営業活動を効率化する方法とは？業務改善アイデアとツール、成功事例

営業活動の効率化と業務改善の必要性について

営業活動の効率化とは、業務改善によって生産性を向上させ、その結果として売上・利益を最大化させることです。そのためには現在の営業活動を見直し、改善することが重要です。そうすれば、顧客への提案や商談など、より生産性の高い業務に注力できるようになるでしょう。

営業活動でよくある5つの問題と業務改善のアイデア

業務効率化とは、業務全体から無駄な作業や非効率的な作業を洗い出し、これらを見直すことです。まずは営業プロセスを分解し、改善すべき点がないか検討しましょう。ここでは、営業活動でよくある5つの問題とその改善策をご紹介します。

1.営業活動よりも事務作業に時間を取られている

営業担当者が注力すべきなのは、言うまでもなく営業活動です。しかし、実際の仕事内容を調べてみると、日報や見積書の作成などの事務作業に多くの時間を取られているケースがあります。

営業活動の時間を確保するには、業務フローの改善や営業支援ツールなどの導入で、事務作業の負担を減らしましょう。事務作業の時間をできるだけ減らし、営業活動に注力できる体制を作ることが大切です。

2. 移動時間が長い、1つの客先に何度も訪問している

商談が進展しないまま1つの客先に固執して訪問を繰り返したり、遠方の客先へ何度も出向いたりすると、移動時間だけでも多くの無駄が発生してしまいます。

こうした移動時間の無駄を省くためには、移動ルートやエリアを意識してアポイントを取ったり、オンライン商談を取り入れたりするのが効果的です。

3.営業手法が属人化している

営業手法が属人化していると、担当者が不在だったり異動した際に適切な対応ができません。例えば担当者宛のメール返信など、業務が滞ってしまう可能性があります。

こうした状況を回避するには、営業に関する情報を部内で共有するためのシステムや、コミュニケーションチャンネルを整備すると良いでしょう。また、誰もがメール対応の履歴を確認できるようにすれば、対応の遅れや漏れを防げます。

4.必要な書類や名刺などの情報が共有されていない

必要な書類や名刺が見つからず、探している時間は非常にもったいないものです。必要な情報を必要なときに得るためには、顧客情報を共有し、一元管理するのが効率的です。情報の一元管理にはセキュリティ面でのメリットもあります。

5.営業リストの作成に時間がかかる、見込み顧客の確度が低い

営業リストの作成に時間がかかっていたり、せっかく作成しても見込みが低い顧客ばかりにアプローチしていませんか。これでは、かけた時間に対して十分な成果が得られません。

こうした状況を解決するには、適切なリードジェネレーション戦略を確立しましょう。また、インサイドセールスを立ち上げて、確度の高いリードのみを営業にトスアップする体制づくりも有効です。

営業の効率化に役立つ6つのITツール

属人化しがちな営業プロセスを効率化させるには、チーム内で情報を見える化することが必要です。点在している情報を集約・共有したり、資料作成や報告業務などをサポートしたりするには、ITツールの活用がおすすめです。ここからは、業務効率化に役立つ主なツールを6つご紹介します。

1.メール管理ツール

メールによる顧客とのコミュニケーションは、営業活動に欠かせない手法の1つです。メール管理ツールによって、日々のメール対応業務を効率化することで、大きな業務効率化につながります。

メール管理ツールは、届いたメールを複数名で共有し、その履歴を一元管理できます。処理状況・担当者が確認できるステータス機能、よく使う文面を登録できるテンプレート機能があるので、対応の遅れや漏れをなくして、顧客対応の品質を向上できます。

2.スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールを活用すれば、タスクの締切りやその日のスケジュールを自動的に通知してくれるので、予定のダブルブッキングや対応漏れといったリスクをなくすことができます。

また、営業マネージャーは、チーム全員のスケジュールを見られるので、定例ミーティングなどの日程調整の手間が軽減されます。

3.CRM（顧客管理）ツール

顧客情報や案件ごとの進捗などを管理できる、顧客管理ツールもおすすめです。

複数の営業担当者が持つ顧客情報をひとつのツール内にまとめ、社内で共有できるので、生産性向上やスムーズな業務引き継ぎなどに役立ちます。また、顧客管理ツールに蓄積された情報を分析し、これを顧客へのアプローチに活用すれば成約率向上にもつながるでしょう。

4.SFA（営業管理）ツール

営業管理ツールを活用すれば、案件や顧客などの情報管理を自動化できます。集約された営業活動に関わる情報を分析することで、業務改善に活かすことも可能です。成果が芳しくない場合には営業プロセスを1つ1つ見直し、ボトルネックを発見することで早期の課題解決へとつなげられるでしょう。営業の属人化を防ぎ、組織全体の営業力向上や業務効率化が実現できます。

5.名刺管理ツール

名刺を顧客情報としてきちんと管理することも、営業の業務では不可欠です。名刺をスキャンしてデータ化できる名刺管理ツールなら、顧客情報を登録する手間を省け、登録ミスも防げます。また、場所を問わずに閲覧・編集ができるようにもなります。

6.Web会議ツール

Web会議ツールとは、遠方にいながらもインターネットを利用して、リアルタイムでお互いに映像・音声をやり取りできるものです。Web会議ツールを活用すれば、場所にとらわれず仕事に取り組めるほか、エリアにとらわれず遠隔での商談機会を持つといったことも可能です。

営業効率化には、まずはメール管理の見直しから

営業活動においては、日々たくさんのメールがやり取りされています。そこには顧客とのやり取りが蓄積されており、企業にとって重要な情報と言えるでしょう。このメール管理を見直すことが、営業効率化の第一歩です。

メールを共有して管理することで、担当者が変わっても経緯を理解した対応が可能になったり、1人あたりのメール対応負荷を減らせます。例えばトラブルが起きた際に過去の類似した対応履歴を探して対応することができたり、よく使うメールのテンプレート化で作成時間を短縮できます。また、集計レポートの機能で各担当者のメール対応件数を客観的に把握すれば、適切なマネジメントを行えるでしょう。

「メールワイズ」を使った営業チームの改善事例

最後にサイボウズの営業チームにおける、メール管理ツール「メールワイズ」導入による改善事例をご紹介します。この営業チームでは、人ごとに担当する販売店が割り振られていました。販売店ごとに異なる特色を個々で覚える必要があり、営業活動は属人化していました。

その結果、営業担当者の退職に伴う業務の引継ぎで大きな問題が発生しました。営業担当者と販売店とのメール履歴を第三者が見ることができず、過去のやり取りを把握できず、顧客に迷惑をかけてしまう事態も起きていました。

そこで導入したのがメールワイズです。これまで営業担当者と顧客が個別にやり取りしていたメールをチーム全体で共有し、誰もがアクセスできるようにしました。そして得られたのが、以下のような成果です。

• メンバーが休みたいとき、しっかり休めるようになった
• チームの売上が2倍になった
• コメント機能でチーム内のコミュニケーションが活発化し、業務効率アップにつながった

現在では、営業部のほとんどのチームでメールワイズを導入しています。メールワイズの導入事例は下記ページでもご紹介していますので、ぜひご覧ください。

メンバー全員でメールを共有。営業のチームワークを支える「メールワイズ」｜サイボウズ社内活用事例 営業

メールワイズ導入と同時に「代表メールアドレス」を使用。属人的なメールの返信作業をチームで分担｜サイボウズ社内活用事例 営業

まずは営業チーム内の課題を洗い出してみよう

営業チームの業務効率化のためにどのようなツールを導入し、どのような業務改善を図るのかは、その営業チームの抱える課題によって変わってきます。まずは業務プロセスを分解し、課題や悩みを浮き彫りにしていくことがポイントです。そして課題や悩みの解決に必要な営業支援ツールを効率的に使っていきましょう。