ビジネスメールテンプレート集（文例付き）

メールの書き方

この記事の内容

【基本】ビジネスメールの基本構成・テンプレート

まずは、ビジネスメールの基本の構成・テンプレートを見てみましょう。ビジネスメールは、7つの要素で構成されています。

７つの要素とは、「宛先」「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨・詳細」「結びの挨拶」「署名」です。

「宛先」はTo、Cc、Bccがあり、正しく使い分けてメールアドレスを入力します。「件名」は具体的かつ簡潔にまとめましょう。本文は「宛名」から始まります。「宛名」でメールを送る相手が誰なのかを示し、「挨拶・名乗り」で自分が何者なのかを明らかにするのがマナーです。

「要旨・詳細」は、メールを送る目的や相手に求めるアクションを簡潔にまとめた一文から始め、詳しいことはその後に続けます。「結びの挨拶」では、相手が気持ちよく応じられるような一言を添えて本文を終え、最後に連絡先を「署名」として加えましょう。これが、ビジネスメールの基本の型です。

【基本編】ビジネスメールテンプレート集

必要となるテンプレートは、業務によって異なります。仕組化することで業務効率をアップさせることができますが、そのためにはテンプレートだけではなく、メール対応を含めた効率化が重要です。

メールテンプレートの仕組化でメール対応を効率化する方法

この資料では、これらのことを紹介しています。
・メールソフトでテンプレートを管理する方法
・Excel、スプレッドシートでテンプレートを管理する方法
・メール共有システムでテンプレートを共有・管理する方法
無料ダウンロード

挨拶・お知らせで使えるビジネスメールテンプレート

ビジネスシーンでもっともよく使われるテンプレートのひとつは、「挨拶・お知らせ」でしょう。ここでは、担当者変更など人事の挨拶や新年などの時節の挨拶に加えて、価格改定などのお知らせに使えるビジネスメールのテンプレートをご紹介します。

人事の挨拶・お知らせで使えるテンプレート

人事の挨拶・お知らせで使えるテンプレートには、担当者の変更や異動、退職などがあります。人事に関係する挨拶・お知らせは、相手にとっても重要になるため、抜け漏れなく送りましょう。

前任者が送るメール

件名：
担当者変更のお知らせ（会社名／名前）

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

この度、人事異動に伴い、◯月◯日より弊社◎◎が貴社を担当させていただくことになりました。

追って、後任の◎◎とともにご挨拶にお伺いできればと思いますが、取り急ぎメールにてお知らせいたします。

後任の◎◎ですが、入社以来、私のサポートとして長年経験を積んできた、信頼のおける人物でございます。

担当者変更に伴いまして、●●様にご迷惑をおかけすることのないよう十分配慮いたしますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

-----
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
担当変更の旨をメールで連絡する際の伝え方【メール文例付き】

【人事の挨拶・お知らせ】ビジネスメールテンプレート集

時節の挨拶・お知らせで使えるビジネスメールテンプレート

ビジネスでは、時節の挨拶も大切なコミュニケーションといえます。年始や年末をはじめとして、長期休暇のお知らせなどもテンプレートを上手に利用してタイミングよく送りましょう。

取引先への新年の挨拶メール文例

件名：
新年のご挨拶【株式会社〇〇 ▲▲（自分の氏名）】

本文：
××株式会社
□□部
△△様

明けましておめでとうございます。
株式会社〇〇の▲▲でございます。

旧年中はひとかたならぬご愛顧にあずかり、誠にありがとうございました。
本年も一層のサービス向上を目指し、社員一同誠心誠意努める所存でございます。
何卒本年も倍旧のご支援のほどお願い申し上げます。

なお、新年は、1月4日より通常営業に戻ります。
ご用命がありましたら、お気軽にご連絡ください。

-----
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
新年の挨拶メールの正しいマナー・書き方と文例

【時節の挨拶・お知らせ】ビジネスメールテンプレート集

その他お知らせで使えるビジネスメールテンプレート

ビジネスシーンにおけるお知らせメールは、日常的に送るもののひとつです。新製品・サービスの販売開始や各種キャンペーンおよびセミナーの開催告知、価格改定など、さまざまなものがあります。

【基本編】価格改定のお知らせメール文例

件名：
「（製品名）」価格改定のお知らせ

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

本日は、当社商品■■の価格改定についてご連絡申し上げます。

昨今、主要原材料や原油価格の高騰が続いており、
原材料費や物流コストなどの負担が以前よりも大きくなっております。
弊社でもさまざまな対策を講じ価格維持に努めてまいりましたが、
現行の価格体系を維持するのが困難な状況となりました。

そこで、誠に不本意ではございますが、
製品の価格改定を実施させていただきたく存じます。

つきましては、◯月◯日受注分より新価格を適用いたしますので、
ご案内申し上げます。
商品の新価格は、添付の一覧表をご覧ください。

何卒、余儀ない事情をご理解いただき、
今後とも変わらぬご高配を賜りますようお願い申し上げます。

----------
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
「価格改定のお知らせ」メールの書き方【文例付き】

【その他お知らせ】ビジネスメールテンプレート集

営業で使えるビジネスメールテンプレート

一口に「営業」といっても、顧客の興味関心や商談の進捗によって、送る内容は変わってきます。商談につなげる役割を担うインサイドセールス関連や商談依頼・日程調整、相手の気分を害さないようにする上手な催促など、営業で使えるメールテンプレートをご紹介します。

商談前・インサイドセールスで使えるテンプレート

商談前・インサイドセールスでは、メールなどを活用して相手を商談へと導くことが求められます。初めての相手に送るビジネスメールや資料請求に対するお礼、商談依頼など、シーン別で使えるテンプレートを揃えておき、状況に応じて使い分けられるようにしておきましょう。

商談依頼（アポイント）メール

件名：
「面談のお願い」

本文：
株式会社〇〇
〇〇部
ご担当者様

初めてご連絡いたします。
株式会社●●営業部の◆◆と申します。

この度、貴社のホームページを拝見し、メールをお送りしました。

弊社は、△△を中心に◇◇の製造販売をしているメーカーです。
学生や若手の社会人向けの商品を主力にしています。

この度、貴社のホームページを拝見し、メールをお送りしました。
若年層向けの取扱商品を積極的に拡大しているとお見受けいたしますが
商品選定でお困りではありませんでしょうか。

弊社では現在、人気商品の◇◇を期間限定価格でご提供しています。
期限は〇月〇日までとなっております。

通常よりも〇〇％お安くなっていますので、
毎月ご購入いただくよりも最大〇〇％コストを削減できます。
お支払いや納品について柔軟な対応も可能です。

よろしければ一度ご挨拶させていただき、詳細のご紹介をさせていただけないでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、
もしご興味がありましたら、このメールにご返信いただけますでしょうか。

何卒ご検討くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

----------
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
【成功する】新規開拓の営業メールの書き方とコツ・文例

【商談前・インサイドセールス】ビジネスメールテンプレート集

商談中～契約後に使えるテンプレート

商談中から契約後には、見積書の送付や確認依頼、契約に対するお礼、入金確認などのシーンがあります。時には相手にそれとなく催促をしなければならないこともあるでしょう。ここでは、商談から契約後までの各シーンで使えるテンプレートをご紹介します。

見積書を送付するメール文例

件名：
お見積書をお送りします／株式会社△△　▲▲

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
この度は見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、貴社のご要望に合わせた見積書を添付ファイル（PDF）にてお送りします。
プランを複数に分けておりますが、より効果の高い順に番号を振っております。

見積もり内容に、ご不明な点、ご要望がございましたらお申し付けください。
できる限りご要望に沿えるよう努力いたします。

また、万が一ファイルが開けない場合も、
お手数ではございますがご一報いただけますと幸いです。

本見積もりの有効期限は◯◯年◯月◯日まででございます。
お忙しい中大変恐縮ですが、期日までにお返事をいただけますよう、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

-----
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
見積書を送付するときのメールの書き方【メール文例付き】

【商談中】ビジネスメールテンプレート集

営業担当のためのメールマナー・文例集

この資料では、これらのことを紹介しています。
・営業で重要なメールマナーのポイント
・営業でよく使う挨拶・結び・フレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
無料ダウンロード

お客様対応・謝罪・依頼時に使えるビジネスメールテンプレート

お客様対応は、商品・サービスの継続購入や関連商品の販売をはじめとして、会社の評判に影響します。やり取りを重ねる中で、時にはクレームを受けて謝罪をしなければならない場面や、何かを依頼しなければならない場合も出てくるでしょう。そのような場合に使えるテンプレートをまとめました。

クレーム・問い合わせ対応のテンプレート

クレームや問い合わせ対応では、相手の気持ちに配慮しつつ自社の立場やできることをしっかりと伝えるフレーズや言い回しが重要です。

自社に落ち度がない場合の返信メールの文例

件名：
製品の配送日についてのご案内

本文：
●●様

平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。
株式会社△△の▲▲と申します。

この度は、弊社製品「◯◯」をお買い上げいただき、誠にありがとうございます。

また、製品の配送日について、ご心配をおかけしており、申し訳ございません。

「◯◯」につきましては、製品案内ページに記載のとおり、
◯月×日が発売日でございます。
そのため、ご注文からお届けまでに1ヵ月程度のお時間を頂戴しております。

大変恐縮ですが、発送完了後、すみやかにご案内いたしますので、
今しばらくお待ちいただければ幸いです。

なお、製品の発売から発送までには、
最大で3日程度お時間をいただく場合がございます。
できる限り迅速にお手元へお届けできるよう努めます。

お待たせして申し訳ございませんが、何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

-----
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
【文例付き】クレーム対応メールの書き方とコツ（個人向け・企業向け）

【クレーム・問い合わせ対応】ビジネスメールテンプレート集

謝罪メールのテンプレート

謝罪のシーンでは、お詫びの気持ちはもちろんのこと、メールで相手に伝えるべきことがいくつかあります。社外向けと社内向けとに分け、よくあるシーン別の文例をご紹介します。

納期遅延に対する謝罪のメール文例（社外向け）

件名：
■■納品遅延のお詫び

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

先ほどお問い合わせいただきました■■につきまして、
納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。

本来であれば○月○日にお届けすべきところ、
当方の手違いによりこのような事態になりました。
深くお詫び申し上げます。

早急に手配を行い、本日の15時までに弊社へ納品される予定です。
商品が到着し次第、貴社へ直接お届けいたしますが、
よろしいでしょうか。

今後、このようなことが起こらないよう、
管理体制を見直し、チェックを徹底していく所存です。
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

-----
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
【保存版】謝罪メールのシーン別文例集と書き方のポイント

【謝罪】ビジネスメールテンプレート

間違いのある内容のメールを送ってしまった後のお詫び・訂正メールの送り方【メール文例付き】

依頼メールのテンプレート

お客様や取引先などに依頼やお願いをする場合には、角が立たないように、丁寧に伝えることがポイントです。ここでは、依頼・お断りの文例をご紹介します。

＜社外向け＞返信依頼メール

件名：
□□お見積り内容ご確認のお願い

本文：
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

先日は、□□についてご面談のお時間をいただきありがとうございました。
またお見積りのご依頼もいただき、深く感謝申し上げます。

さて、〇月〇日（〇）にメールにて見積書をお送りしました。

ご検討中のことと存じますが、
他に必要な情報や条件などがあればお申し出ください。

ご多用中のところお手数をおかけしますが、
ご要望の期日に納品させていただくためには、
〇月〇日（〇）15時までにご送付いただけますようお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。
-----
署名

詳しくはこちらの記事をご参照ください。
【保存版】礼儀正しい依頼・お願いメールの書き方と文例10選

【依頼】ビジネスメールテンプレート集

お問い合わせ担当のためのメールマナー・文例集

この資料では、これらのことを紹介しています。
・重要なメールマナーのポイント
・よく使う挨拶・結び・お詫びフレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
無料ダウンロード

メールテンプレートを活用して、業務効率や対応品質向上を

今回ご紹介したメール文例は、ビジネスメールの基本の型に基づいた、すぐに使えるものばかりです。業務効率化のためには、業務内容によって変わる部分をアレンジし、テンプレートとして登録しておきましょう。また、テンプレートをチームで共有することにより、対応力や品質を向上させ、担当者による対応品質のバラつきを防ぐことも可能です。メールテンプレートを使って、業務効率化や対応品質の向上を図りましょう。