Case Study株式会社バリューファースト 導入事例

以前からサイボウズOfficeを使用していたこともあり、ホームページの製品紹介を見て認識しました。

同じような商品は他にもあったのですが、今後kintoneの導入を視野に入れていたこともあって、メールワイズの導入を決めました。

最初に入れたのはコンテンツディビジョンで、運営するメディア「クレジットカード研究Lab」
（https://card-lab.com/）について、表記修正に対応する業務をメインにやっています。代理店を通して表記修正依頼のメールが頻繁に来るのですが、担当者の業務状況によっては見落としてしまうことがありました。時には代理店からのリマインドメールで気がつくこともあり、その場合は期限内に処理できないようなケースも発生してしまいます。担当者が忙しくても他のメンバーが気づけば注意喚起になり、代わりに作業することもできるので、メールを共有して連携する仕組みを模索していました。

はい。ホスティングを委託している業者のサービスでメーリングリストを導入して、メンバー全員で表記修正の内容を共有しようとしたのですが、使用していたメーリングリストは、メール送信者を個別に登録しなければメーリングリスト経由で送ることができない仕組みでした。メール配信者は代理店の担当者なので、たとえばその方が異動などで担当者が変わった場合、メーリングリストに登録されているアドレスを変更しないとメールが送信できないという状況がありました。

それが返らないんです。送信者は送ったつもりになっているのに、誰にも届いていないという状況になってしまう。こちらとしても何も来ていない以上気づくすべがないので厄介です。

まずは登録アドレスをメンテナンスするという作業が無くなりました。そして誰がいつ対応したかがわかるようになったので、回答を重複してしまうようなこともなくなりました。同様に誰も対応していないまま気づかずに連絡漏れになるようなことも減りました。また、コメント欄があるので、要件をピンポイントで残せるのも助かります。

また、表記修正の連絡については、件名からどのメディアのどの担当者なのか自動で振り分けるようになったことから、見落としがなくなり即日対応ができるようになりました。振り分けられると受けた本人も当事者意識が出ますから、おかげさまで100％期限内対応を実現しています。また、表記修正の対応後に完了連絡をするのですが、以前は他の人の動きが見えなかったので重複してしまうことがあったのですが、そういう部分は解消しました。コメント欄も連絡掲示板的に使わせていただいていて、非常に便利です。

当初はコンテンツディビジョンで導入したわけですが、メールワイズによって作業分担や進捗管理に見える化に成功したことで、他の部署にも興味を持ってもらい、波及していきました。現在ではHR・PRディビジョンで求人応募者との連絡や、転職サイトなどの各媒体からの通知の処理など、セールスディビジョンでは取引先代理店やクライアントからの連絡に、サーバー管理部門ではドメイン管理会社やサーバー管理会社に対して、契約料金の支払い管理、そして問合せ管理部門では、弊社運営に対しての問合せの処理など、全社的に使っています。

HR関係では、さまざまな求人媒体やエントリーフォームからの応募メールが1日に5～8通ほどあります。以前は誰か一人が応募メールを受信してしまうと他の採用担当者が受信できないようなケースがありました。これはメーラーの設定がサーバーに残さず受信するという設定になっていたためでした。これは自身でメールをサーバーに残す設定に変える必要があるのですが、リテラシーが高くない担当者だと、それができません。その結果、対応すべきスタッフが新着応募に気づけないということが多々ありました。本来であればその日のうちに対応しなければならなかったものも、数日放置されてしまうということになり、いい人材に出会える機会を失っているという状況でした。

メールワイズを導入してからは、採用担当者全員がメールを見ることができるため、応募を見逃すことがなくなり、即日対応できるようになりました。以前は最大3日ほどあったロスが、現在では1日以内で対応できるようになっています。また、こちらからの選考の連絡や、応募者への返信も一日あたり3～8通ほどあります。以前は誰が対応しているのかわからず対応が遅れるようなこともあったため、応募者とのやりとりの内容を、その都度採用担当者同士で確認したり、メールを転送し合ったりする必要がりました。それもメールワイズで解消されました。

やはり自動的に振り分けてもらえることですね。誰が対応するかなど担当者を割り当てることができるうえ、全体でもそれを共有することもできるので、業務を問わずスムーズな作業が可能になります。コメント欄も便利に使っています。

スパムメールをブロックする機能が無い点ですね。メルマガなども紛れ込んでしまうこともありますので。フィルター機能である程度はできるのでしょうが、やはり限界はあると思います。またコメント機能は便利なのですが、ユーザ名が表示されないため、コメント内にわざわざユーザ名を記入して対応しています。可能であれば、コメントを記載した際はユーザ名が表示されると円滑なコミュニケーションができるのではないかと感じています。

HRで面接等の連絡をこちらから送っているのですが、求人サイトから応募した方の中には、求人サイトのメッセージツールしか見ておらず、普通に来たメールはチェックしていないという方も一定数いるんです。こうした方々への連絡漏れを防ぐため、現状ではメールワイズと転職サイトのメッセージツールと両方からメールを送信しています。この方法はこちらにとって二度手間というのもありますし、多くの応募者がメールを重複して受け取ることになってしまうという難点があります。難しいのかもしれませんが、求人サイトなど他社のメールアプリケーションに連携できるようなAPI機能があればありがたいと思っています。