Case Studyサイボウズ社内活用事例 広報

だいたい日に10件くらいですね。プレスを出した日は20件程度になることもあります。メディアからの取材依頼のほか、ロケ依頼の対応なんかもありますよ。

サイボウズの東京オフィスは、結構多くのテレビドラマで、オフィスシーンに使われています。
例えば「月9」の小●●さんとか水●●ロさんが出ていた刑事物の...。

そうですね。社内を使っていただく際には立ち会う必要がありますので。

最近では人事関連も多いです。サイボウズの「ワーク重視」「ライフ重視」を選べる働き方についてなどは、よくテレビなどのメディアにも取り上げていただいています。

あとは製品思想であるとか製品事例について。EUC（エンドユーザコンピューティング）について記事を書きたいのだけど、「kintone」についてよい事例はないですか、等といった問い合わせです。
他にも「No E-mail」等のメッセージやリリースとして出した内容についての問合せ等があります。最近ではイクメン社長の青野個人に対する取材なども多いですね。

多くの場合、最初に電話で打診が来ることが多いです。そのあとの詳細についてのやり取りをメールで行うというパターンですね。

毎日どころか1時間に一回は確認します。朝出社して最初に開きますね。

ToDo管理を兼ねている部分もありますので、頻繁に見る癖がついています。

「メールワイズ」を全員で確認していますので、メールの受信に気づいたメンバーがステータスや担当者などのメール設定をしています。これで「誰かが気づいて対応している」事がわかるようにしています。
コメント欄には締切日や、「○○部××さんに相談中」のように、より詳細な進捗を書いて目につくようにしています。

これまでのお付き合いで、自分の個人アドレスに依頼が来る場合があるのですが、その時もメールワイズに転送するようにしています。自分が急に事故にあったりして会社に来れなくなっても大丈夫なように。

そうですね。サイボウズでは担当が休んだから、と言って対応が滞ることはあり得ないですね。

あと、メールを共有している事で、過去にサイボウズがどういうメール送ったか、このメディアとどういうやり取りをしていたか、また過去にやり取りしたことあったか、等を検索して確認することができる点も大きいと思います。
誰か一人が対応したあと、追加取材の依頼があった場合にも、検索して履歴をみれば他の人でも対応できます。また電話があって「あれ、どうなってます？」と言われた時にも同様に検索して対応できる。
担当が変わったり、たまたまその時お休みしている場合でも、対応内容にブレが出ないし、スピードも落ちません。

サイボウズの場合は「メールワイズ」だけではなく、例えば青野さんへの取材依頼が来た場合は、グループウェアで青野さんのスケジュールを確認して候補日を返答するとか、グループウェアとの併用ができている事がスピーディな対応を可能にしていると思います。

私は、PRはスピードがとても大事だと思っています。記者さんも忙しいし、受けるにしろ受けないにしろ、早く回答が欲しいものです。例えば『その件のメールは届いています、今確認しています』という内容でも返信しておくことで、先方には安心してもらえるんですね。「返事が早いからまたサイボウズに頼もう」という心理もあるようです。
迅速な対処の積み重ねによってメディア・記者との良好な関係が構築でき、信用度が上がります。そのことでサイボウズを取り上げてもらえる頻度も上がると思っています。

在宅勤務の時も基本的には同じです。同じ頻度でメールワイズをチェックしています。業務の受渡しもグループウェアを併用しているので、特に困ることはないですね。

各メディアへの通知に「一斉配信」を利用しています。配信内容によって、配信先を随時絞り込んで発信する必要がありますので、広報では「カスタムアプリ」を使用して「メディアリスト」というアプリを作って運用しています。
メディアごとにカデゴライズして管理しているので、条件によって絞り込んで、CSV ファイルで書き出したものを、「メールワイズ」の「一斉配信」に読み込んで配信する、という運用を行っています。

なので、「メールワイズ」の中でも「カスタムアプリ」が動けばいいんですけどね。

インシデントごとの履歴管理が、もっと簡単にできるといいなと思います。スレッド表示でも関連付けて履歴を追うことはできるのですが、複数人でやり取りしてる場合に、他の方からの返答が来たときに自動的に紐づかないので。

「メールワイズ」がなかったら全部個人対応になるでしょうね...。

前職でサポート窓口のような業務に就いていたのですが、担当者が私一人だけだったので、メールを全て自分で処理しなくてはならずとても大変でした。今は「メールワイズ」でメールを共有して、3人でできるから楽。なかったらほんとに『ヤバイ』と思います（笑）。