによって今後どれだけ負担を減らせるのかといった説明を行う必要があります。

    その上で、業務効率化のために新たなシステムを導入することになった場合は、使いやすく、作業の負担が少ないシステムを選定するようにしましょう。いくら機能性が高くても、操作に迷うことでかえって時間がかかってしまったり、負担に感じたりするようでは、業務効率を悪くしてしまいます。

    業務効率化に役立つITツールとは?

    属人化しがちな営業プロセスにおける業務効率化を図るためには、チーム内での情報を見える化し、点在している情報を集約、共有したり、資料作成、報告業務などをサポートしたりするITツールがおすすめです。

    ここからは、業務効率化に役立つおもなツールを5つご紹介します。

    1.メール管理ツール

    メール管理ツールによって、日々のメール対応業務を簡略化することで、大きな業務効率化につながります。

    メール管理ツールやメールシステムには、複数人によるメール対応を可能にしたり、スムーズな情報共有を可能にしたりして、顧客対応の品質向上に役立てられるソリューションも登場しています。

    2.スケジュール管理ツール

    タスクの締切りやその日のスケジュールを自動的に通知してくれるスケジュール管理ツールなら、予定のダブルブッキングや対応漏れといったリスクをなくすことができます。

    また、営業マネージャーは、チーム全員のスケジュールを見られるので、定例ミーティングなどの日程調整の手間が軽減されます。

    3.顧客管理ツール

    顧客情報や案件ごとの進捗などを管理できる、顧客管理ツールもおすすめです。

    複数の営業担当者が担当している顧客情報が、ひとつのツール内にまとめられ、それをリアルタイムにチーム内で共有できるため、生産性向上やスムーズな業務の引継ぎなどに役立ちます。

    4.メモ・資料作成ツール

    プレゼン資料やチーム内で共有したいメモの作成も、オンラインのツールを使えば、場所を選ばずに編集・共有ができるようになります。

    便利なテンプレートなど、オンラインツールならではの機能を活用すれば、より質の高い資料を作成できるでしょう。

    5.名刺管理ツール

    名刺を顧客情報としてきちんと管理することも、営業業務では不可欠です。

    名刺をスキャンしてデータ化できる名刺管理ツールなら、顧客情報を登録する手間を省け、ミスも防げます。また、場所を問わずに閲覧・編集ができるようにもなります。

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    メールワイズが営業効率化にも効果的な理由

    ここからは、サイボウズが提供するメール共有システム「メールワイズ」が、営業の業務効率化に役立つ理由をご紹介します。

    メールワイズは、営業チームでのメール対応を一元管理できるメール共有システムです。

    過去の顧客とのやりとりをすべて蓄積しているため、例えばあるトラブルが起きたとき、以前はどのように対応したのか、似た事例を検索によって探し当てることができます。

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    対応履歴の機能によって、メール・電話・訪問の履歴を時系列で一覧可。

    また、個人・企業を問わず顧客情報をアドレス帳で管理でき、電話履歴や訪問履歴などの対応履歴を、チームメンバーなら誰でも確認することもできるので、クレームとしてよく挙げられる、たらい回しや対応遅延の防止にも効果があります。

    営業マネージャーは、集計レポートの機能によって、営業担当者が対応したメールの件数を客観的に把握することで、適切なマネジメントを行えます。

    営業チーム内におけるメール対応の品質の標準化や、営業業務の効率化におすすめのツールです。

    メールワイズを使った営業チームの改善事例

    最後にご紹介するのは、サイボウズの営業チームにおける、メールワイズ導入による改善事例です。

    この営業チームでは、人ごとに担当する販売店が割り振られていました。販売店ごとにそれぞれ特色が異なるため、担当者は受け持つ販売店の特色を個々で覚える必要があり、営業活動は属人化していました。

    その結果、営業担当者の退職に伴う業務の引継ぎに大きな問題が発生しました。営業担当者と販売店のあいだのメール履歴を、第三者が見ることができなかったため、退職した担当者がどのようなやりとりを販売店と行ったのか把握できず、顧客に迷惑をかけてしまう事態も発生していたのです。

    そこで、危機感を覚えたチームリーダーは、メールワイズを導入。「会社のメールは会社全体の資産」という考えのもと、11で営業担当者と顧客がメールのやりとりをしていたスタイルから、「顧客からのメールはメールワイズで受け取り、メールワイズにチームの誰もがアクセスできるようにする」というスタイルに変わりました。

    このメールシステムの変更によって、次のような成果が得られました。

    <メールワイズの導入で得られた成果>

    • チームでメールを共有できるようにすることで、メンバーが「休みたいときにしっかり休める」ようになった
    • チームの売上が、メールワイズ導入後に2倍になった
    • コメント機能を活用することでチーム内のコミュニケーションが向上し、結果的に業務効率アップにつながった

    このような成果もあり、現在では営業部のほとんどのチームで、メールワイズを導入しています。

    メールワイズの導入事例については下記のページでも紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

    メンバー全員でメールを共有。営業のチームワークを支える「メールワイズ」|サイボウズ社内活用事例 営業

    メールワイズ導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。属人的なメールの返信作業をチームで分担|サイボウズ社内活用事例 営業

    まずは営業チーム内の課題を洗い出してみよう

    営業チームの業務効率化のためにどのようなツールを導入し、どのような業務改善を図るのかは、その営業チームの抱える課題によって変わってきます。まずは業務プロセスを分解し、課題や悩みを浮き彫りにしていくことがポイントです。

    各ツールの導入事例も参考に、自社にぴったりの営業支援ツールを見つけてみましょう。

    よくある質問

    Q:営業の業務効率化が必要な理由は?

    営業チームは、企業に利益をもたらす重要なポジションを担っています。そのため、営業業務の効率化を行うことは、企業の売上や利益、生産性などの成果向上には不可欠だといえます。

    営業のメイン業務ともなる顧客への提案活動や商談にリソースを割けるようにするためにも、それ以外の業務にかかる時間をできる限り減らすことが重要です。

    Q:営業の業務効率化するためのポイントは?

    営業プロセスを分解するなどして、改善すべき部分がないか検討していく必要があります。

    具体的には、下記のような項目をチェックしてみましょう。

    • 事務作業
    • 移動時間
    • 営業手法
    • 情報の管理方法
    • 従業員の意識

    Q:営業業務の効率化に役立つITツールには、どのようなものがありますか?

    営業チーム内での情報を可視化し、点在している情報を集約・共有したり、資料作成、報告業務などをサポートしたりするITツールがおすすめです。

    具体的には「メール管理ツール」「スケジュール管理ツール」「顧客管理ツール」「メモ・資料作成ツール」「名刺管理ツール」などが挙げられます。

    チームでのメール対応の悩みを
    大幅に減らす方法とは?
    OutlookやGmailなど一般のメーラーではできない複数ユーザーによる
    メールの管理・共有をすることで、チームでのメール対応を効率化します。

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