Case Study株式会社翔泳社 導入事例

はい、弊社では増刷を専門に担当する部門があり、ある本を増刷する時は、担当者が本を作った社内の編集者や、著者、デザイナー、印刷会社など、たくさんの人と連絡を取りながら進めます。その業務にメールワイズを活用しています。

社内の担当の他に社外のスタッフにも協力していただいて数名で進めています。増刷というのは「売れるタイミング」を逃してはいけないので、スピード感が重視されるためです。もちろん、そのうえで業務を正確に進めることも大切です。

増刷が決まったら、まずはその本の編集担当に伝えます。そして、編集担当もしくは増刷の担当が直接、著者に連絡をします。増刷のタイミングで、内容を修正することもよくあります。例えば法律が変わった時や、記載しているソフトウェアのバージョンが新しくなった場合などですね。その変更内容を著者に確認して、組版会社と呼ばれる修正を担当する会社に作業を依頼します。最終データを印刷所に渡して製本に至る、というのが、大まかな流れですね。

その通りです。著者が複数人いる本もありますし、修正箇所も、文字なのか図版なのか本によってまったく異なります。複数の本を次々と同時進行しますし、なかなか定型業務にはならないんです。

担当者はGmailを使っていましたが、それぞれのメールについて対応したかどうかが非常に分かりづらいことが問題でした。大量にやり取りを行なうので、「メールを送ったつもりがしていなかった」「届いたメールを見落としていた」といったことがありました。

はい。弊社では、お客様への問い合わせで使っていた社内システムの転用を含め検討しましたが、社内の基幹システムにあたるので、セキュリティ的なリスクがありました。

そこで、メールワイズを含め、3社のメール共有システムを比較検討したのですが、メールワイズは「無料トライアル」で、実際のUIや操作性を試すことができました。使いやすさ次第で生産性も変わってきますが、トライアルの段階でその点の不安が最初に解消できたのは大きかったです。また、弊社では以前から同じサイボウズが提供しているkintoneを導入していたので、メールワイズのアイコンがkintoneメニューに出てくるなど、親和性の高さも魅力でした。

特に問題もなく、1～2日で終わったと思います。必要なアカウント管理の設定をするぐらいで、簡単に導入できてしまいました。その後も勉強会などの必要もなく、担当者もすぐに使えるようになりました。

担当者の話では、「書きかけ保存」の機能はすごく便利だと聞いています。メールワイズではひとりが下書きをつくって、それに別の人が加筆修正をしてから送信する、ということができます。普通のメーラーを使っていたら、加筆のために何往復もやり取りしなければならなくて、面倒で間違いも起こりやすいのです。

そうなんです。
あと、「コメント機能」も便利だと言っています。いちいちメールを返信しなくても「確認しました」「分かりました」など記入できて、それを一覧で見られるのはとても助かります。

例えば社内の編集者に口頭で「あの件は大丈夫です」と言われたら、メールが残らないので、履歴を探った時に「これってOKだったっけ…？」と分からなくなってしまうことがあります。それがメールワイズなら、コメント欄に「〇月〇日、OKもらいました」と書けるので、後から見た時にすごく便利なんですよね。

アドレス帳ですね。本の場合、ひとりの著者が、違う本を何冊も書いている場合も多々あります。その場合、「この方はこの本とこの本を書いている」という情報をアドレス帳に残せるので、混乱することもなく助かっています。

現在、社内の担当者は週数回の出社で、テレワークとなっています。一緒に作業をしている外部の方も在宅勤務になっています。

基本的に出版の仕事は、テレワークとの親和性が高いとは思います。とはいえ、遠く離れたところにいる人たちが仕事を進めると、当然メールの量も多くなり、メールの情報共有の環境がきちんと整えられていなかったら、確認がまばらになるなど、作業に支障があったでしょうね。その点、メールワイズを既に使っていたので、苦労しなくても対応履歴などのデータが保存される。落ち着いて仕事がしづらい環境に変化した今、メールワイズのメリットをさらに感じます。

コロナ禍のために突然働き方が変化したわけですが、メールワイズを使った業務の進め方が既に整っていたので、テレワークへの移行もスムーズでした。例えば、もし一般的なメーラーを使っていたら、未読・既読が分かるだけで、どう処理したかが分からず、対応モレが多く生じたかもしれません。その点、メールワイズはメール一覧画面上で未処理から処理完了までを管理するため、タスク管理としてメール処理が終わるまで一覧に残るので、対応モレもなく助かっています。

増刷の業務についていえば、先に申し上げたように、定型の仕事ではないので、人を増やしたり、あるいは担当者が変わって引継ぎを行なったりすることが、今までは非常に難しかったんです。その点、業務自体はフォーマット化しづらいものの、「進め方」ということではメールワイズの導入によって、ある程度決まったフローができました。それによって、新しい人材を入れることや、チーム制といった展望も考えられます。コミュニケーションが不可欠な業務なので、テレワークでもしっかり情報共有のできるメールワイズを導入して、本当に良かったと思います。

他の部署についても、問い合わせなどメールベースで行う業務で、システム化できていないものについては、今後メールワイズを活用していく可能性もあると思います。